Om een project succesvol te maken is een getalenteerde projectmanager de eerste vereiste. Het is echter niet de enige factor waar je rekening mee moet houden. Eén man alleen kan geen succes garanderen. Met deze 5 elementen hou je best rekening:
1. Samen bereikt iedereen meer
Zonder het juiste team is elke strategie en elk plan gedoemd om te mislukken. Een project wordt niet alleen gedragen door een projectmanager. Alle stakeholders moeten een plaats krijgen binnen het team. Iedereen die betrokken is, moet zich ook betrokken voelen door samen te werken aan een succesvol resultaat. Om de betrokkenheid te verhogen, kies je best voor een gebruiksvriendelijke softwaretool. Zo krijg je iedereen online en wordt de informatie op eenzelfde plaats verzameld.
Projectmanagers kunnen ernstig in de problemen komen wanneer het team niet goed is samengesteld. Onbekwame leiders of teamleden die niet op elkaar zijn afgestemd, vormen een bedreiging voor het eindresultaat.
2. Planning is de basis
Met een duidelijke, gedetailleerde planning voor je project, is de helft van je werk al gedaan. Duidelijke deadlines zorgen ervoor dat iedereen gefocust blijft en geven de stakeholders een duidelijk zicht op de vooruitgang.
In de eerste fase van het project maak je een realistische tijdsinschatting, gekoppeld aan de nodige resources voor elke stap. Als een taak de verkeerde kant uitgaat, is de impact op tijd en budget meteen duidelijk.
Een tool met een ‘drag and drop’-tijdslijn kan handig zijn. Het werkt snel, visueel en heel precies. Ook templates van succesvolle vroegere projecten kunnen een basis bieden. Zo vermijd je dubbel werk. Daarnaast zal je de tijdsbesteding en kostenramingen altijd maar beter kunnen inschatten.
3. Communicatie is de sleutel
Let goed op details en externe informatiebronnen. Deze zijn noodzakelijk voor het goede verloop van je project. Problemen bij één deel van het project, kunnen ook zorgen voor moeilijkheden bij de rest. Vermijd deze problemen door open te communiceren.
‘Neen’ is een woord dat projectmanagers soms ook in de mond moeten nemen. Maak geen beloftes dat je later niet kan waarmaken. Vermijd onnodige problemen tijdens het proces door in het begin al te weigeren. Het is belangrijk dat je vanaf de start van je project al eerlijk bent over de mogelijkheden van je team en dat je een haalbare deadline vastlegt.
4. Vermijd risico’s
Projectmanagers weten dat de dingen niet altijd lopen zoals ze willen. Tijdens het planningsproces is het dan ook essentieel hier preventief op te reageren door een risicologboek aan te maken met een actieplan. Zorg ervoor dat alle voornaamste stakeholders kennis hebben van dit logboek en dat iedereen dit document kan terugvinden. Indien er problemen opduiken, kan het team snel reageren.
5. Sluit je project goed af
Op het einde van je project is de afronding essentieel, anders blijft het misschien resources verbruiken. Als dit het geval is, komt het projectteam best overeen met de klant dat aan alle belangrijke succesfactoren werd voldaan. Een akkoord moet worden ondertekend waarin bevestigd wordt dat het project geleverd is, getest werd en is overgedragen. Belangrijke documentatie zijn tevredenheidsonderzoeken. Dit is waardevolle informatie voor de toekomst.
De Projectmanager zorgt voor een vlot verloop van het project, maar dit geeft geen garantie op een succesvol projectresultaat. Hoe bereik je dit dan? Het hele team moet zich focussen op de essentiële factoren die leiden tot succes. Dit zal zorgen voor proactieve, georganiseerde projectplannen en betere resultaten van alle toekomstige projecten.
Zin in meer?
Word je regelmatig betrokken bij het opstarten en uitwerken van nieuwe projecten? Dan is de opleiding ‘Projectmanagement van A tot Z’ zeker iets voor jou. Het programma biedt je alle bouwstenen om je projecten beter te structureren, te begeleiden en tot een goed einde te brengen!
Bron: Project-management.com
