Handen vrij dankzij software

Minder tijd besteden aan routineklussen en meer bezig zijn met wat er echt toe doet: strategie, visie, planning. Welke trainingmanager wil dat niet? Wel, het kan. Dankzij de intrede van hr-software op maat.

Bij Tessenderlo Group was tot 2 jaar geleden geen sprake van software die bij machte was om hr- en opleidingsprocessen te beheren. Momenteel zit het concern middenin de ontwikkeling van een heuse HRIS-strategie. “Dat staat voor HR & Information Systems”, zegt Roel Dumont, Group Reward & HR Services Director bij Tessenderlo Group.

Tessenderlo Group gebruikt daarvoor een zogenaamde SaaS-solution (Software as a Service, wat betekent dat de klant bij de host toegang krijgt tot die delen van de software die hij nodig heeft, red.). “We implementeren nu een talentsysteem dat de hr-processen volledig ondersteunt. Daar zit zowel een module hiring als performance management in, maar ook learning & talent development, succession & career management en reward management.”

Talentspotting

Dat systeem beheert wereldwijd de data van alle personeelsleden van Tessenderlo Group. Op die manier ondersteunt het zowel communicatie- als bedrijfsprocessen. Het toont waar het talent zich in de organisatie bevindt, om het eventueel in te schakelen in andere functies, op andere sites.

Maar de software faciliteert ook heel wat hr-processen. “Het systeem is procesgedreven”, legt Dumont uit. “Zo krijgen al onze managers bij het begin van het jaar automatisch de melding dat ze werk moeten maken van de doelstellingen van hun werknemers. Het voorstel dat de werknemers daarvan maken, komt rechtstreeks in de mailbox van hun manager terecht. Daarna kunnen ze commentaren toevoegen of het document valideren.”

Handige hulp

Hoe mooi het technologische plaatje ook mag zijn, het blijven de mensen die het moeten doen. “Dat communiceren we ook heel duidelijk”, aldus Dumont. “Het blijft cruciaal dat er gesprekken blijven plaatsvinden over objectieven, over prestaties, … Het intermenselijke contact blijft het centrale element, de software het ondersteunende.”

De implementatie van het softwarepakket bij Tessenderlo Group is inmiddels halfweg. Bepaalde afdelingen maken er al gebruik van. Voelen die medewerkers een verschil met vroeger? “Ze hebben nu een handige tool die hen wijst op de opvolging van bepaalde activiteiten. Die opvolging hoeft nu ook niet meer centraal vanuit hr te gebeuren, wat die mensen dan weer een stuk ontlast. Voor de medewerker zelf betekent het werken met de software zeker geen extra last. Hij moet zijn objectieven sowieso neerschrijven. Of hij dat in een Word-document doet, dat hij zelf moet bewaren, of via het nieuwe systeem, maakt in principe geen verschil.”

Beter presteren

Uiteindelijk zullen werknemers zelfs beter gaan presteren. Daar is Dumont zeker van. “Maar dat heeft niet zozeer te maken met de software, wel met de manier waarop we nu objectieven opmaken. Cruciaal is dat die niet los van elkaar maar op één lijn met de bedrijfsstrategie staan. Dat het performance proces in ons bedrijf geautomatiseerd wordt, is slechts een tactisch voordeel. De strategische meerwaarde zit in de onderlinge afstemming van alle aanwezige doelstellingen, van hoog tot laag. En dat kunnen we met deze software realiseren.”