Een luisterend oor, grootste kwaliteit van een vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon in het bedrijf is een eerstelijnshulp bij wie je terecht kan met grote en kleine vragen over psychosociale problemen op het werk. In de praktijk gaan de vragen meestal over conflicten met collega’s of leidinggevenden. Een tweede hot topic is een te hoge werkdruk en stress. In het kader van psychosociaal welzijn op het werk, zien meer en meer bedrijven de meerwaarde in van een vertrouwenspersoon. Deze contactpersoon kan vooral met onbevooroordeeld luisteren een groot verschil maken.

De grote pluspunten van een vertrouwenspersoon zijn dat deze heel toegankelijk is, het reilen en zeilen binnen het bedrijf goed kent en snel bereikbaar is. Met deze nuance: de nabijheid en voorkennis van het bedrijf kunnen voor sommige collega’s evengoed minpunten zijn, waardoor ze niet geneigd zijn naar deze helpende hand te stappen. Zij kunnen dan wel terecht bij de preventieadviseur psychosociale aspecten van hun externe dienst.

Mensen die sociaalvoelend zijn, empathisch en het verschil willen maken voor hun collega’s zijn geknipt voor deze job.
Evelien Buseyne

Sociaalvoelend en het verschil willen maken

Bedrijven zijn vrij om te kiezen of ze een vertrouwenspersoon in hun rangen willen, ongeacht hun grootte. Bijna iedereen kan het worden, behalve de top van het bedrijf en enkele specifieke functies zoals de arbeidsarts, de werkgeversafgevaardigde en werknemersafgevaardigden die zetelen in het CPWB of de OR. Speciale voorkennis is niet nodig. Mensen die sociaalvoelend zijn, empathisch en het verschil willen maken voor hun collega’s zijn geknipt voor deze job. Het zijn net deze mensen die docent Evelien Buseyne automatisch aantreft in de opleiding Vertrouwenspersoon. Deze 5-daagse opleiding is verplicht, net als de jaarlijkse terugkomdag.

Wettelijk kader en vaardigheden trainen

Tijdens de 5-daagse opleiding leert de vertrouwenspersoon om te gaan met de vragen van collega’s. De eerste 2 dagen komt de theorie en het wettelijk kader aan bod: met zaken als het beroepsgeheim, deontologie en interventiemogelijkheden. “Vanaf dag 3 starten we met trainingsvaardigheden zoals actief luisteren, empathisch zijn en open vragen stellen. Die leren we aan via ludieke filmpjes. En je krijgt ruim de kans het geleerde in te oefenen via rollenspellen.”

Jaarlijkse terugkomdag

Naast de basisopleiding zijn er ook de zogenaamde jaarlijkse supervisies of terugkomdagen. Het thema van deze hele of halve dag, kies je zelf uit 14 topics. Evelien: “Hier gaan we dieper in op zaken als de verzoeningsprocedure, anti-discriminatie, de jaarlijkse evaluatie… Zo kan je op maat kiezen waar je behoefte aan hebt. Sommige vertrouwenspersonen handelen meerdere cases per jaar af, andere slechts een paar. Wat we zien is dat de deelnemers telkens veel opsteken van elkaar.”

Luisterend oor

Evelien: “Alleen al door onbevangen te luisteren, kan je een enorm verschil maken. Mensen voelen zich vaak opgelucht dat ze hun verhaal hebben kunnen doen. Luisteren zal dus 99% van je taak als vertrouwenspersoon uitmaken. Een open attitude is de juiste ingesteldheid. Je hoeft niet meteen oplossingen aan te draven, die komen best van de collega’s zelf. Op die manier zijn ze door hen gedragen en heeft hun aanpak meer kans op succes.”

Wat kan je nog meer doen?

Behalve luisteren zijn er 3 acties die de vertrouwenspersoon kan ondernemen of voorstellen. Zoals een bijkomend gesprek plannen tussen de verzoeker en de vertrouwenspersoon of een verzoeningstraject opstarten. Hier brengt de vertrouwenspersoon de betrokken partijen samen en kunnen er afspraken gemaakt worden om de samenwerking te verbeteren. Een 3de mogelijke actie is dat de verzoeker een gesprek aangaat met een leidinggevende, iemand van HR of een andere sleutelfiguur binnen de organisatie.

Meer vragen over telewerken

Of de vertrouwenspersoon het drukker kreeg sinds corona? Evelien: ”Er is altijd veel belangstelling voor de rol van vertrouwenspersoon. We zien wel dat de aard van de vragen veranderd is. Er komen meer vragen die verband houden met telewerken en de bijhorende werkdruk, ook het gevoel minder verbonden te zijn met collega’s of de moeilijke balans werk/privé kwamen het laatste jaar vaker aan bod.”

Persoonlijke verrijking

Je engageren als vertrouwenspersoon ervaren de meeste mensen als een verrijking voor zichzelf. De opleiding en de terugkomdag zijn waardevol om je kennis en netwerk uit te breiden. Daarnaast geniet je de voldoening telkens je collega’s kan verder helpen.