10 essentiële begrippen die elke Projectmanager moet kennen

1. Project Charter

Een project charter biedt high-level informatie over het project en schetst de grenzen ervan. Het geeft de projectmanager ook de autoriteit om middelen te besteden om de projectdoelen te bereiken.

Hoewel veel bedrijven geen Project Charter meer gebruiken om een project op te starten en je dus geen formeel document meer nodig hebt, blijft het essentieel om de informatie die het bevat te begrijpen.

Zorg in ieder geval dat je volgende zaken vastlegt met sponsors en klanten vooraleer een project van start gaat:

• Projectdoel
• Businesscase van het project
• High-level requirements
• Scope (high-level)
• Budget (high-level)
• Deadlines en mijlpalen
• Assumptions
• Risico’s (high level)

2. Stakeholders

Stakeholders zijn personen of groepen die invloed kunnen uitoefenen op het project of die beïnvloed worden door de resultaten van je werk. Dit kunnen personen zijn met zowel een  positieve als negatieve impact op je project. Naast de klanten zijn alle teamleden en experts binnen en buiten je organisatie ook stakeholders. Het is belangrijk om een breder perspectief op stakeholders te ontwikkelen, omdat het cruciaal is om alle betrokken partijen in kaart te brengen.

3. Projectvereisten (of project requirements)

Projectvereisten zijn de eigenschappen en kenmerken van het eindproduct, de dienst of het resultaat. Deze requirements komen niet alleen van klanten; ook andere stakeholders dragen bij. Sommige vereisten hebben betrekking op het eindproduct, terwijl andere gaan over de processen en tools die je gebruikt. Vergeet niet: als je belangrijke stakeholders mist, loop je het risico belangrijke vereisten te missen, wat later kan leiden tot onverwachte werkomvang of risico’s.

4. Projectscope

De scope van een project omvat het werk dat nodig is om de deliverables te creëren en de projectdoelen te bereiken. Dit werk kan mentaal of fysiek zijn. Het is cruciaal om 100 % van de scope te identificeren, omdat deze afhankelijk is van de projectdoelen en vereisten.

5. Work Breakdown Structure (WBS)

WBS helpt je om 100 % van de projectscope in kaart te brengen. Dit eenvoudige maar krachtige hulpmiddel die de opsplitsing van het projectwerk toont. Begin met het eindproduct en deel dit verder op in kleinere taken die mensen kunnen uitvoeren.

6. Deliverables

Deliverables zijn de tastbare of ontastbare resultaten die nodig zijn om de projectdoelen te bereiken. Begin met het identificeren van deliverables en zorg ervoor dat je team taken uitvoert die bijdragen aan deze resultaten. Focus op een of twee deliverables tegelijk voor betere voortgang en feedback.

7. Projectmijlpalen (of milestones)

Mijlpalen zijn kritieke data in een project. Ze zijn belangrijker voor jou als projectmanager dan voor andere stakeholders. Je werkt aan het maken van deliverables. En je probeert dit werk af te krijgen op de data van de milestones. Op deze manier maak je je project beter beheersbaar en voorspelbaarder. Je doet als het ware kleine deelprojecten.

8. Baselines

Er zijn drie projectbaselines: Scope, Kosten en Tijdslijn. Een baseline is de goedgekeurde versie van het project. Deze helpen je bij het schatten van kosten en tijd. Wijzigingen in de scope baseline kunnen leiden tot aanpassingen in kosten en deadlines.

9. Projectlevenscyclus

De projectlevenscyclus bestaat uit verschillende fasen die een project doorloopt. Kleinere projecten hebben vaak overlappende fasen, terwijl grotere projecten meer gestructureerd zijn. Bij kleinere projecten werk je vaak met één enkele projectmanagementaanpak, terwijl grotere projecten verschillende aanpakken per fase vereisen.

10. Risicobeheer

Risicobeheer is cruciaal. Een risicobeheersingsstrategie is je actieplan om met risico’s om te gaan. Houd in gedachten dat je elke strategie afzonderlijk moet volgen, omdat de effecten kunnen variëren.

Tot slot

Als beginnend projectmanager is het beheersen van deze tien begrippen geen luxe, maar een noodzaak. Ze vormen de bouwstenen van elk succesvol project en helpen je niet alleen om beter te communiceren met je team en stakeholders, maar ook om gefundeerde beslissingen te nemen en risico’s beheersbaar te houden.