Vroeger was het eenvoudig. Je vroeg een globale prijs of een prijslijst op, en klaar was Kees. Vandaag kopen we steeds vaker complexe zaken. Dat de gunningscriteria dan meer overweging vragen, lijkt evident.
Art. 81 Gunningscriteria van de opdracht – Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten
In artikel 81 worden alle vormen van gunningscriteria opgesomd. In §1 spreekt men gelijk al van “de economisch meest voordelige offerte”[1].
In §2 wordt verduidelijkt dat dit “uit het oogpunt van de aanbestedende overheid” wordt bepaald.[2]
Gunningscriteria van de opdracht
We hebben nog altijd de “klassieker”: “1° op basis van de prijs”. Dit is duidelijk; er wordt door de inschrijvers een globale (totale) prijs gegeven. Er is geen kwaliteitsbeoordeling, zodat je bestek heel gedetailleerd en uitvoerig beschreven moet zijn.
De tweede mogelijkheid is: “2° op basis van de kosten, rekening houdend met de kosteneffectiviteit, zoals de levenscycluskosten, overeenkomstig artikel 82”. Dit is een nieuwe mogelijkheid, waarbij rekening wordt gehouden met duurzaamheid en ecologische aspecten van het “kopen” van producten.
Een derde piste is: “3° rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding die bepaald wordt op basis van de prijs of de kosten alsook criteria waaronder kwalitatieve, milieu- en/of sociale aspecten, die verband houden met het voorwerp van de betrokken opdracht. Het kan onder meer gaan om de volgende criteria:
1) kwaliteit, waaronder technische verdienste, esthetische en functionele kenmerken, toegankelijkheid, geschiktheid van het ontwerp voor alle gebruikers, sociale, milieu- en innovatieve kenmerken, de handel en de voorwaarden waaronder deze plaatsvindt;
2) de organisatie, de kwalificatie en de ervaring van het personeel voor de uitvoering van de opdracht, wanneer de kwaliteit van dat personeel een aanzienlijke invloed kan hebben op het niveau van de uitvoering van de opdracht;
3) klantenservice en technische bijstand, alsook leveringsvoorwaarden zoals de leveringsdatum, de leveringswijze en de leverings- of uitvoeringstermijn.”
De laatste mogelijkheid is: “4° Het kostenelement kan ook de vorm aannemen van een vaste prijs of vaste kosten op basis waarvan de ondernemers zullen concurreren op kwaliteitscriteria alleen.” Dit komt niet zo veel voor, maar het is duidelijk. Jij als aanbesteder bepaalt de prijs, en de inschrijvers kunnen zich enkel via de kwaliteitscriteria van elkaar onderscheiden. Als je de Best Value-methode zou willen hanteren, is dit zeker een mogelijke piste.
Beste prijs-kwaliteitsverhouding
De derde piste laat ons toe om een offerte niet alleen maar op haar monetaire waarde te beoordelen.
“Kwaliteit”, in de ruimste zin van het woord, wordt helaas nog veel te stiefmoederlijk behandeld.
Als je maar 40% van de punten aan het gunningscriterium kwaliteit geeft, dan overtroeft het gunningscriterium prijs nog altijd alles. Ook de 50-50 verdeling tussen prijs en kwaliteit, die je veel leest, is eigenlijk geen echte keuze voor kwaliteit. Mathematisch gezien moet de beste prijs (lees de laagste), al verschrikkelijk slecht scoren op kwaliteit, wil je iemand met een betere kwaliteit gunnen.
Een duidelijke keuze maken voor kwaliteit zorgt ervoor dat je later minder verrassingen tegenkomt tijdens de uitvoering. Een inschrijver kan dan beter zijn “kunnen” etaleren in zijn offerte, zonder daar onmiddellijk voor afgestraft te worden, want ja, kwaliteit heeft een prijs.
Wit merk versus A-merk
Onlangs kreeg Anja Palmaerts, geaccrediteerd als trainer e-Procurement, in een van de opleidingen over wetgeving overheidsopdrachten die ze geeft, de vraag: “Hoe voorkomen we dat een wit merk wint?” Beide offertes (voor ovens) hadden dezelfde technische details. Nu weet de aanbesteder, uit voorgaande ervaringen, dat het wit product, dat veel goedkoper is, ook van slechtere kwaliteit is, minder lang meegaat en sneller problemen vertoont. Maar doordat prijs het zwaarste doorweegt in hun gunning, heeft het witte product gewonnen.
De vraag stellen, is ze eigenlijk beantwoorden. Hier is duidelijk voor “prijs” gekozen, en niet voor kwaliteitscriteria.
Zaken zoals dienstverlening na verkoop, wisselstukken, waarborg (garantie), leveringstermijn, installatie van het geleverde, werden niet beoordeeld.
Hierbij enkele voorbeelden.
De kloof wordt alsmaar kleiner. Het kiezen van de juiste weging voor je gunningscriteria bepaalt ook de uitkomst.
Prijscomponenten
Een andere strategie die je kan overwegen is om in plaats van een prijslijst of globale prijs te vragen, de “prijs” op te bouwen uit verschillende componenten, om zo tot een Total Cost of Ownership (TCO) te komen.
Tegenwoordig kan je een printer voor 0 euro “kopen” (je leest het goed: nul, zero). MAAR dan moet je wel een onderhoudscontract afsluiten, waarin een verplichte minimale afname van (dure) inktcartridges, van het merk zelf natuurlijk, per jaar wordt gegarandeerd.
Als je de aankoopkost van de printer en de verplichte afname optelt, dan kom je duurder uit, dan wanneer je alleen een printer koopt en naar behoefte de inktcartridges, van welk merk dan ook, apart koopt.
Het is aanlokkelijk, ik geef het toe, iets “gratis” te krijgen. Maar ook hier klopt het aloude adagium, “goedkoop is duurkoop”.
Nog een aanlokkelijk voorbeeld
Een cliënt van Anja moest 8 km (8000 meter!) archief opnieuw toewijzen. Er werd duidelijk een post “verhuizing archief” meegegeven op de inventaris.
Er waren 3 inschrijvers en 2 ervan boden de “verhuizing” gratis aan. Dat kan uiteraard niet. Wie al verhuisd heeft, weet dat er personeel, tijd en materieel (verhuiswagens, dozen, dekens, ladderliften, kilometers, …) nodig zijn.
De “verhuiskost” zit ergens verdoken in de andere posten. Als we verschillende scenario’s berekenden, dan werd de goedkoopste oplossing opeens de duurste. Deze inschrijver had nog een kleine surprise genoteerd in zijn offerte, buiten de inventaris om. Als hij volgende keer niet won, dan moest de verhuiskost alsnog betaald worden. Goed lezen van offertes en vergelijken is intensief werk, maar het loont altijd.
De inschrijver die wel een verhuiskost had, en dus op het eerste gezicht de duurste was, bleek de goedkoopste te zijn, ongeacht welk scenario erop werd losgelaten. Het loont dus zeker om de inschrijvers verschillende scenario’s te laten berekenen, inclusief ook de “eindkosten”.
Een suggestie tot omschrijving van het gunningcriterium prijs en zijn beoordelingsmethodiek zou dan kunnen zijn:
Total Cost of Ownership (TCO) volgens inventaris – Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs. Ieder scenario en de prijslijst worden apart beoordeeld. Ieder deel telt voor 1/X van de totale score.
Het werpt gelijk een andere blik op je aankopen en vooral toekomstige kosten. Veel aankoopplezier!
[1] Art. 81, §1: De aanbestedende overheid baseert de gunning van overheidsopdrachten op de economisch meest voordelige offerte.
[2] Art. 81, §2: De economisch meest voordelige offerte uit het oogpunt van de aanbestedende overheid wordt, naar keuze, vastgesteld …
Bron: APeXPRO, expert in procurement
Zin in meer?
Anja Palmaerts is geaccrediteerd als trainer e-Procurement en is docente voor een aantal opleidingen in overheidsopdrachten.
In de opleiding "Overheidsopdrachten van a tot z" leer je een multidisciplinaire aanpak voor een foutloze procedure.
De opleiding 'Selectie- en gunningscriteria bij overheidsopdrachten' geeft praktijktips om valkuilen en problemen te ontwijken.
Wil je al onze opleidingen in overheidsopdrachten ontdekken? Deze vind je hier terug.
