In het bedrijfsleven van vandaag kan wat u doet vaak juridische gevolgen hebben. Daarbij is het niet altijd haalbaar om uw juridische afdeling of advocaten snel om advies te vragen voor u een e-mail verstuurt of onderhandelingen opstart. Er zijn heel wat gevallen bekend waarbij het management van een onderneming bedreigd werd met juridische stappen of een proces. De oorzaak? Doorgaans zijn de medewerkers die aan de dossiers werken, niet vertrouwd met de basisbeginselen van de wetgeving.
Een uitstekende manier om zulke vervelende situaties te voorkomen is een juridische basisopleiding organiseren voor medewerkers die met externe partijen te maken hebben. Een korte juridische opleiding voor niet-juristen is ook om onderstaande redenen een goed idee.
Belang van juridische basiskennis voor niet-juristen!
- Een onderneming die de wet nauwgezet volgt, is in de minderheid – vergeleken met haar concurrenten.
- Uw werknemers leren de wetten en nalevingsregels die van toepassing zijn op de onderneming kennen.
- Wie de wet kent, kan die gemakkelijker naleven. Uw werknemers begrijpen de gevolgen van inbreuken op de wet.
- Uw werknemers kennen de juridische gevolgen al vóór ze contact leggen met externe partijen.
- Een degelijke juridische basisopleiding helpt conflicten tussen bedrijven te voorkomen.
- Uw werknemers voelen zich zekerder.
- Wettelijk onderbouwde servicevoorwaarden motiveren uw werknemers om hun beste beentje voor te zetten, waardoor ze productiever worden.
- Er ontstaat een veilige en gezonde werkomgeving.
- De contacten en transacties met verkopers, onderaannemers en klanten verlopen vlotter, wat de onderlinge relatie ten goede komt.
Zo voorkomt u courante juridische missers.
De meeste bedrijven begaan weleens een juridische misstap. Vaak zonder veel erg, soms met desastreuze gevolgen. Alle juridische risico’s kennen, is zo goed als onmogelijk. Hoe dan ook bestaan er enkele gangbare juridische problemen waarmee een ondernemer maar beter vertrouwd is. Hieronder leest u enkele fouten die ondernemingen geregeld maken, net als mogelijke oplossingen:
1. Geen solide zakelijke overeenkomsten
Zet alle zakelijke afspraken met tegenpartijen op papier. Leg uw relatie en de rechten en plichten van iedere partij nauwgezet vast in deze documenten. Zorg ook voor erg degelijke inkooporder- en factureringformulieren.
Wat moet u doen?
Zet alle overeenkomsten op papier, want anders zijn ze veel meer vatbaar voor betwisting. Mondelinge afspraken blijken soms zelfs helemaal niet afdwingbaar. Dankzij degelijke inkooporder- en factureringformulieren staat u juridisch gezien erg stevig in uw schoenen wanneer er met een klant onenigheid ontstaat over een betaling of een andere kwestie.
2. Gebrekkige documenten voor uw werknemers
Stel erg goede handleidingen en andere documenten op voor uw werknemers (bv. vacatureaanvragen, aanbiedingsbrieven, arbeidsovereenkomsten en ontslagbrieven).
Wat moet u doen?
Naar behoren opgestelde arbeidsdocumenten zijn belangrijk om de tewerkstellingsstatus van een werknemer toe te lichten en de naleving van de arbeidswetgeving te bevorderen. Op dit gebied loopt een werkgever aanzienlijke aansprakelijkheidsrisico’s. Denk maar aan dure geschillen met werknemers, processen om een onterecht ontslag aan te vechten en sancties van de overheid. Denk eraan om uw arbeidsdocumenten regelmatig bij te werken, bijvoorbeeld wanneer de wet verandert.
3. Gebrek aan bescherming van intellectuele eigendom (IE)
Sta erop dat iedereen (werknemers, onderaannemers ….) die toegang krijgt tot vertrouwelijke informatie, een geheimhoudingsverklaring ondertekent. Overweeg om uw octrooien, auteursrechten en handelsmerken te registreren. Alleen zo is uw bedrijf optimaal beschermd. Maak uw octrooi-, auteurs- en handelsmerkrechten op de juiste manier aan de wereld bekend. Stel procedures in om uw bedrijfsgeheimen te beschermen.
Wat moet u doen?
Vaak hangt de waarde van een bedrijf grotendeels af van zijn intellectuele eigendom. Wie zijn IE niet afdoende beschermt, kan daar een hoge prijs voor betalen en zijn zorgvuldig opgebouwde concurrentievoordeel als sneeuw voor de zon zien verdwijnen. Nog een aandachtspunt voor bedrijven: maak de IE van een externe partij die u eigenlijk vertrouwelijk moet houden, nooit bekend. Anders kunt u aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade.
4. Geen essentiële juridische mededelingen op website
Plaats op uw website altijd de nodige disclaimers en een toelichting van uw eigendomsrechten. Ook uitgebreid uw algemene voorwaarden vermelden is een goed idee. Verzamelt u via uw website gegevens van klanten? Dan moet u er een gedetailleerd privacybeleid ter beschikking stellen.
5. Gebrekkige documentatie van transacties tussen de onderneming en de eigenaars
Zet overeenkomsten over leningen, leases en andere zakelijke regelingen tussen de onderneming en haar eigenaars altijd op papier. Houd daarbij het beginsel ‘at arm’s length’ (handelen op zakelijke basis) aan. Documenteer bonussen en andere speciale voordelen voor de eigenaars zorgvuldig.
Wie dit advies in de wind slaat, kan negatieve fiscale gevolgen ondervinden. Bovendien kan dit het ‘aansprakelijkheidsschild’ verzwakken dat een naamloze vennootschap of een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid biedt.
Zin in meer?
Mist u soms de basiskennis van ondernemingsrecht? Wilt u onnodige juridische risico’s vermijden en beter gewapend zijn als u contracten afsluit? Volg dan de opleiding ‘Legal essentials: de juridische basis voor elke manager’. Wilt u weten hoe een onderneming met beperkte middelen een degelijk juridisch beleid kan voeren op vlak van IT, IP en Privacy? Volg dan de opleiding ‘Recht en IT: GDPR, Cloudcontracten, Intellectuele Eigendom’
