Hieronder vindt u enkele tips om zowel uzelf als uw manager productiever te maken en de stap te zetten naar gedeelde verantwoordelijkheid tussen manager en assistant. Kortom, hoe kunt u de rol opnemen van co-manager.
1. Neem goede gewoonten aan
Goede gewoonten die u kunt aannemen:
- Zelfstandig werken:
Of u nu een specifieke administratief assistent of een jonge teammedewerker bent, u mag nooit het gevoel geven aan uw leidinggevende dat hij/zij steeds moet pushen om dingen gedaan te krijgen. Toon tijdig uw initiatief en pro-activiteit en uw leidinggevende zal zeker en vast zijn/haar waardering hiervoor tonen. - Snelle, duidelijke en open communicatie:
Communicatie is de sleutel tot succes. Maak onmiddellijk duidelijk op welke manier jullie met elkaar wensen te communiceren. Dit helpt conflicten in de toekomst te vermijden en zorgt ervoor dat jullie elkaar beter zullen begrijpen. - Leren werken met systemen en software:
Technische opdrachten zijn belangrijk, zelfs al gaat het maar om het beheren van een Outlook-agenda. Als u als assistant nog niet vertrouwd bent met de workflow en tools van uw leidinggevende, toon dan initiatief om ze zo snel mogelijk onder de knie te krijgen. - Elkaars werktempo bijhouden:
Het is voor uzelf vaak een niet evidente sprong in het diepe en zorgt voor heel wat onzekerheid. Waar leg ik mijn grenzen? Wat kan hij/zij van mij verwachten? Probeer hier met uw leidinggevende duidelijke afspraken over te maken.
2. Systematiseer uw werkprocessen
Mensen die goed zijn in administratieve taken, presteren doorgaans het best binnen duidelijk afgelijnde, stapsgewijze werkprocessen. Zorg ervoor dat deze processen volledig gedocumenteerd zijn.
Elke vaak herhaalde taak wordt gedocumenteerd en gedelegeerd. Dit zorgt er niet alleen voor dat gedelegeerde taken consistent worden uitgevoerd, maar bespaart ook tijd omdat u niet alles in zoveel woorden hoeft uit te leggen.
3. Geef feedback over de taken die u werden gedelegeerd
Nee, dit is geen eufemisme voor ‘micromanage alles wat u doet’. Het is gewoon een kwestie van het vastleggen van aan uzelf gedelegeerde taken op een standaard locatie waar uw manager de voortgang ervan kan opvolgen. Dit wil niet zeggen dat u constant alles en nog wat moet communiceren, maar deze gewoonte kan wel helpen om taken en processen die voortaan gedeeld worden door twee personen overzichtelijk te houden. Op die manier bespaart u allebei tijd.
4. Kom regelmatig bijeen
Vergaderingen worden vaak terecht gezien als tijdverspilling. Als u echter tijd wilt besparen, kunnen regelmatige overlegbijeenkomsten voor beide partijen van cruciaal belang zijn. Deze bijeenkomsten hoeven niet lang te duren, zelfs een wekelijks overleg van een halfuurtje kan voldoende zijn om de samenwerking op het juiste spoor te houden en eventuele prioriteiten van week tot week bij te stellen. Het is een uitgelezen kans om gedelegeerde taken te bespreken, nieuwe projecten te overlopen en ervoor te zorgen dat u als assistant over de juiste informatie beschikt om verder te werken.
Medewerkers met een ondersteunende functie verliezen doorgaans de meeste tijd omdat ze gewoon niet weten wat ze precies moeten doen. Enkele minuten de tijd nemen om hun belangrijkste doelen en prioriteiten duidelijk te maken, kan in de loop van een werkweek uren tijdwinst opleveren.
5. Stel herinneringen in
Naast eenmalige taken, hebt u wellicht ook een flink aantal terugkerende taken te vervullen. Stel als assistant hiervoor agendaherinneringen in. Uw manager kan deze herinneringen tevens overzetten naar zijn/haar eigen agenda en ze eventueel als voltooid markeren. Zo krijgen jullie beiden een goed overzicht van de gedelegeerde taken.
De beste timemanagementstrategie voor u en uw manager is eigenlijk heel simpel: zorg voor een open communicatie. Wellicht zijn er kleine dingen die uw manager aan u kan overlaten (maar nog niet doet) en waardoor hij/zij uiteindelijk uren tijd bespaart, of andersom. Een ding is zeker, als u niet samenwerkt als een team met onderling respect komt u er nooit achter hoe u de taken zo productief mogelijk onder elkaar verdeelt.
Bron: www.tipsforassistants.com
Zin in meer?
Wilt u de belangrijkste vaardigheden en hulpmiddelen onder de knie krijgen om de veelzijdige en autonome co-manager van morgen te worden? Wilt u uw toegevoegde als strategisch partner van uw manager(s) leren kennen? De opleiding ‘Masterclass: Management assistant als autonome co-manager’ stoomt u hiervoor in 5 dagen klaar.
