Een team van medewerkers zo organiseren dat ieders talent maximaal benut wordt én dat iedereen zich daar goed bij voelt. De logica klinkt vaak eenvoudiger dan ze is. Hilde Van Ransbeke van vzw Stebo zocht en vond een manier.
Het team Wonen van de Genkse vzw Stebo, dat gemeenten ondersteunt bij hun woonbeleid en particulieren adviseert die hun woning willen verbeteren, groeide op 6 jaar van 6 naar 17 medewerkers. Tegelijk werden ook de opdrachten die het team uitvoerde alsmaar meer divers en complex.
‘Daardoor zat ik als verantwoordelijke met te veel werk. En dus wou ik naar een efficiëntere taakverdeling die mij in staat zou stellen om werk te delegeren en de medewerkers meer autonomie en verantwoordelijkheid zou geven’, legt coördinatrice Hilde van Ransbeke uit.
De beste manier om dat te bereiken leek haar het werk voor iedereen zo boeiend mogelijk te maken. ‘Wie gepassioneerd bezig is, zal zich automatisch meer verdiepen in zijn job met als resultaat dat hij nog meer zal uitblinken.’
Op basis daarvan werkte Hilde Van Ransbeke aan een talentenoefening binnen haar team. Belangrijk daarbij was dat iedereen een takenpakket kreeg dat hij echt zag zitten. ‘Omdat we heel veel tijd gestoken hebben in het zeer gedetailleerd verkennen van ieders sterke punten en interesses, verliep die verdeling uiteindelijk heel spontaan en ongedwongen.’
4 stappen
De talentenoefening in het team Wonen verliep in 4 stappen, gebaseerd op de principes van Appreciative Inquiry. Stap één was een teamdag waarop zowel individueel als in teamverband gezocht werd naar die activiteiten waar de medewerkers energie uit putten. Zo groeide het inzicht in elkaar, zichzelf en het team.
Tijdens dag 2 wisselden de collega’s hun strategieën uit om hun sterke punten nog meer uit de verf te laten komen en hun zwakke punten op te vangen. Coördinatrice Hilde Van Ransbeke maakte aan de hand daarvan een mindmap van alle werkinhouden. In die mindmap ging elke medewerker op zoek naar zijn ideale job.
Stap 3 was een persoonlijk gesprek met elke medewerker. Daarin werd nagegaan of er nog extra’s zoals opleiding nodig waren om iemand zijn droomjob te laten uitoefenen, en of dat realistisch was. Hieruit kwam een mindmap van opdrachten en taakverdelingen.
De mindmap bevatte nu taken en interesses van medewerkers. In een groepsgesprek verklaarde iedereen zijn keuze en werd er feedback gegeven. Zo groeide een structuur van werkinhouden en antwoorden op de allesbepalende vraag: ‘wie doet wat?’.
100 procent
Het bijzondere aan de oefening was dat de puzzel effectief paste. “In het begin vreesde ik dat er taken zouden overschieten. Dat bleek uiteindelijk niet zo te zijn. Voor mij was het alleszins een aangename vaststelling dat er kandidaten waren voor alle opdrachten waar we ons voor engageren, op één pakketje na. Maar aangezien we toch al een tijdje van plan waren om een nieuwe medewerker aan te werven, hebben we iemand gezocht die zich daarin herkende.”
De oefening zoals die gebeurde, is niet van korte duur. “We zijn gestart in mei 2009. Pas in maart 2011 kon ik echt zeggen dat iedereen op zijn plek zat. Sindsdien zijn er hier mensen die echt voor de volle 100 procent doen wat ze graag doen; voor de andere kan ik met een gerust hart zeggen dat minstens 80 procent van hun taken in lijn met hun talenten ligt.”
“Het resultaat? Dat mensen meer verantwoordelijkheid nemen en ik minder over hun schouder moet meekijken”, aldus Hilde Van Ransbeke.
| Hilde Van Ransbeke is coördinatrice van het team Wonen bij de Genkse vzw Stebo. |
