De tijd dat een management assistant zich fulltime bezighield met het typen van verslagen en koffiezetten ligt gelukkig ver achter ons. Tegenwoordig is het beroep van management assistant een veelzijdige functie waarbij organisatietalent, communicatievaardigheden en proactiviteit belangrijke basisvaardigheden zijn. Wat zijn de broodnodige vaardigheden?
Veel management assistants zijn een sleutelfiguur in het bedrijf of de organisatie waarvoor ze werken. Ze hebben hun handen dan ook voortdurend vol. Hun takenpakket is uitgebreid en enorm veelzijdig: de agenda van de baas beheren, nieuwe medewerkers zoeken en begeleiden, klanten helpen, projecten beheren, evenementen organiseren, vergaderingen inhoudelijk sturen, jaarverslagen schrijven, budgetten controleren, en ga zo maar door. Vaak vormen ze ook een klankbord voor hun manager en ondersteunen ze hem of haar zelfs bij het nemen van beslissingen.
Niet te missen vaardigheden
Een modern en veelzijdig management assistant is een echte duizendpoot. Volgende vaardigheden zijn voor hem of haar een must: hij/zij
- is een organisatietalent en heeft oog voor detail.
- staat dagelijks in contact met interne en externe medewerkers en is dus het visitekaartje voor de organisatie. Vriendelijkheid is daarbij cruciaal.
- kan vlot overweg met de hedendaagse software en digitale tools. Wie ‘digital savvy’ is, heeft vandaag een stapje voor.
- is discreet en kan omgaan met vertrouwelijke informatie.
- organiseert, coördineert en delegeert. Een management assistant moet dus niet enkel uitvoeren, zoals dat vroeger veel vaker het geval was. Planning en timemanagement zijn daarbij essentieel!
- heeft een helikopterzicht op de lopende processen en kan deze stroomlijnen en bijsturen waar nodig.
- is in staat om de bedrijfsstrategie te begrijpen, toe te passen en erin te investeren. In belangrijke gesprekken verdedigt de management assistant de strategie en gemeenschappelijke doelstellingen. Hij/zij kan het management ook helpen om deze (gemeenschappelijke) doelen te realiseren.
Management assistants en Het Nieuwe Werken
Naast het beheersen van dit uitgebreide gamma aan hard én soft skills, moeten management assistants ook mee zijn met de nieuwste ontwikkelingen op de werkvloer. De zich steeds verder ontwikkelende technologie en daaruit voortkomende globalisering brengen heel wat veranderingen met zich mee. In de toekomst zal werken over de tijdzones heen de gangbare praktijk worden. Virtuele verbindingen zoals teleconferenties en webcasts zullen nog vaker gebruikt worden in de samenwerking met anderen. Dit brengt heel wat uitdagingen met zich mee voor de management assistant: agenda’s en werktijden op elkaar afstemmen, bijvoorbeeld, wordt heel wat complexer.
Ook de vergrijzing heeft een grote impact op het werk van management assistants. Zij moeten alsmaar vaker optreden als tolk tussen medewerkers van verschillende leeftijden en moeten in staat zijn om verschillende visies op elkaar af te stemmen.
Om dit alles te kunnen managen en daarnaast up-to-date te blijven over de laatste ontwikkelingen, is levenslang leren een absolute must voor management assistants. Anders riskeren ze hopeloos achterop te geraken.
Zin in meer? Wil je graag je skills nog meer aanscherpen? Tijdens de 7-daagse opleiding Management assistant van A tot Z krijg je gericht advies, praktische tips en een stevige duw in de rug.
Bron: Executive Secretary
