De coronacrisis heeft ons kritisch laten kijken naar onze huidige werkomgeving. We werken meer van thuis uit en veel minder op kantoor. Sluit je dan als groot bedrijf enkele verdiepingen van je kantoor? Of is dit het uitgelezen moment om na te denken over alternatieve werkplekconcepten die duurzaam zijn, futureproof en het welzijn van de medewerkers ten goede komen? Lesgever Facility Management en consultant Anton Maes begeleidt organisaties naar hun werkomgeving van de toekomst.
Het lijkt erop dat teams vooral naar kantoor zullen komen om elkaar te ontmoeten, kennis uit te wisselen en samen aan projecten te werken. En dat de vaste werkplek per persoon stilaan verdwijnt. Je kiest een werkplek naargelang de activiteit. Gezellige overleglounges, stand-up meeting rooms, conference rooms om op afstand te vergaderen… De werkplek wordt een aantrekkelijke hub waar collega’s, partners en klanten elkaar ontmoeten. Concentratiewerk en dossierwerk kunnen thuis gebeuren, waardoor er op kantoor minder vierkante meters nodig zijn.
Visie, doel en waarden voor ogen
“De ontwikkeling van een goed werkplekconcept start – net zoals elk architectuurproject – met het formuleren van een duidelijke visie, die gedragen is door de top van de organisatie”, licht Anton Maes toe. Daarin staat hoe de nieuwe werkomgeving de cultuur en de strategie van het bedrijf zal ondersteunen. Net zoals bij eender welk project is een duidelijk doel voor ogen hebben het begin van alles. De waarden van de onderneming kan je hier mooi inschuiven. Draagt je bedrijf openheid en transparantie hoog in het vaandel? Wil je de samenwerking tussen teams opdrijven? Dat vertaalt zich ideaal gezien ook in de werkomgeving. Terwijl het ontwikkelen van een creatieve en interessante visie op de vernieuwde samenwerking in je organisatie een relatief beperkte investering vraagt in tijd en middelen, is de meerwaarde op lange termijn dan weer aanzienlijk. En wat meer is: een heldere visietekst is tegelijk een handige basis voor het opzetten van een performante en motiverende interne communicatiestrategie.
Bevraging en workshop: strategische zaadjes
Hoe kom je nu tot die duidelijke visie? Anton Maes: “Meestal starten we met een bevraging van het directieteam. Het is namelijk de top van het bedrijf dat de visie bepaalt. De interviews zetten de directieleden aan tot nadenken over de toegevoegde waarde van de nieuwe werkomgeving.” Gewoontes worden in vraag gesteld en hier kiemen de strategische zaadjes die in een volgende fase voor een doorbraak kunnen zorgen. Na de individuele interviews houdt het directiecomité een workshop van minimum een halve dag. Deze goed voorbereide workshop levert op relatief korte tijd een concreet resultaat.
Externe impuls voor verandering
Een nieuwe werkomgeving kan in dit geval dienen als hefboom om de organisatie te tillen naar een nieuwe manier van samenwerken. De katalysator hiervan is vaak een externe impuls, waarvan de coronacrisis ongetwijfeld een extreem voorbeeld is. Talloze organisaties zullen of zijn een nieuwe visie aan het ontwikkelen en denken na over de rol van hun werkomgeving. Twee cases tonen aan hoe het kan verlopen.
Case 1: stad Gent
Van 100 naar 3 gebouwen
De stad Gent had in haar vastgoedportfolio zo’n 100 verschillende gebouwen van zeer wisselende kwaliteit. De meeste werkomgevingen in deze gebouwen waren niet aangepast aan een moderne bedrijfsvoering en ondersteunden het comfort van de medewerkers niet. Bovendien lagen deze gebouwen verspreid over de hele stad. Medewerkers sprongen dikwijls op de fiets om deel te nemen aan vergaderingen in andere gebouwen. Dat was soms charmant, maar zorgde vooral voor tijdverlies en beperkte het contact tussen de verschillende diensten.
Dambord, landschap en stille ruimte
De stad besliste om haar diensten samen te brengen op een centrale, administratieve site. Ze werkte een ambitieus masterplan uit om 3 grote gebouwen grondig te renoveren op de goed bereikbare Zuidsite. Dit was de ideale gelegenheid om de kantooromgevingen te herbekijken. Een multidisciplinair team kreeg de opdracht om via een aantal workshops met het college en het managementteam het strategische meerjarenplan van de stad te vertalen in een heldere visie op de werkomgeving van de toekomst. Na uitgebreid overleg bleven deze 4 krachtige waarden overeind: duurzaamheid, comfort, dienstverlening en aantrekkelijkheid als werkgever. Deze waarden vertaalden ze in een zeer vernieuwend werkplekconcept. Het managementteam koos voor doorgedreven activiteitsgebonden werken. Hiervoor ontwikkelden ze een concept op maat. Het zogenaamde dambordpatroon combineert open en gesloten werkplekken. Landschapskantoren bevatten maximaal 12 werkplekken. Verder is er een waaier aan alternatieve werkplektypes zoals vergaderzalen, projectruimtes, stille ruimtes, informele hoeken…
Case 2: producent van sanitair
Kantoor met nieuwe energie
In het verouderde gebouw van een internationale producent van sanitair zaten de teams verspreid over verschillende verdiepingen. Hierdoor waren de contacten tussen de teams heel beperkt. De veelbelovende plannen van de marketingafdeling, de nieuwe campagnes en creatieve promotieacties bleven zo onzichtbaar. De contacten met de Europese fabrieken stonden op een laag pitje. De verkopers huurden liever dure vergaderzalen in hotels in plaats van te vergaderen in de zalen van de hoofdzetel. Het directiecomité schoot in actie en koos voor een nieuw en modern gebouw vlakbij de luchthaven. Anton: “Ik begeleidde hen om hun toekomstige werkomgeving vorm te geven. Het uitwisselen van ervaringen en het zichtbaar maken van de bedrijfsresultaten stonden hierbij centraal. Geschikt voor formele ontmoetingen, concentratiewerk en spontane interactie. ‘Bring energy to the office’ werd hun leuze.”
Zin in meer?
Ben je facility manager of actief in HR en wil je je huidige werkomgeving herbekijken? Dan leer je nuttige stappen in de opleidingen Strategische werkplekontwikkeling in tijden van corona en Facility management van a tot z.
