Er zijn dagen dat je non-stop werkt en toch het gevoel hebt dat je niets hebt gedaan. Op andere dagen word je overstelpt met zo veel belangrijke en dringende zaken dat je niet eens weet waar te beginnen. Hoe overleef je die eindeloze stroom van vragen en to do's?
Prioriteiten kennen
Soms is het lastig om te balanceren tussen de prioriteiten van het bedrijf, die van de baas en je eigen prioriteiten. Als je bovendien ook nog eens een ondersteunende rol vervult voor meerdere leidinggevenden of mensen op verschillende hiërarchische niveaus, wordt het helemaal ingewikkeld. Hoe blijf je die enorme takenlijst de baas? Hoe kun je effectief werken?
Wat zijn de prioriteiten van het bedrijf?
De eerste stap naar effectief werken, is weten wat er speelt in het bedrijf waarvoor je werkt. Management assistants moeten op de hoogte zijn van de missie, strategie en kernactiviteiten van het bedrijf. Hoe goed kun jij uitleggen wat het bedrijf waarvoor je werkt precies doet?
Daarnaast is het belangrijk om de bedrijfsstrategie te kennen. Wat zijn de doelstellingen van het bedrijf op middellange en lange termijn? Welke activiteiten zijn cruciaal voor de groei van het bedrijf? Wat zijn de prioriteiten en belangrijkste projecten? Wie zijn de aandeelhouders en voornaamste stakeholders?
Al deze informatie zal je helpen om je eigen positie binnen het geheel beter te begrijpen. Hoe je kunt bijdragen aan de ontwikkeling van het bedrijf door bijvoorbeeld optimale ondersteuning te bieden, mee te werken aan projecten, zakelijke opportuniteiten te identificeren, enz.
Welke prioriteiten heeft je baas?
De volgende stap is weten wat de missie, verantwoordelijkheden en prioriteiten van je baas zijn. Wat is zijn/haar bijdrage aan de missie en strategie van het bedrijf? Wat zijn zijn/haar belangrijkste taken en projecten? Wie zijn de voornaamste stakeholders waarmee je baas te maken heeft? Wie zijn de belangrijkste klanten en contacten?
Om je baas zo goed mogelijk te ondersteunen, moet je weten wat zijn job precies inhoudt. Voorts moet je weten wat hij belangrijk vindt op zowel professioneel als persoonlijk vlak. Met dat laatste bedoel ik niet dat je je moet bemoeien met zijn privéleven. Wel moet je oog hebben voor zijn thuissituatie, welzijn en interesse in persoonlijke ontwikkeling.
Als je de prioriteiten van je baas kent, kun je op een effectieve manier zijn agenda beheren. Je kunt bepalen welke vergaderingen wel of niet verplaatst kunnen worden, en welke meer of minder belangrijk zijn.
Verder kun je je baas de informatie verschaffen die hij/zij nodig heeft voor zijn/haar projecten, taken en vergaderingen. Bovendien weet je hoe je oproepen en onaangekondigde bezoekers moet screenen, en bepaal je met wie je baas moet spreken en op welk tijdstip. Moet je een oproep doorschakelen of een boodschap noteren? Kan je baas beter meteen met die onverwachte bezoeker spreken, maak je een afspraak voor een latere datum of help jij de persoon in kwestie zelf verder?
Wat zijn jouw prioriteiten?
Hoe pas jij binnen dit alles? Wat is je missie? Wat zijn je verantwoordelijkheden, belangrijkste taken en projecten? Wat zijn je professionele prioriteiten? Ook al ben je nu heel goed bezig, sta eens stil bij hoe je dit ook in de toekomst wil blijven doen.
Wat is het belangrijkste voor jou op persoonlijk vlak? Familie, vrienden, persoonlijke ontwikkeling, hobby’s, welzijn, of nog iets anders? Iedereen weet dat een goed evenwicht tussen werk en privéleven noodzakelijk is om goed te kunnen presteren. Denk dus goed na over je persoonlijke prioriteiten en wat voor jou het allerbelangrijkste is. In ons beroep zijn we meestal geneigd om anderen bij te staan en te helpen. Dit betekent echter niet dat we onze eigen prioriteiten en ons eigen welzijn uit het oog mogen verliezen.
Alles gedaan krijgen
Nu we alle prioriteiten kennen, stelt zich de vraag hoe we al deze ballen in de lucht kunnen houden? Een dag telt tenslotte maar 24 uur.
Welke taken, projecten en activiteiten dragen bij tot de topprioriteiten? Aan welke zaken moet je meer tijd en aandacht besteden? Zijn er taken en activiteiten die je kunt afbouwen, stopzetten of delegeren? Hou er rekening mee dat niet alle prioriteiten dagelijks actie vereisen.
Terugblik en planning
Je prioriteiten en de aanpak ervan kennen, helpt bij het maken van een goede planning. Heb je een vaste planningsmethode? Zo niet, dan raad ik je aan er een gewoonte van te maken om jaarlijks, maandelijks, wekelijks en dagelijks terug te blikken op je prestaties, leermomenten en belangrijke onafgewerkte taken.
Ik raad ook aan om je eigen agenda en die van je baas te controleren op geplande activiteiten die mogelijk voorbereid moeten worden. Dit zal je helpen om de belangrijkste doelstellingen en de gerelateerde actiepunten vast te leggen. Bovendien zal het je helpen om te focussen op wat belangrijk is en je aansporen om proactiever te zijn. Zo kun je anticiperen op taken in verband met aanstaande vergaderingen, presentaties, conferenties, enz. Door terug te blikken zal ook je motivatie toenemen doordat je kunt zien wat je allemaal bereikt hebt.
Wees echter niet te ambitieus met je planning. Denk eraan dat veel dingen vaak meer tijd vragen dan gepland en er zich altijd onvoorziene omstandigheden kunnen voordoen.
Een productieve werkdag
Nu je een regelmatige planning in je werkroutine hebt opgenomen, moet je een duidelijk beeld hebben van de belangrijkste taken voor de week. Ik adviseer om maximaal drie belangrijke taken op te nemen in je dagplanning. Overweeg hoeveel tijd elke taak in beslag zal nemen en bepaal zo hoeveel belangrijke taken je die dag kunt uitvoeren.
Verder raad ik aan om je dag te beginnen met de belangrijkste taak. Zelfs als je er niet in slaagt om deze taak af te werken door onderbrekingen en nieuwe verzoeken, heb je ten minste enige vooruitgang geboekt. Dit geeft je het gevoel iets bereikt te hebben, zelfs als de rest van de dag helemaal anders verloopt dan gepland.
Life is what happens to you while you're busy making other plans.
John Lennon
Omgaan met ongeplande taken
Zoals John Lennon al zei: “Life is what happens to you while you're busy making other plans.” Hoeveel tijd besteed je aan geplande taken en hoeveel aan ongeplande taken?
Zelfs als je vooruit plant, kun je niet alles voorzien wat er op je afkomt. Daarom moeten we steeds flexibel blijven en bereid zijn waar nodig onze agenda aan te passen. Dit betekent echter niet dat je meteen moet stoppen met wat je aan het doen bent als er plots iets tussenkomt.
Omgaan met onvoorziene en dringende taken
Als je baas of collega je vraagt om iets voor hem/haar te doen, neem dan even de tijd om de belangrijkheid en dringendheid ervan in te schatten voor je tot actie overgaat. Ons brein is geprogrammeerd om aandacht te schenken aan (vermeende) urgenties en nieuwe dingen. Dat wil echter niet zeggen dat deze zaken per definitie belangrijker of dringender zijn dan waar je mee bezig bent.
Stel jezelf ook even de vraag of jij wel de juiste persoon bent om deze taak op je te nemen en, zo ja, wat het optimale tijdsbestek zou zijn. Aarzel niet om meer uitleg te vragen over belangrijke aspecten van de taak, zoals de deadline, zodat je ze zo goed mogelijk kunt uitvoeren. Doe je dit niet, dan ben je wellicht geneigd om te stoppen met waar je mee bezig bent en meteen aan de nieuwe taak te beginnen.
Als je productief wilt zijn, moet je de tijd nemen om een vraag goed te bekijken. De nodige assertiviteit is onmisbaar als je wilt dat anderen je werk en tijd respecteren; aarzel niet om meer uitleg te vragen, laat het duidelijk weten als je niet in staat bent om de taak op je te nemen, of laat de persoon in kwestie weten dat dit enkel kan op een later tijdstip. Je hoeft niet meteen categorisch ‘nee’ te zeggen, maar je kunt de persoon doorverwijzen naar iemand anders, vragen om de informatie zelf op te zoeken of laten weten wanneer je wel kunt ingaan op het verzoek.
Prioriteiten herbekijken
En last but not least, hou er rekening mee dat prioriteiten na verloop van tijd kunnen veranderen. Bedrijven evolueren, net als hun strategieën en prioriteiten. De verantwoordelijkheden en interesses van je baas kunnen in de loop van de tijd ook veranderen. Evenzeer kunnen ook je eigen prioriteiten op professioneel of persoonlijk vlak wijzigen. Wat een paar jaar geleden nog heel belangrijk voor je was, is dat nu misschien niet meer of toch niet meer in dezelfde mate.
Bron: www.tipsforassistants.com
Zin in meer?
Wil je graag je management assistant skills aanscherpen? Kom dan naar ons Assistants@Work Congres dat plaatsvindt op 5 december in Brussel. Tijdens de 7-daagse opleiding Management assistant van A tot Z krijg je gericht advies, praktische tips en een stevige duw in de rug.
