Timemanagement is nuttig voor iedereen die veel verschillende taken moet voltooien en deadlines heeft. Goede timemanagement verhoogt je productiviteit en verlaagt je stress. Er bestaan veel tips en technieken om je efficiënter om te laten springen met tijd, maar een goede, gemakkelijke techniek is de ABCDE-methode.
Wat is timemanagement?
Timemanagement betekent dat je je beschikbare tijd inplant en organiseert op zo’n efficiënte manier dat je zoveel mogelijk gedaan krijgt in zo weinig mogelijk tijd. Dit houdt o.a. in dat je prioriteiten stelt, een bepaalde termijn toeschrijft aan taken, en dat je je zo goed mogelijk houdt aan je vooropgestelde plan. Daarvoor bestaan er verschillende tools en technieken. In elk geval, een gouden tip voor als je goed aan timemanagement wil doen is de ABCDE-methode.
Wat is de ABCDE-methode?
De ABCDE-methode is een eenvoudige timemanagementtechniek om dagelijks je prioriteiten te bepalen. Daarbij stel je eerst een lijst op met alles wat je moet doen voor de komende dag. Dit kan je doen op papier, in een tekstdocument of in een timemanagementapp zoals todoist. Zodra je die lijst hebt, verdeel je al de taken op je lijst onder in A-, B-, C-, D- en E-taken, in volgorde van belangrijkheid. Maar hoe bepaal je wat A- of E-taken zijn?
De ABCDE-methode toepassen
Om te bepalen welke taken je als A-taken, B-taken, … mag aanduiden, volg je onderstaande omschrijvingen.
A = must do
Een A-taak is het belangrijkst. Als je deze to do niet afrondt, heeft dit serieuze gevolgen. Zoals het niet bezoeken van een belangrijke klant, een onvoltooid rapport dat je baas nodig heeft en zo niet zijn vergadering met het bestuur kan voorbereiden …
Geef je A-taken prioriteit door ze te nummeren als A1, A2, A3 … Dit doe je best de dag of avond voordien. Niet alleen zal dit je helpen om de dag erna prioriteiten te stellen, je zal wellicht ook sneller in slaap vallen omdat je brein niet moet proberen om niet te vergeten wat je de volgende dag moet doen.
Er is nooit genoeg tijd om alles te doen, maar er is altijd genoeg tijd om het meest belangrijke te doen.
Bron: Brian Tracy (2008).
B = should do
Een B-taak zou je moeten doen. Deze taak heeft minder ernstige gevolgen dan een A-taak. Het kan ervoor zorgen dat je collega iets minder blij is als je het niet doet, maar het is geen cruciale taak. Dat is bijvoorbeeld een onbelangrijke voicemail of niet dringende mail beantwoorden.
Voer nooit een B-taak uit vooraleer je alle A-taken van je lijstje hebt geschrapt.
C = nice to do
Een C-taak is leuk om te doen en heeft geen directe gevolgen op je werk als je het niet doet. Bijvoorbeeld: bellen met een vriend, koffiedrinken met een collega …
Doe nooit een C-taak vooraleer alle A- en B-taken gedaan zijn.
De meeste mensen spenderen 50% van hun tijd aan C-taken die niet relevant zijn voor hun werk. En dan vragen ze zich af waarom ze niet vooruit geraken.
Bron: Brian Tracy
D = delegeren
Een D-taak is een taak die je moet doorgeven aan andere mensen. Het zorgt ervoor dat je meer tijd hebt om te focussen op je belangrijkste to do’s. Je A-taken bepalen namelijk grotendeels de loop van je carrière.
E = elimineren
Een E-taak moet je meteen schrappen van je to do-lijst. Je tijd krijg je alleen maar onder controle als je stopt met onnodige taken.
Je kan feitelijk niet alles doen dat je moet doen. Je moet wel iets uitstellen. Stel daarom de kleine taken uit.
Bron: Brian Tracy (2008).
En wat met ad hoc-vragen?
Doe nooit iets dat niet op je lijst staat. Als er een nieuwe taak of een nieuw project opduikt, ken dit dan ook een A, B, C, D of E toe en neem het op in je to do-lijst. Als je meteen antwoordt op alle vragen en taken blijf je bezig en dreig je de prioriteiten én controle over je dag te verliezen. Goed timemanagement houdt dus ook in dat je taken moet durven loslaten.
Sleutel tot de ABCDE-methode
De ABCDE-methode werkt alleen als je met je A1-taak van start gaat. Begin niet aan je volgende to do als je A1 nog niet afgerond hebt. Het is soms even doorbijten, maar zo kan je je prioriteiten stellen en besteed je je tijd aan waardevolle opdrachten. Oefening baart kunst!
Bron: Brian Tracy
Zin in meer?
Misschien vind je deze artikels ook wel interessant:
- Vijf timemanagementtips om uzelf en uw manager productiever te maken
- Last van Warhoofdpijn?
- Hoe is het gesteld met uw timemanagement?
