15/06/2021
Aan de hand van een aantal recente uitspraken van de Geschillenkamer van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, beantwoorden Sara Cockx en Christian Minette (Schoups advocaten) een aantal praktische vragen van de werkgever m.b.t. de verplichtingen rond privacy en gegevensbescherming die op de werkgever rusten ten aanzien van ex-werknemers die de onderneming hebben verlaten.
De vragen die aan bod komen zijn o.a. :
- Mag de werkgever een bericht rondsturen naar het personeel over het vertrek van een werknemer?
→ Ja, als hij zich beperkt tot een zuivere feitelijke mededeling.
- Wat moet de werkgever doen met gegevens van de ex-werknemer op de website of sociale media van de onderneming?
→ De werkgever moet bij het vertrek van een werknemer het nodige doen uit eigen initiatief om zo snel mogelijk de identiteit, de functie en alle mogelijke foto’s op de website of de sociale media van de onderneming te verwijderen die zouden doen vermoeden dat de werknemer nog in dienst van de onderneming is terwijl dit niet het geval is en dit uiterlijk één maand na de uitdiensttreding.
Een andere veelvoorkomende vraag is of een werkgever het e-mailadres en de inbox van een ex-werknemer actief mag houden na zijn uitdiensttreding?
Aangeraden wordt om :
- het professionele e-mailadres van de werknemer uiterlijk op de dag van uitdiensttreding te blokkeren, en de werknemer daar van te voren over in te lichten zodat deze eventuele privé e-mails nog kan sorteren en desgevallend doorsturen naar zijn privé e-mailadres.
- tijdens een korte overgangsperiode (maximum 1 maand, te verlengen tot 3 maanden in functie van de verantwoordelijkheden van de ex-werknemer) een automatisch antwoordbericht in te stellen dat objectief aan de geadresseerde aangeeft dat de medewerker de onderneming heeft verlaten.
- na deze overgangsperiode het elektronische adres definitief te verwijderen.
Volledig artikel en bron : Schoups
