Facility management: de creatie van een werkomgeving op maat van jouw organisatie

by Tomek Joos
Facility management: de creatie van een werkomgeving op maat van jouw organisatie

Facility management is de afgelopen jaren erg geëvolueerd. “De opdracht luidt tegenwoordig om werkomgevingen vorm te geven zodat zij gewenst gedrag triggeren”, aldus Anton Maes van Brainmove. Om die rol te kunnen vervullen, moet de hedendaagse facility manager van vele markten thuis zijn.

Dubbelrol

Volgens Anton Maes gaat facility management niet alleen over het vormgeven van een werkomgeving. Minstens even belangrijk is het ondersteunen van de gedragstransitie die van werknemers in die werkomgeving verwacht wordt.

Kantoor als dossierfabriek is achterhaald

Het eerste aspect – het vormgeven van de werkomgeving – is erop gericht cultuur, strategie en welzijn van een bedrijf te bevorderen. Elke werkomgeving is dan ook idealiter volledig op maat van de organisatie en perfect afgestemd op haar primaire processen. Maes: “Het vraagt van de facility manager een goed inzicht in wat nu precies een goede werkomgeving is en welke voor- en nadelen er aan elk concept verbonden zijn. De tijd is voorbij dat een kantooromgeving een ‘dossierfabriekje’ was bijvoorbeeld, waar een aaneenschakeling van repetitieve deeltaken plaatvond. Vandaag zorgt AI voor oplossingen en wordt van werknemers verwacht dat ze co-creëren, fysiek zowel als digitaal samenwerken en creatief oplossingen bedenken voor unieke problemen. Jammer genoeg zijn veel werkomgevingen achterhaald voor deze manier van werken.”

Dat brengt ons bij het nieuwe werken. Een containerbegrip, volgens Maes, maar in grote lijnen komt het neer op flexibel tijd- en plaatsonafhankelijk werken, op basis van vertrouwen en innovatieve kennisdeling, en gericht op output. Er is ook een duurzaam aspect aan verbonden: men streeft er namelijk naar om lege kantoorruimtes, onnodige verplaatsingen en verspilling in het algemeen te vermijden.

De facility manager speelt een cruciale ondersteunende rol in de transitie naar een nieuwe manier van werken
Anton Maes

Gewenst gedrag stimuleren

“In het kader van het nieuwe werken komt het er op aan om de bricks, de bytes en het behavior in evenwicht te brengen. De facility manager speelt hier een cruciale rol want hij of zij zal een infrastructuur moeten aanbieden die aansluit bij het primaire proces in de organisatie en die ook het gebruikersgedrag optimaal ondersteunt.

Een goed werkplekconcept sluit aan bij de behoeften van de verschillende profielen in de organisatie. Zij vinden er een waaier aan alternatieve werkplekken die ze kunnen gebruiken om hun taken met succes uit te voeren. Daarnaast versterkt het concept het welzijn en de samenwerking in de organisatie.

Wat is er nodig om rustig te kunnen werken? Welke prikkels zetten aan tot samenwerking? Wat triggert het gewenste gedrag?”

Changemanagement

De facility manager wordt vaak geconfronteerd met gebruikers die weerstand tonen tegen verandering en dan is er behoefte aan change management. De werknemers moeten begeleid worden in hun transitie naar een nieuwe manier van werken. Dit is geen evidente opdracht en ze spreekt een heel ander soort skills aan. De facility manager moet in elk geval zelf in staat zijn de verandering te ondersteunen door de bedrijfsvisie actief uit te dragen en naar de werkvloer te vertalen. Ook de nood aan duidelijke afspraken en het visualiseren van gewenst gedrag kunnen het succes van de nieuwe werkomgeving ondersteunen. De facility manager moet inzicht hebben in de rol van HR en communicatie in dit proces: ontwikkelen van leiderschap en coaching , een communicatieplan opstellen en opleidingsprojecten op te starten.

“Zo’n transitie is natuurlijk geen louter facilitair traject, maar een samenspel tussen HR, IT, business en kwaliteitszorg waarin de facility manager een cruciale ondersteunende rol speelt.”

Zin in meer?

Voor meer inzicht in de kerntaken en competenties van de moderne facility manager: neem deel aan de praktijkopleiding Facility management van a tot z.

Biografie

Anton Maes is zaakvoerder van Brainmove, een advieskantoor gespecialiseerd in changemanagement en strategische werkplekontwikkeling. Vóór hij Brainmove opstartte, begeleidde hij tien jaar change- en communicatieprojecten bij GDF Suez. Zijn master in organisatiepsychologie gaf hem inzicht in het functioneren van teams en organisaties. Latere opleidingen scherpten zijn change- en communicatietalent aan.

Lees ook