“De medewerkers in mijn bedrijf praten niet met elkaar. Nochtans is dat toch niet zo moeilijk?” Frustratie en verbazing klinken in de stem van een zaakvoerder met iets meer dan 40 werknemers onder zijn hoede. Bovendien is hij niet de enige teamleader die zichzelf deze vraag stelt. Toch zijn er soms duidelijke oorzaken waarom medewerkers niet elkaar met communiceren. Communicatie-expert en docent Jeroen Naudts zet vijf belangrijke redenen op een rijtje, inclusief tips hoe je ermee aan de slag kan.
1. De medewerkers kennen elkaar niet
Met elkaar communiceren veronderstelt natuurlijk dat je elkaar al kent. Soms loopt het hier al fout. Zelfs in organisaties van 30 à 40 personen gebeurt het dat verschillende medewerkers elkaar gewoonweg niet kennen. Zelfs de naam van de (nieuwe) collega’s is al een probleem.
Als je merkt dat hier al het schoentje wringt, is het belangrijk om te kijken wat er in jouw organisatie al aanwezig is om elkaar te (leren) kennen. Is er ergens een overzicht van alle medewerkers in het team of de organisatie? Dat is iets simpel, maar wel degelijk cruciaal.
2. De medewerkers weten niet wat hun collega’s doen
In een bedrijf ben je er in de eerste plaats om samen aan een groot geheel te werken. En dan is het belangrijk om te weten welke collega je kan contacteren voor een specifieke taak of vraag. Ook hier durft het wel eens mis te lopen.
Je overzicht met alle medewerkers uitbreiden met hun taken is opnieuw een heel goed hulpmiddel hiervoor. Liefst vind je bij elke collega welke taken hij of zij opneemt én ook hoe je de collega in kwestie kan contacteren.
Als je met meer dan 30 medewerkers bent, lijkt dat een tijdrovende taak. Een goede oplossing is om een gemeenschappelijk document aan te maken waarin elke medewerker aanpassingen kan doen. Handig om zelf je nieuw gsm-nummer te kunnen toevoegen, maar ook je veranderende taken up-to-date te houden. Dan ben je als hr- of communicatiemedewerker niet de bottleneck voor de verschillende veranderingen in zo’n document.
3. De medewerkers hebben nog geen persoonlijke raakvlakken
Uiteraard is de eerste prioriteit van collega’s om samen te werken aan de doelstelling van het bedrijf. Maar uit verschillende onderzoeken blijkt dat de persoonlijke raakvlakken minstens even belangrijk zijn.
In het boek ‘Never eat alone’ toont Keith Ferrazzi aan dat medewerkers die altijd lunchen met collega’s meer op de hoogte zijn van wat er leeft, maar vaak ook sneller doorgroeien. Bijvoorbeeld omdat ze weten wie ze waarvoor kunnen contacteren, maar ook omdat een emotionele band vaak veel sterker is dan een zakelijke professionele band. Als werkgever of teamleader is het belangrijk om dit informele aspect aan te moedigen, bijvoorbeeld met een drink om de week af te sluiten.
4. De medewerkers krijgen geen gelegenheid om elkaar te leren kennen
Nieuwe collega’s in het team? Het kan geen kwaad om kennismakingsmomenten te organiseren. Mensen die elkaar nog niet kennen, gaan niet altijd uit zichzelf de eerste stap zetten. Een kennismakingsronde ‘één op één’ onder collega’s lokt in het begin vaak weerstand uit, maar is achteraf quasi altijd een voltreffer. Durf dit dus (een beetje) te forceren.
Ook de online versies werken goed. Bovendien kan je bijvoorbeeld bij Zoom het systeem zelf willekeurig laten kiezen met welke collega je zal kennis maken. Veel tijd heb je daarvoor niet nodig. Zorg voor twee of drie kennismakingsgesprekken. Als je dit tweewekelijks of maandelijks herhaalt, leert iedereen de andere collega’s zeker kennen. Voor nieuwe collega’s is het een vlotte start om hun weg in het bedrijf te vinden.
5. De medewerkers krijgen het goede voorbeeld niet
En jij? Hoe ga jij als zaakvoerder of teamleader hiermee om? Geef je zelf wel het goede voorbeeld? Denk bijvoorbeeld eens aan de film ‘The devil wears Prada’. Een geweldige Meryl Streep als de onuitstaanbare hoofdredacteur gunt haar werknemers geen blik waardig.
Tijdens een workshop werd een van de deelnemers heel erg bleek na het bekijken van een welgekozen scene. Hij gaf schoorvoetend toe dat hij nu voor de eerste keer ervaarde hoe denigrerend dat overkomt, verder blijven werken en je collega niet aankijken als die voor je bureau staat. Een eye-opener waar hij nog niet bij stil had gestaan.
Geef jij het goede voorbeeld en praat je met de verschillende leden van je team? Een complimentje hier, een schouderklopje daar, open communiceren over zaken waar je zelf moeite mee hebt… Je zal merken dat het de werking alleen maar ten goede komt en je het bovendien alleen maar gelukkiger maakt.
Zin in meer?
Komen deze situaties je bekend voor? Wapen jezelf met betere communicatiemiddelen dankzij onze opleiding Impactvolle interne communicatie!
