Vertrouwelijke gesprekken in tijden van telewerk: tips voor de vertrouwenspersoon

by Audrey Van den Bempt
Entretiens confidentiels à l’heure du télétravail : conseils aux personnes de confiance

Als vertrouwenspersoon ben je het aanspreekpunt bij psychosociale problemen op de werkvloer en bied je discreet een luisterend oor. Een vertrouwelijk gesprek is echter niet zo evident in coronatijden. Hoe pols je hoe het met medewerkers gaat met de barrière van een masker of een scherm? Zes tips om je rol als vertrouwenspersoon op afstand optimaal in te vullen.

1. Maak je rol zichtbaar

Veel medewerkers hebben misschien meer dan ooit nood aan een gesprek maar afstand kan de drempel verhogen. Daarom is het belangrijk om een sfeer van verbondenheid te creëren en oog te hebben voor elkaar. Wees als vertrouwenspersoon extra aandachtig voor de meest kwetsbare profielen. Stuur gerust een mailtje om iedereen te herinneren aan je rol als vertrouwenspersoon. Maak duidelijke afspraken over wanneer je bereikbaar bent en spreek af met je leidinggevende hoe je dat op kantoor of van thuis uit best organiseert.

2. Kies hoe je een gesprek laat doorgaan

Heeft iemand een verzoek voor een gesprek met jou? Kijk dan hoe je die afspraak kan laten doorgaan. Pols bij de verzoeker waar die zich het meest comfortabel bij voelt: een video-of telefoongesprek of eerder via chat of mail? Zie je de persoon face-to-face, let dan steeds op de nodige voorzorgsmaatregelen. Zoek een lokaal dat verlucht kan worden, was je handen en houd voldoende afstand. Een goed gesprek begint bij een veilige omgeving, zowel op vlak van gezondheid als vertrouwen.

3. Stel je gesprekspartner gerust

Kader aan het begin van het gesprek je rol als vertrouwenspersoon. Vertel je gesprekspartner dat alles wat hij of zij deelt, discreet behandeld wordt en onder jullie blijft. Je bent in eerste instantie een luisterend oor. Pas als de verzoeker vraagt om een gesprek met een andere partij of een actie, kan je hierop ingaan. Vaak doet het in deze tijden gewoon al deugd om bij iemand je hart te kunnen luchten.

4. Wees alert op alle signalen

Luister aandachtig. Laat de persoon eerst zijn of haar verhaal doen. Daarna kan je doorvragen. Heb je alles goed begrepen? Geef tijdens een videogesprek genoeg bevestiging dat je mee bent. Dat kan door ‘ja’ of ‘hmm’ te zeggen of te knikken. Met een scherm ertussen is het immers minder evident om gezichtsexpressies te lezen. Wees dus extra alert op lichaamstaal en intonatie en aarzel niet om te vragen of je iets juist interpreteert.

5. Zoek naar de oorzaak

Wat ligt er aan de bron van de psychosociale problemen? Zijn de stressklachten gerelateerd aan corona? Dan kan je deze moeilijke periode best kaderen en het gevoel van de verzoeker erkennen. Misschien kan duidelijke informatie over hoe het bedrijf inspeelt op de huidige realiteit helpen. Gaat het eerder om een onderliggend probleem? Wees daar dan ook alert voor. Deze periode kan dingen uitvergroten maar misschien ligt de basis van het probleem elders.

6. Zorg voor opvolging

Pols naar de verwachtingen van de verzoeker. Heeft die nood aan een opvolgingsgesprek of voelt die zich voldoende opgelucht? Zijn er kleine dingen die de persoon zelf al doet of kan doen om de problemen te verlichten? Plan indien nodig een tweede gesprek in. Wanneer de persoon expliciet om actie vraagt, dan maak je hierover schriftelijk of per mail duidelijke afspraken. Maak je je echt zorgen om de psychische gezondheid van je gesprekspartner? Dan kan je de persoon altijd doorverwijzen naar de preventieadviseur psychosociale klachten.

Zin in meer?

Wil je de verschillende best practices ontdekken voor de vertrouwenspersoon. Schrijf je dan in voor onze opleiding Vertrouwenspersoon: basisopleiding. Ben je al een vertrouwenspersoon en wil je jouw supervisie volgen? Bekijk dan alvast onze andere opleidingen voor de vertrouwenspersoon.

Lees ook