Bepaalde taken kosten veel tijd maar leveren ook veel resultaat op. Andere kosten weinig tijd maar leveren niet veel op. Hoe bepaal je welke taken op je to do-lijst het meest belangrijk zijn?
Pick your battles
Zo ga je te werk om je to do-lijst efficiënt te plannen. Voor je een taak begint stel je jezelf de vraag: “Hoeveel inspanning vergt deze taak en wat is de onmiddellijke impact ervan?”.
Deze impact- versus inspanningsanalyse laat je toe om snel te bepalen welke van je taken de grootste impact heeft en het minste tijd vergt.
Een voorbeeld: je inbox wordt bijvoorbeeld overdag overspoeld, en tegelijk moet je een blogpost schrijven. Wat doe je dan eerst? Een snelle impact- versus inspanningsanalyse toont dat meer dan 30 e-mails overlopen een significant grotere inspanning vergt, maar slechts een kleine impact heeft op het succes van je dag. Een blogpost schrijven daarentegen vraagt meer inspanning, maar levert ook een grotere impact.
De 2-minuten-test om snel en efficiënt je dag te plannen
Volg het onderstaande schema en plan snel en correct jouw prioriteiten op je to-do lijst:
1. Schrijf je to do-lijst neer
Je to do-lijst daadwerkelijk neerschrijven laat toe om te bepalen welke de 5 à 10 belangrijkste taken zijn op een bepaalde dag. Onderzoek toont aan dat als we onze doelstellingen neerschrijven, de kans groter is dat we ze ook verwezenlijken. Met een duidelijke lijst verspil je geen tijd met nadenken over de stap.
2. Rangschik de taken op impact en inspanning
Rangschik de verschillende taken in je to do-lijst op impact en inspanning. Op basis hiervan kan je bepalen welke taken cruciaal zijn en kan je de lijst aanpassen.
Zo kom je tot 4 verschillende types van taken die telkens in een apart kwadrant zitten:
3. Begin met de hoge impact- en lage inspanningstaken
Door eerst te focussen op hoge impact en lage inspanningsdoelstellingen, behaal je meer ‘successen’ in het eerste deel van je dag en zo geraken hoge inspanningsdoelstellingen sneller afgewerkt. Onderzoek toont aan dat als we meerdere kleine doelen verwezenlijken, we daarna makkelijker grotere doelen afwerken.
4. Pak dan taken met hoge impact en hoge inspanningen aan
Eenmaal je bij de vorige taken voldoende stoom en energie opgebouwd hebt, ga je over naar hoge impact- en hoge inspanningsdoelstellingen. Deze taken zijn vaak moeilijker, maar hun impact vraagt dat ze zo snel mogelijk aangepakt worden.
5. Focus vervolgens op lage impact-, lage inspanningsdoelen
Na een lange dag met de vorige taken, richt je je aandacht op lage impact- en lage inspanningstaken. Dit is bijvoorbeeld het ideale moment om e-mails te beantwoorden en je mailbox te structureren, je bureau op te ruimen en meetings in te plannen voor volgende week. Lage impact, lage inspanning zijn makkelijk te realiseren, dus zo kom je snel tot grotere resultaten.
6. Tenslotte ga je voor de lage impact-, hoge inspanningsdoelen
Er zijn ook taken die veel werk vergen, maar slechts een beperkte opbrengst. Bij lage impact en hoge inspanning is het belangrijk om geregeld deze taken af te werken, in plaats van ze allemaal na elkaar aan te pakken. Zo verlies je niet de nodige energie om toch het gevoel te creëren dat je werkdag een grote impact had.
Productief zijn komt neer op je tijd zo goed mogelijk managen. Door op al je taken een impact- versus inspanningsanalyse toe te passen, kan je onbelangrijke taken weglaten en je aandacht geven aan de cruciale doelstellingen van de dag.
Meer weten?
De bovenstaande tips helpen je perfect met de planning van een werkdag. Wil je ook op langere termijn je tijd en prioriteiten plannen in functie van jouw doelstellingen, die van je team en je organisatie? Dan is het ook nodig om je hoge impacttaken proactief in te plannen tijdens het hele jaar.
Dat leer je in de opleiding Time management: uw tijd, prioriteiten en stress onder controle.
Ook in deze opleidingen leer je prioriteiten stellen in functie van je doelen:
- Voor managers: Time en priority voor managers
- Voor sales professionals: Haal meer omzet uit uw tijd
Deze tip om je to do's te prioritiseren komt uit de #survivalgids van Kluwer Opleidingen. Meer #survival tips? Bekijk hier de volledige gids ’20 Survivaltips. Eerste hulp bij obstakels op kantoor’.
Source: HubSpot's Sales Blog
