Ook niet-juristen moeten de essentiële principes en enig jargon over commerciële overeenkomsten in de praktijk goed snappen, vindt advocaat Thomas Goethals. “Want nog te vaak leiden slechte afspraken of slecht uitgevoerde contracten tot dure rechtszaken of langdurige conflicten. Contractbreuken en discussies die men met wat goede wil, basisinzichten en goede voorbereiding had kunnen vermijden.”
Gewoonte
We staan er niet altijd bij stil maar we sluiten voortdurend zakelijke contracten met elkaar af. Meestal zonder al te veel plichtplegingen of problemen. Er bestaan echter ook moeilijkere (ver)koopovereenkomsten, agentuur en concessieovereenkomsten, onderhouds- en servicecontracten, installatiebouwcontracten, softwarecontracten, distributieovereenkomsten…
Jargon
Een goed opgesteld contract is je ‘verzekering’ voor het geval er iets fout zou gaan. Maar wie een degelijk contract wil afsluiten moet zich een weg durven banen tussen allerlei offertes, prijsaanvragen, princiepsakkoorden of raamcontracten. “Tegelijk word je geconfronteerd met jargon. Dat gaat van prijsherzieningsclausules, een eigendomsvoorbehoud over een imprevisie-clausule, een exoneratiebeding tot ingebrekestellingen en niet-concurrentiebedingen…”
Preventie
Fouten of misverstanden bij de onderhandeling of de redactie van het contract komen vaak pas aan het licht tijdens de uitvoering van de overeenkomst. Maar hoe ga je dan om met een lastig geschil dat dreigt uit te monden in een juridisch conflict? Wat met mogelijke schadeclaims, wat met de (buiten)contractuele aansprakelijkheid?
Maar je kan het ook deels vermijden. “Je mag je contracten niet enkel aan je juristen overlaten. Je contracten moeten vooral de praktische spelregels bevatten volgens dewelke de partijen de commerciële overeenkomst moeten uitvoeren”, vertelt Thomas Goethals.
Nog te vaak leiden slechte afspraken of slecht uitgevoerde contracten tot dure rechtszaken en/of langdurige conflicten. Contractbreuken en discussies die men met wat goede wil, enige basisinzichten en een goede voorbereiding had kunnen vermijden…
Do’s en don’ts voor elke leidinggevende, inkoper, aankoper of projectleider
- Contracteer op maat van de werkelijkheid
“Werk altijd met een contract op maat waarin je precieze afspraken maakt. En dus niet omgekeerd: probeer niet de wijze van samenwerking aan te passen aan een algemene template die je ergens gedownload hebt. Een algemeen model is, zonder gedegen aanpassingen, waardeloos omdat elke situatie uniek is. Stel bij regelmatig terugkerende transacties voor jezelf een checklist op. Dan ben je zeker dat je geen belangrijke afspraken over het hoofd ziet.”
- Een goede voorbereiding is het halve werk
“Denk goed na over heel het traject en wat er allemaal kan misgaan. Een vaak terugkerend probleem is: wie betaalt de extra kosten bij onvoorziene omstandigheden? Als je bijvoorbeeld een machine aankoopt die ook nog moet geïnstalleerd worden is het verstandig om alle cruciale fases vooraf op te lijsten en onderling te regelen. Vaak ontstaat er tijdens de uitvoering een praktisch probleem dat snel kan escaleren als het niet kordaat geregeld kan worden. Stel jezelf dus “wat als”-vragen tijdens de voorbereiding.”
- Werk samen met de jurist, vorm een tandem want 1 + 1 = 3
“Het is natuurlijk verstandig om een jurist te betrekken bij het opstellen van je overeenkomst. Deze overloopt dan de gebruikelijke juridische vragen en theoretische risico’s zoals wanbetaling, insolvabiliteit en niet-uitvoering. Hij beheerst de standaardbedingen, de specifieke clausules en de algemene verkoopvoorwaarden. Met de vele technische en operationele aspecten en mogelijke problemen kan je te recht bij de jurist. Belangrijk is om hem toe te lichten zodat die problemen mee opgenomen en opgelost kunnen worden.”
- Wie (goed) schrijft die blijft
“Volg je contract goed op terwijl het uitgevoerd wordt. Weet hoe je moet reageren op eventuele afwijkingen, kostenverhogingen en aanpassingen. Beide partijen moeten vooral duidelijk met elkaar communiceren. Wees dus niet slordig met je onderlinge e-mails. Zwijgen is toestemmen, het niet of niet tijdig en inhoudelijk beantwoorden van e-mails geldt als aanvaarding van de inhoud ervan.
Goede en duidelijke communicatie zorgt ervoor dat je de geschilpunten snel detecteert en ook snel kan oplossen. Zonder dat de situatie verzandt in onduidelijkheid. E-mails en alle andere correspondentie mogen bij een bemiddeling of in een rechtszaak als bewijsmateriaal gebruikt worden.”
- Gelijk krijgen is niet de oplossing
“Bij conflicten bij de uitvoering vermijd je best een gerechtelijke procedure: deze is immers duur, tijdrovend en de uitspraak van de rechter is altijd onzeker. Een discussie tijdens de uitvoering gaat ook meestal niet over juridische zaken maar over praktische problemen of extra kosten. Dan is een bemiddeling via advocaten zeker beter. Dan heb je er natuurlijk alle belang bij dat je vooraf klare afspraken maakte en onderweg goed communiceerde.”
- Een contract is meer dan 2 handtekeningen
“Weet dat je niet steeds een door beide partijen ondertekende overeenkomst nodig hebt om van een ‘contract’ te mogen spreken. Ook een regelmatige uitvoering van terugkerende leveringen gekoppeld aan enige communicatie wijst op een feitelijke afspraak die als contract geldt. Feitelijkheden binden je voor de toekomst, die kan je niet zomaar opzeggen.”
Zin in meer? Wil je ook valkuilen ontwijken als het aankomt op contracten? Wil je weten hoe je correcte overeenkomsten opstelt? Thomas Goethals, expert ter zake, vertelt je hoe tijdens “Contracteren voor niet-juristen”.
Advocaat Thomas Goethals is vennoot van het kantoor Uniqum, Honoré & partners te Kortrijk. Hij legt er zich toe op het vennootschapsrecht en de begeleiding van ondernemingen. Als gewezen wetenschappelijk medewerker aan de KULAK en lesgever aan de EHSAL wordt hij geregeld gevraagd als gastspreker of co-auteur over diverse juridische thema’s.
