Assistant & manager: hoe maak je de shift naar een duurzame samenwerking?

by
Assistant & manager: hoe maak je de shift naar een duurzame samenwerking?

Duurzaamheid is een thema dat steeds populairder wordt. Het draait niet alleen om milieubewust leven. Ook op de werkvloer wordt duurzaam samenwerken steeds belangrijker. Ecologie is dus niet het enige waar je rekening mee moet houden. Ook op persoonlijk vlak of in interactie met anderen kan je dezelfde duurzame principes toepassen. Met onderstaande tips kunnen zowel jij als je manager duurzamer te werk gaan.

1. Goede gewoonten gaan lang mee

Zelfstandig werken is een goed begin. Initiatief en proactiviteit worden altijd gesmaakt, maar dit zal ook de duurzame samenwerking bevorderen. Ook duidelijke en open communicatie zal hiertoe bijdragen. Bovendien vermijd je conflicten in de toekomst, met wederzijds begrip als resultaat. Ook het leren omgaan met nieuwe systemen en tools is een goede manier om op duurzame wijze je taken uit te voeren. Doordat je dezelfde werkwijze deelt met je manager, zal ook jullie werktempo even hoog liggen, een duurzame tijdsbesteding dus.

2. Gesystematiseerde werkprocessen zijn altijd een goed idee

Assistants, en zeker mensen die uitblinken in administratieve taken, leveren hun beste werk als de werkprocessen duidelijk afgelijnd zijn. De verschillende stappen documenteren is een grote hulp, vooral voor als je deze taken delegeert. Zo worden er minder fouten gemaakt, omdat de stappen op een consistente manier afgewerkt kunnen worden. Bovendien is het tijdsbesparend als je niet alles woord voor woord moet uitleggen. Zo ga je duurzaam om met je energie, en met de energie van je collega’s.

3. Een stap verder met duurzame feedback

Het gaat hier niet om micromanagement, maar wel over het bijhouden van een efficiënt overzicht van je taken. Doe dit op een standaardlocatie, zodat je manager de voortgang van deze taken kan opvolgen. Dit is een goede manier om taken en processen die door jullie beiden gedeeld worden overzichtelijk te houden. Daarbij is dit ook weer een goede gewoonte waar zowel jij als je manager veel tijd mee zullen uitsparen.

4. Op regelmatige wijze vergaderen helpt

Ook al lijkt vergaderen soms tijdverspilling, toch kunnen regelmatige bijeenkomsten voor beide partijen betere resultaten opleveren. Elke week een halfuurtje overleggen helpt om de samenwerking optimaal te laten verlopen, en eventueel bij te sturen. Dit is een goed moment om projecten te overlopen, gedelegeerde taken te bespreken en ervoor te zorgen dat je alle nodige informatie hebt om vlot verder te werken. Dit is cruciaal, omdat medewerkers in een ondersteunende functie het meeste tijd verliezen als ze niet precies weten wat hun taken zijn of inhouden. Daarom is het opportuun om tijdens zo’n meeting de belangrijkste doelen en prioriteiten te overlopen, en zo uiteindelijk tijdwinst te maken.

5. Timemanagement dankzij herinneringen in je agenda

De kans is groot dat, naast eenmalige taken, ook heel wat taken terugkomen, zij het wekelijks of maandelijks. Als assistant kan je hier agendaherinneringen voor instellen, die dan overgenomen kunnen worden door je manager. Als taken dan nog als onvoltooid gemarkeerd worden, hebben jullie beiden een duidelijk overzicht. Ook hier geldt open communicatie boven alles. Waarschijnlijk zijn er taken die je manager aan jou kan overlaten, of omgekeerd, om zo tijd te besparen. Dankzij wederzijds respect in duurzaam samenwerken kunnen de taken zo efficiënt mogelijk verdeeld worden.

Zin in meer?

Wil je alles te weten komen over duurzaam werken als assistant? Wil je leren hoe teams tot duurzame beslissingen kunnen komen, voor duurzame motivatie zorgen en tegelijkertijd je persoonlijke energie niet opbranden? Dan is de Management Assistant Studiedag de perfecte gelegenheid om je skills bij te schaven.

Lees ook