7 slimme Excel-hacks die je tijd doen besparen

Excel blijft zonder twijfel de koning onder de spreadsheets, ongeëvenaard in populariteit en gebruik. Hoewel het programma op het eerste zicht intuïtief en éénvoudig lijkt, zijn er veel complexe functies en functionaliteiten verborgen onder het oppervlak. Je hoeft alleen maar te weten waar je ze kunt vinden. Wij zetten alvast enkele handige Excel-hacks voor jou op een rij:

1. Tekst opschonen met PROPER functie

De functie PROPER is handig als je cel vreemd opgemaakte tekstwaarden bevat. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat cel A1 “iK vINd eXceL LeuK” bevat. Als je PROPER(A1) gebruikt, zie je “Ik Vind Excel Leuk”.

Er bestaan ook nog 2 varianten op deze functie, namelijk de UPPER-functie (die zorgt dat alle tekst in hoofdletters wordt geplaatst) en de LOWER-functie (die zorgt dat alle tekst in kleine letters wordt geplaatst).

2. Unieke waarden genereren in een kolom

Je kent de Filter toepassing in Excel, maar weinig mensen gebruiken de Geavanceerde filter, wanneer je bijvoorbeeld een unieke waarde uit gegevens in een kolom moet filteren.

• Klik om de kolom te kiezen waarop je wilt filteren en ga naar het tabblad Data->Advanced Filter.
• Er verschijnt een pop-upvenster. Zoals de schermafbeelding hieronder laat zien, klik je op “Copy to another location”
• Geef vervolgens de doellocatie op door de waarde in te typen of op de knop “Copy to” te klikken. In dit voorbeeld kan de unieke leeftijd worden gegenereerd uit kolom B en worden weergegeven in kolom D.
• Vergeet niet alleen unieke records te kiezen door een vinkje te plaatsen bij “Unique records only” en klik vervolgens op OK.
• De unieke waarde die wordt weergegeven in kolom D zal een gefilterde lijst zijn van de leeftijden die in kolom B staan.

Nu al overtuigd van het nut van deze Excel tips?
Kom dan naar de Excel Experience Days op 10 en 11 juni 2024 (online) en krijg nog veel meer tips.

3. Een range van cellen verbergen

Bijna alle Excel gebruikers weten hoe ze gegevens in kolommen of rijen moeten verbergen door met de rechtermuisknop te klikken en de functie “Hide” te selecteren. Deze verborgen gegevens kunnen gemakkelijk worden opgemerkt als het maar over een kleine range gaat en het ook volledige kolommen en/of rijen betreft.

De beste en gemakkelijkste manier om gegevens in een range te verbergen is door een customized functie te gebruiken bij “Format Cells”.

• Kies de range van cellen die je wilt verbergen
• Ga naar Home > Font > en navigeer daar naar het tabblad “Number”
• Kies in de lijst van Category voor Custom
• Typ bij Type ;;; en klik op OK

Alle waarden in het gebied worden onzichtbaar en zijn alleen te vinden in het voorbeeldgebied naast de functieknop in de functiebalk (fx).

4. Ingewikkelde termen sneller invoeren met AutoCorrectie

Als je dezelfde waarde veel moet herhalen en/of het is ingewikkeld om die in te voeren, kun je het beste de functie AutoCorrectie gebruiken, die jouw tekst zal vervangen door de juiste tekst.

Neem bijvoorbeeld mijn naam Elke De Wit, die kan worden vervangen door EDW. Dus telkens als ik EDW in een cel invoer, kan het autocorrectie uitvoeren naar Elke De Wit.

• Ga naar File > Options > Tab Proofing > AutoCorrect Options
• Zet bij “Replace” de afkorting of de tekst die je invoert
• Zet bij “With” de volledige tekst die door AutoCorrect zal worden ingevuld

5. De celaanwijzer (pointer) verplaatsen tijdens het invoeren van gegevens

Excel verplaatst de celaanwijzer (pointer) automatisch naar de volgende cel wanneer je op Enter drukt nadat je gegevens in een cel hebt ingevoerd. Dit kan storend zijn, vooral als je gegevens in een rij wilt invoeren in plaats van in een kolom.

• Ga naar File > Options > Advanced > Editing Options
• Kies in de drop down bij Direction de juiste richting waarnaar de cursor moet navigeren als je op enter duwt

Tip: Als je het selectievakje “After pressing Enter, move selection” uitschakelt, kun je de pijltjestoetsen gebruiken om de richting van de aanwijzer te bepalen. Als je bijvoorbeeld gegevens invoert in een rij, druk dan op de pijltjestoets naar rechts in plaats van op Enter om vloeiend naar de volgende cel in dezelfde rij te gaan.

6. Cellen met formules laten opvallen

In bepaalde situaties of sheets kan het handig zijn om cellen met formules te laten opvallen of te markeren. Bijvoorbeeld wanneer je een bestand wilt delen met een klant of een collega, en je niet wilt dat zij wijzigingen aanbrengen in cellen met formules. Of om bijvoorbeeld bij collega’s een visuele indicator meegeven om extra voorzichtig te zijn met deze cellen.

• Selecteer je sheet of de range waarin de formules zich bevinden
• Ga naar Home > Conditional Formatting > New Rule
• Vul de formule =ISFORMULA(A1) in bij de formulelijn en kies via “Format” ook de kleur waarin je de cellen wilt opvullen als er een formule is ingevuld (bv: oranje zoals in de screenshots hieronder)

7. Markeer datums vóór vandaag

Veel personen gebruiken datums in Excel voor het plannen en bijhouden van taken en activiteiten. Hieronder in de screenshot zie je een gegevensset met de taken in kolom A en hun afwerkdatum in kolom B.

Het zou handig zijn als er een manier was om datums vóór vandaag automatisch te markeren, zodat je de taken waarvan de vervaldatum al is verstreken visueel kan zien.

• Selecteer de cellen met de datums
• Klik op het QAT pictogram dat rechtsonder in de selectie verschijnt
• Kies daar voor “Less Than”
• Typ in de formulelijn =TODAY()

Alle datums die voor vandaag vallen worden in rood aangeduid en zullen zich aanpassen naar de datum dat je spreadsheet telkens opent.

Bronnen:

• Trumpexcel
• 27 Excel Tricks That Can Make Anyone An Excel Expert