Hoe maak ik een goed communicatieplan op?

by Geert Goovaerts

Je bent gelanceerd als communicatiemanager, maar de communicatie in je bedrijf is nog maar net professioneel van start gegaan. Of je bent assistant of human resources specialist en kreeg de functie communicatie “erbij”. Tijd dus om een communicatieplan uit te werken. Maar hoe begin je daar aan?

Weg van de waan van de dag
“Een communicatieplan is een uitgedacht plan dat uitschrijft hoe je je communicatie aanpakt. Het gaat dus zeker niet alleen om adverteren, maar ook over hoe je communiceert met je klanten, welke content je publiceert op je website of blog, welke boodschappen je zet op Facebook en LinkedIn, hoe je met pers omgaat … “ vertelt Martine Van Driessche, communicatie-adviseur, trainer en verantwoordelijke bij de BViC Belgische Vereniging voor Interne Communicatie.

De tijd die je neemt om zo’n plan uit te werken verdient zich altijd terug. Het biedt een mooie ondersteuning bij wat je dagelijks, wekelijks en maandelijks uitvoert. Maar het helpt je ook om de waan van de dag te overstijgen. Als het goed opgesteld is helpt het je bovendien om te analyseren wat er goed en fout loopt, hoe je communicatiemix in elkaar zit en waar er nog kansen liggen en verbetering mogelijk is.

Wil Michels, communicatiespecialist en senior trainer, drukt het zo uit: ‘Een communicatieplan wordt opgemaakt door doeners die verder denken. Het helpt je om je als professionele partner te profileren bij je bedrijfsleiding en directie’.

Hoe ziet een goed communicatieplan er uit?
Een communicatieplan vertrekt vanuit je doelgroepen en de relatie die je met hen wil opbouwen. Een goed uitgangspunt bij het opstellen van een communicatieplan zijn deze 5 basisvragen:

  1. Wat wil je communiceren?
  2. Wie wil je bereiken?
  3. Wat wil je bereiken?
  4. Hoe bereik je je doelgroep?
  5.  Hoe meet je de effecten?

Als je dat uitgeschreven hebt ben je zeker een stap verder. Maar vandaag volstaat dit niet meer. De snelheid waarmee zaken in de markt veranderen dwingt communicatieprofessionals om voortdurend te monitoren, snel te schakelen en rekening te houden met dwingende evoluties.

Meten en bijsturen
Daarom is het ook absoluut noodzakelijk om bijvoorbeeld uw online communicatie nauwkeurig uit te zetten en te monitoren.

  • Hoe zit het bijvoorbeeld met je digitale positionering op social media?
  • Welke contentmarketing wil je doen?
  • Hoe ziet je word of mouthstrategie eruit?
  • Hoe maak je een gebalanceerde mix tussen je Paid, Earned, Shared en Owned media (PESO-model)?
  • Welke insights haal je uit je sociale netwerken, welke doelen stel je je en hoe ga je bijsturen?

Extern winnen is intern beginnen
Niet alleen de externe communicatie, ook je interne communicatie vraagt aandacht. De koers die je uitstippelt voor je interne communicatie creëert een draagvlak voor verandering. Vandaag is de technologie aanwezig om interne communicatie en social collaboration maximaal te ondersteunen. Maar zonder plan en draagvlak van het management zullen tools en platformen nooit vanzelf verandering op gang brengen in een organisatie.

En nu aan de slag
Zet je neer, blokkeer een ruim tijdsblok in je agenda en werk een communicatieplan uit.

  • Denk na over je doelgroep. Werk die eventueel uit in enkele persona’s, waardoor je een levendig beeld krijgt van alle segmenten.
  • Werk per doelgroep enkele doelstellingen uit
  • Schrijf uit welke boodschap je wil brengen en wat jouw doelgroepen interesseert
  • Bepaal je kanalen en zorg voor professionele accounts
  • Zorg voor een goede planning, organisatie en budget en spreek af wie waarvoor verantwoordelijk is
  • Denk na over hoe je je doelstellingen gaat meten en opvolgen.

Gelukt? Mooi, het zal je zeker helpen om met meer focus en effect aan de slag te gaan. Natuurlijk zal je je plan nog vaak moeten bijsturen. Een communicatieplan is bij uitstek dynamisch en zal je moeten aanpassen aan gebeurtenissen en aan je tussentijdse resultaten.

Het helpt ook om je plan te bespreken met anderen. Waarom je plan niet voorstellen aan enkele communicatie-experts en een groep professionals, die hetzelfde doen als jij maar dan in een ander bedrijf en een andere sector?

Dat is wat we doen in de 4-daagse opleiding ‘Communicatiemanagement: the next step.’ Trainers Martine Van Driessche en Wil Michels geven je inzichten en helpen je prioriteiten te stellen en een doordacht communicatieplan op te stellen. Dat plan leg je voor aan hen en aan je medecursisten. Je krijgt waardevolle feedback om er vervolgens mee aan de slag te gaan in je job. Meer nog: je groeit in je adviesrol waardoor je straks nog sterker in je schoenen staat in je organisatie.

Naast het communicatieplan, dat als een rode draad doorheen de vier dagen loopt, verdiep je je ook in thema’s zoals je communicatiestrategie, jouw positionering als communicatieprofessional, het inzetten van sociale media, het verkopen van je plan aan de directie, …

Meer weten? In dit filmpje zie je de trainers en hoor je enkele deelnemers aan het woord over wat de opleiding hen bijbracht.

Lees ook