Na je vakantie terug fris en monter aan het werk? Maak van de gelegenheid gebruik om slimmer te werken. Door beter om te gaan met e-mails, prioriteiten en langetermijnplannen, kan je efficiënter en productiever aan de slag. Dat maakt je werk aangenamer en geeft meer voldoening. Win-win dankzij deze 5 tips!
1. Bespreekpunten in plaats van een overvolle mailbox
Een volle inbox, tags in Microsoft Teams of Slack… Het vraagt wel wat werk om daardoor te ploegen. Wil je dat vermijden, spreek dan met collega’s af dat ze je in plaats van te mailen een lijstje met bespreekpunten en updates bezorgen. Doordat je meteen weet wat belangrijk is, kan je veel gerichter aan de slag. Je kan ook je notificaties uitzetten tot je helemaal bij bent. Een extra tip: zet je out of office een dag later dan echt het geval is, desnoods alleen voor externen. Dat geeft je tijd om bij te praten, je prioriteiten te bepalen, en het belangrijkste, om rustig te beginnen.
2. Prioriteiten stellen
Dit is meteen het geschikte moment om met een nieuwe gewoonte te beginnen: prioriteiten stellen. Een handig hulpmiddel is de Eisenhower-matrix. Op de ene as staat hoe belangrijk een taak is, op de andere hoe dringend. Zo krijg je 4 vlakken.
- Belangrijk én dringend: deze taken komen vanzelfsprekend bovenaan je prioriteitenlijstje.
- Belangrijk, maar niet dringend: deze zaken zet je best op je langetermijnplanning.
- Dringend, maar niet belangrijk: als taken dringend zijn, lijken ze belangrijk, maar dat is niet altijd het geval. Deze zaken kan je delegeren.
- Niet belangrijk en niet dringend: soms zijn deze taken een prima onderbreking van je werk, maar let op dat ze geen excuus worden om je belangrijk werk nog even uit te stellen.
Als je je to do’s volgens deze matrix indeelt, heb je een goede houvast om te bepalen wat je wel en niet kan doen op een dag. Als een verzoek van een collega moet wijken, kan je ook uitleggen waarom.
3. Wat doe je op welk moment?
Naast de prioriteiten, kan je je taken ook indelen volgens het type werk:
- Routine: korte taken die weinig energie vragen
- Focus: lange taken waar je je voor moet concentreren
- Creatief: eerder kort, maar veel denk-energie
- Controle: lange taken die kritische energie vragen
Zoek voor jezelf uit op welk moment van de dag of week je welk type werk het best kan uitvoeren. Zo maak je een effectievere planning. Maar wees niet te streng voor jezelf als een dag niet loopt zoals gepland. Morgen is er nog een dag!
4. Een kwartaalplan
Goede voornemens voor het nieuwe jaar raken langzaamaan in de vergetelheid. Een kwartaalplan maken is veel effectiever. Begin met een brainstorm, werk concrete doelen uit voor de komende 3 maanden en blik daarna terug op wat je hebt bereikt. Plan een wekelijks review-moment in om je ook echt aan dat plan te houden. Wat denk je ervan om te beginnen met een na-de-zomer-plan?
5. Je thuiswerkroutine
Ook je thuiswerkroutine kan je optimaliseren. Richt eerst en vooral je werkplek in, die je helpt om in ‘werkmodus’ te geraken. Probeer om elke dag met een frisse start te beginnen, bijvoorbeeld door je bureau op te ruimen. Denk ook eens na over je pauzes. Misschien werkt thuis een ander werkritme beter voor jou?
Bron: frankwatching.com
Zin in meer?
Wil je het beste uit je werkdag halen en betere resultaten neerzetten? Tijdens de opleidingen Coach jezelf, Time management en Concentratie en focus in snel veranderende tijden doe je heel wat inspiratie op.
