Een luisterend oor, grootste kwaliteit van een vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon in het bedrijf is een eerstelijnshulp bij wie je terecht kan met grote en kleine vragen over psychosociale problemen op het werk. In de praktijk gaan de vragen meestal over conflicten met collega’s of leidinggevenden. Een tweede hot topic is een te hoge werkdruk en stress. In het kader van psychosociaal welzijn op het werk, zien meer en meer bedrijven de meerwaarde in van een vertrouwenspersoon. Deze contactpersoon kan vooral met onbevooroordeeld luisteren een groot verschil maken.

De grote pluspunten van een vertrouwenspersoon zijn dat deze heel toegankelijk is, het reilen en zeilen binnen het bedrijf goed kent en snel bereikbaar is. Met deze nuance: de nabijheid en voorkennis van het bedrijf kunnen voor sommige collega’s evengoed minpunten zijn, waardoor ze niet geneigd zijn naar deze helpende hand te stappen. Zij kunnen dan wel terecht bij de preventieadviseur psychosociale aspecten van hun externe dienst.

Mensen die sociaalvoelend zijn, empathisch en het verschil willen maken voor hun collega’s zijn geknipt voor deze job.

Sociaalvoelend en het verschil willen maken

Bedrijven hebben de keuze om een vertrouwenspersoon in te schakelen, ongeacht hun grootte. Praktisch gezien kan bijna iedereen dit worden, met uitzondering van het management van het bedrijf en enkele specifieke functies, zoals b.v. de bedrijfsarts of de vertegenwoordigers van het management. Er is geen voorkennis vereist. Als je sociaalvaardig bent, empathie toont en het verschil wil maken voor je collega’s, ben je geschikt voor dit werk.

Wettelijk kader en vaardigheden trainen

Tijdens de 5-daagse opleiding die wettelijk verplicht is, net als je jaarlijkse terugkomdag, leert de vertrouwenspersoon om te gaan met de vragen van collega’s. Eerst komt de theorie en het wettelijk kader aan bod: met zaken als het beroepsgeheim, deontologie en interventiemogelijkheden. Daarna wordt er gestart met trainingsvaardigheden zoals actief luisteren, empathisch zijn en open vragen stellen. Die worden via ludieke filmpjes aangeleerd. En je krijgt ruim de kans het geleerde in te oefenen via rollenspellen.

Jaarlijkse terugkomdag

Naast de basisopleiding zijn er ook de zogenaamde jaarlijkse supervisies of terugkomdagen. Het thema van deze hele of halve dag kies je zelf uit verschillende topics. Daar wordt dieper ingegaan op zaken als de verzoeningsprocedure, anti-discriminatie, de jaarlijkse evaluatie… Zo kan je op maat kiezen waar je behoefte aan hebt. Sommige vertrouwenspersonen handelen meerdere cases per jaar af, andere slechts een paar.

Luisterend oor

Alleen al door onbevangen te luisteren, kan je een enorm verschil maken. Mensen voelen zich vaak opgelucht dat ze hun verhaal hebben kunnen doen. Luisteren zal dus 99 % van je taak als vertrouwenspersoon uitmaken. Een open attitude is de juiste ingesteldheid. Je hoeft niet meteen oplossingen aan te draven, die komen best van de collega’s zelf. Op die manier zijn ze door hen gedragen en heeft hun aanpak meer kans op succes.

Wat kan je nog meer doen?

Behalve luisteren zijn er 3 acties die de vertrouwenspersoon kan ondernemen of voorstellen. Zoals een bijkomend gesprek plannen tussen de verzoeker en de vertrouwenspersoon of een verzoeningstraject opstarten. Hier brengt de vertrouwenspersoon de betrokken partijen samen en kunnen er afspraken gemaakt worden om de samenwerking te verbeteren. Een 3de mogelijke actie is dat de verzoeker een gesprek aangaat met een leidinggevende, iemand van hr of een andere sleutelfiguur binnen de organisatie.

Persoonlijke verrijking

Je engageren als vertrouwenspersoon ervaren de meeste mensen als een verrijking voor zichzelf. De opleiding en de terugkomdag zijn waardevol om je kennis en netwerk uit te breiden. Daarnaast geniet je de voldoening telkens je collega’s verder te helpen.