Vandaag is verandering de norm: we leven in VUCA-tijden. We moeten steeds meer doen met minder middelen en minder tijd. Je manager staat onder druk, en jij dus ook… Die ‘race’ is een realiteit waar je geen of weinig impact op hebt. Waar je wel impact op hebt is de manier waarop je hiermee omgaat. Voor jezelf, je manager en je omgeving.
Hoe kun je in deze turbulente tijden het gevoel krijgen dat je in de ‘drivers seat’ zit? Dat je vat hebt op je leven en je dagelijkse professionele bezigheden? De persoon waar je het meeste impact op hebt, ben je zelf. Verandering start dus ook bij jezelf. Pas als jij in evenwicht bent en de stress onder controle hebt, ben je in staat je manager en je omgeving te coachen. Want dat kan!
Stap 1 – Self Management
Begin bij het begin: het managen van jezelf. Verandering, omgaan met druk, onze energie juist gebruiken… Het beïnvloedt ons allemaal op verschillende vlakken. Het heeft een effect op IQ (mentaal), op EQ (emotioneel), op FQ (fysiek) en op SQ (spirit – zingeving). Deze vier dimensies samen vormen je menselijk potentieel. Het is dan ook belangrijk om een evenwicht vinden tussen deze vier assen. Het is onze zwakste dimensie die het eerst zal begeven. Je hier bewust van zijn en weten hoe je jezelf kunt versterken is de basis van een evenwichtig leven, zowel privé als professioneel.
Een belangrijke stap in zelfmanagement is het verleggen van je focus: van het managen van je tijd naar het managen van je energie. Die focus vind je ook terug in de sportwereld. De topatleet is niet diegene die enkel focust op het winnen van een wedstrijd, maar wel diegene die én de match wint, én voldoende energie overhoudt voor de volgende wedstrijd. In de bedrijfswereld geldt dit ook. Als management assistent heb je elke dag uitdagingen en taken te vervullen. Het is ook hier belangrijk om je energie op de juiste manier te doseren en te kanaliseren. Het vermijden of beperken van energielekken is hierbij een prioriteit.
Stap 2 – Coachen van je manager
Ook je manager leeft in de VUCA-wereld waarbij hij of zij regelmatig druk en stress ervaart, en dat voelt ook zijn of haar omgeving. Op dat moment is het belangrijk te kunnen rekenen op een management assistent die evenwicht en positieve energie uitstraalt. We noemen dit in coaching het spiegel effect. Je krijgt terug van je manager wat je zelf op dat moment uitstraalt. Met 3 basisprincipes in gedachten leg je een stevig fundament waar je zelf mee aan de slag kan:
Piloot en co-piloot
Achter elke succesvolle manager staat een sterke management assistent. Je zou de relatie kunnen vergelijken met een piloot en een co-piloot. In de hiërarchie staat de manager boven zijn co-manager, maar in de praktijk doet de manager een beroep op (vak)kennis, ervaring en feeling van de co-manager om betere beslissingen te nemen. Als managers en assistenten elkaar als gelijkwaardige partners zien, vertaalt zich dit in een samenwerking met voortdurend overleg en waarbij van coaching sprake kan zijn. Dit geeft de kans aan beiden om te groeien in hun functie.
Navigeer
De voorwaarde om dit te doen slagen, is de vaardigheid om de juiste emotionele afstand te houden. Te veel sympathie voelen met je manager heeft het risico dat je reacties te persoonlijk gaat nemen en dat zal je impact als coach verminderen. Te veel afstand nemen heeft als nadeel dat je de signalen niet zal zien. De juiste emotionele, professionele afstand – empathie – is een essentiële voorwaarde. Jezelf in iemands situatie kunnen indenken, maar toch voldoende afstand houden om te kunnen ‘challengen’.
Connecteer
Vervolgens is het belangrijk om de situatie en de persoonlijke staat van je manager in te kunnen schatten. Connecteren in de hierboven toegelichte 4 dimensies is hierbij belangrijk. Hoe je best contact zoekt met je manager is afhankelijk van de situatie en de gemoedstoestand. Soms ga je meer mentaal te werk, soms meer emotioneel. Soms zal je meer in de ‘doe’ stijl moeten werken, soms meer in de bevragende stijl. Het flexibel kunnen switchen tussen stijlen en manieren van benaderen zal je impact als coach verhogen.
Coachen gaat stap voor stap, maar elke verandering in de goede richting zal jou en je manager een extra dosis positieve energie geven.
Zin in meer?
Meer info over hoe je de touwtjes in handen houdt en hoe je jouw manager kunt coachen krijg je op 26 april tijdens de Management Assistant Studiedag. Viviane Vereecken van Mentally Fit Institute geeft er een sessie ‘Coach uw manager naar meer energie en minder stress’.
