De juiste tool voor de juiste communicatie

by Bouke van Kleef

Er zijn ontelbare communicatietools beschikbaar en toch komt niet elke boodschap zonder problemen juist bij de bestemming aan. Snel en flexibel communiceren is één ding, maar hoe zorg je ervoor dat je ook juist begrepen wordt? Trainer Bouke van Kleef geeft tips over hoe je de juiste tool kiest voor elke communicatieboodschap.

Het effect van een digitale boodschap wordt vaak overschat. Een groot deel van communicatie hangt samen met gezichtsuitdrukkingen en intonatie. Slechts 7% van communicatie wordt bepaald door woorden of teksten. 93% aan fysiologie gecombineerd met tonaliteit. Bij communicatie via e-mail of WhatsApp valt dat laatste gedeelte volledig weg, wat het effect van de boodschap onmiddellijk verlaagt. Dat wil echter niet zeggen dat alle communicatie in persoon moet verlopen. Integendeel. De kunst is om de juiste tool te gebruiken voor de juiste boodschap.

 

Nieuwe technologie, nieuwe manier van werken

Het voordeel van de nieuwe technologieën is dat er op een heel andere manier gewerkt kan worden. Het biedt flexibiliteit. Zo kan SharePoint zorgen voor het wegvallen van vergaderingen die puur gaan over een stand van zaken van een project. Spreek af dat iedereen zijn informatie op een vooraf afgesproken plaats op SharePoint deelt. Zo heeft iedereen direct zicht op de laatste situatie. Andere mogelijke tools voor dit soort communicatie zijn Yammer, Basecamp of Projectplace.

Is het toch nodig om wat dieper in te gaan op enkele elementen? Dan kan Lync/Skype for Business een uitkomst bieden. Het grote voordeel van het gebruik hiervan is dat de deelnemers ieder op hun eigen locatie kunnen blijven: geen reistijd en reiskosten dus. Andere mogelijkheden om kort zaken met elkaar af te stemmen zijn onder meer WhatsApp, iMessage, FaceTime, Slack, Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting en Skype. Projectteamleden die wereldwijd verspreid zitten gebruiken deze opties al lang, waarom dan niet binnen je organisatie?

 

Technologie, thuis en op het werk

Bijna iedereen beschikt tegenwoordig over een smartphone die gebruikt wordt voor diverse communicatietools: bellen, sms-en, WhatsApp-en ®, Telegram ®, chatten via Skype, social media, informatie publiceren op social intranetten zoals SharePoint of Yammer, videovergaderen, e-mailen… Waarom zouden we de voordelen van deze tools niet gebruiken binnen de organisatie?

Meer nog: vaak beschikken organisaties wel over heel wat tools, maar is onder de medewerkers het gebruik ervan maar beperkt gekend. Om extra efficiënt te werken is het niet alleen voordelig om het bewustzijn hierover te vergroten, maar om ook duidelijk onderling afspraken te maken over welke tools gebruikt worden voor welke vorm van communicatie.

 

De juiste tool voor de juiste communicatie

Welke tool geschikt is voor welk soort communicatie, wordt bepaald door verschillende factoren. In de eerste plaats is bepalend rond wat de communicatiebehoefte precies is. Gaat het om een korte of complexe vraag, is er discussie nodig, gaat het om een overdracht van taak of opdracht, is het een losse mededeling…?

Nog complexer wordt het als je bedenkt dat er nog drie factoren zijn die bepalen op welke manier je je boodschap het best kunt communiceren. Communiceer je naar een groep of een individu? Is je vraag dringend of niet? Is de kwestie vertrouwelijk?

Afhankelijk van de uitkomst, kan je zeggen dat een vergadering waar we fysiek bij elkaar komen heel soms de beste oplossing is… echter zijn er vaak veel effectievere manieren om een boodschap over te krijgen.

 

Maak de keuze

In het web van tools dat er beschikbaar is, is het zaak de juiste keuze te maken en te voorkomen dat de enige keuze valt op basis van het argument ‘zo doen we het al jaren’. Bij elke tool hoort een doel en bij elke boodschap kunnen meerdere tools gebruikt worden. Zo kom je tot een efficiëntie communicatie die haar doel bereikt.

Bron: www.avk.nl

 

Zin in meer? 
 
Wil je graag meer weten over hoe je efficiënt kan communiceren? Auteur Bouke van Kleef spreekt op 2 van onze congressen:
    – Skills Festival op 8 september 2017

 

Digital Tools Experience Day

    van 24 oktober 2017

 

Lees ook