Excel heeft tal van mogelijkheden voor data-analyse, maar je moet ze kennen. De tool optimaal gebruiken is minder evident dan het lijkt. Hoe kun je bijvoorbeeld op een eenvoudige manier lijsten uit databases samenvoegen en aan elkaar linken? Er is uiteraard de klassieke Vlookupfunctie, maar ook PowerPivot kan een uitkomst bieden.
Excel is de geliefde analysetool onder powerusers. Gegevens worden vaak uit een andere database gehaald (SAP/SQL/…), in een Excelformaat gedownload en vervolgens geanalyseerd. Veel verschillende lijsten dus die aan elkaar gelinkt moeten worden. Zo kan een lijst met facturen een verwijzing naar een klantnummer bevatten, maar is er nog een andere lijst nodig om het klantnummer aan een bedrijfsnaam te koppelen. Hier kan de Vlookup functie – de derde meest gebruikte functie, naast Sum en If – soelaas brengen.
Is Vlookup wel zo’n goed idee?
Samengevoegde lijsten kunnen geanalyseerd worden met behulp van PivotTables (draaitabellen). Zo’n draaitabel is altijd gebaseerd op 1 lijst. De Vlookup-functie daarentegen brengt verschillende kolommen uit meerdere lijsten samen. Die lijst vormt de basis voor de draaitabel. Handig, maar de functie komt wel met diverse valkuilen/mogelijke gevaren.
- Als het resultaat van een Vlookup niet in een fout resulteert, ben je er vaak van overtuigd dat de functie correct is ingegeven. Maar is dit wel zo? Je kunt het niet zeker weten.
- Als een lijst tienduizenden rijen bevat en Excel moet voor elke rij een tiental Vlookups uitvoeren, naast nog andere berekeningen, dan zal je even moeten wachten tot Excel klaar is met rekenen.
- In de lijst waar je naar een waarde zoekt, moet de kolom waarin je zoekt altijd vooraan staan. Is dit niet het geval, dan moet de volgorde worden aangepast. Elke keer weer.
- Je moet specifiëren in de hoeveelste kolom van de lijst de waarde staat die je nodig hebt. Zo verlies je veel tijd én kun je foutieve resultaten krijgen. Wie weet het er iemand een kolom bijgevoegd.
- Voeg je in de opzoektabel per ongeluk een extra spatie toe, dan zal de Vlookupfunctie geen overeenkomst vinden.
PowerPivot: een krachtige tool
PowerPivot kan bovenstaande gevaren makkelijk verhelpen. Je downloadt enkele lijsten en plaatst deze op een vaste locatie met een vaste naam. Vervolgens importeer je die lijsten in PowerPivot zonder je zorgen te maken over het aantal rijen – een Excelsheet mag namelijk maar 1.048.576 rijen bevatten.
In plaats van Vlookup-functies in te voeren, bouw je een datamodel in PowerPivot. Je tekent hoe de verschillende tabellen met elkaar kunnen communiceren. Met andere woorden: je moet geen duizenden Vlookupfuncties uitvoeren om daarna te wachten.
Efficiëntie, flexibiliteit en tijdswinst!
Waarop scoort PowerPivot nog meer?
- Aangezien er geen enkele functie aan te pas komt, kan er ook niets fout worden ingegeven. Je selecteert geen verkeerde cel of geeft geen verkeerd kolomnummer in.
- Je moet geen rekening houden met de volgorde van de kolommen, want je tekent de relatie tussen de velden.
- Een draaitabel kan gemaakt worden op basis van meerdere tabellen.
- Als je een nieuw bestand downloadt, dan moet je het document enkel een correcte naam geven en op de vaste plaats bewaren. Klik op ‘refresh all’ en alles is up to date.
- PowerPivot herkent linken: als er in de ene lijst het getal 5 staat en in de andere lijst de tekst ‘vijf’ staat, dan is dit geen probleem.
Zelf PowerPivot onder de knie krijgen?
Wil je beter leren werken met Excel of kennismaken met PowerPivot? Neem dan deel aan de Excel Experience Days. Ook Johan Vermeire zal hier enkele sessies geven.
Johan Vermeire is senior Learning Consultant bij Xylos. Hij combineert Excel- en Access-opleidingen met VBA-programmatie in deze softwarepakketten. Hij analyseert als geen ander de noden en opleidingsbehoeften bij zowel grote als kleine bedrijven en levert oplossingen die de efficiëntie en productiviteit van deze bedrijven aanzienlijk verhogen.
