De nieuwe Wet Private Opsporing: wat betekent dit voor jouw bedrijf?

Verruimd toepassingsgebied: wie valt er onder de nieuwe WPO?

De nieuwe wet heeft een veel breder toepassingsgebied dan voorheen. Ze geldt nu voor:

1. Iedereen die voor een ander personen onderzoekt in verband met bepaalde feiten om belangen in een conflict te behartigen.
2. Fraude-auditoren, die voorheen buiten de wetgeving vielen omdat ze binnen het bedrijf (‘intra-muros’) werkten.
3. Leden van een personeelsdienst die onderzoek doen naar collega’s bij incidenten op de werkvloer. Zij hoeven geen identificatiekaart te hebben, maar moeten wel de andere bepalingen van de wet naleven.
4. Leidinggevenden van interne onderzoeksdiensten, bijvoorbeeld binnen verzekeringsmaatschappijen, grootwarenhuizen of bedrijven met een eigen afdeling voor fraude-onderzoek.

Wie valt niet onder de WPO?

Sommige beroepen en activiteiten zijn uitdrukkelijk uitgesloten van de wet:

• De beroepsactiviteiten van notarissen, advocaten, gerechtsdeurwaarders, journalisten en bedrijfsrevisoren
• Compliance-activiteiten van banken (anti-witwaswetgeving)
• Activiteiten gericht op cyberveiligheidsincidenten
• Procesaudits door interne auditoren (zonder persoonsonderzoek)
• Onderzoeken door preventieadviseurs in het kader van de welzijnswet
• Werkzaamheden van de meldbeheerder onder de klokkenluiderswet

Belangrijke wijzigingen: vergunning en identificatiekaart

Een belangrijke verandering is het onderscheid tussen de identificatiekaart en de vergunning:

• Elke privaat onderzoeker moet een identificatiekaart hebben
• Niet de individuele onderzoeker maar de werkgever moet een vergunning aanvragen
• Alle interne diensten of ondernemingen die privé-onderzoekers tewerkstellen, moeten vergund zijn
• Er moet een leidinggevende worden aangesteld die vertrouwd is met de toepassing van de wet

Wat als je een privaat onderzoek wilt laten uitvoeren?

Als jij als bedrijf een opdracht voor privaat onderzoek wilt uitbesteden, moet je rekening houden met deze wettelijke vereisten:

1. Je moet een beroep doen op een vergunde partij of je personeelsdienst die de WPO-regels volgt
2. Je moet binnen twee jaar na inwerkingtreding van de wet een intern onderzoeksreglement opstellen
3. Je bent verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die je aan de onderzoeker verstrekt
4. De onderzoeker moet de opdracht weigeren als je geen gerechtvaardigd belang hebt bij de resultaten
5. Informatie uit het onderzoeksrapport mag alleen aan derden worden verstrekt als dat strikt noodzakelijk is (geheimhoudingsplicht)
6. Binnen 30 dagen na ontvangst van het rapport moet je de onderzoeker laten weten wat je ermee gaat doen:
   – Als je het rapport niet gebruikt, moet je het onmiddellijk vernietigen
   – Als je het rapport wel gebruikt, moet de onderzoeker de betrokkenen informeren over hun GDPR-rechten
7. Je blijft verwerkingsverantwoordelijke voor de verdere verwerking van persoonsgegevens uit het rapport
8. De onderzoeker heeft een meldplicht naar het Openbaar Ministerie voor misdaden of wanbedrijven
9. Je mag het rapport niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk

Privaat onderzoek na een klokkenluidermelding

Een interessante vraag is hoe de klokkenluiderswet (in werking sinds februari 2023) zich verhoudt tot de nieuwe WPO. In principe valt de persoon die klokkenluidersmeldingen onderzoekt niet onder de WPO, omdat deze persoon handelt in opdracht van de wetgever en niet van de werkgever.

Deze redenering geldt echter voornamelijk wanneer jouw meldkanaal een beperkt toepassingsgebied heeft (het wettelijke minimum). Als je echter hebt gekozen voor een uitgebreid toepassingsgebied waarbij ook interne fraude of schendingen van gedragscodes kunnen worden gemeld, is de WPO mogelijk wél van toepassing wanneer het onderzoek betrekking heeft op individuele werknemers.

De ideale organisatie voor onderzoek van meldingen

Volgens de ISO-norm 37002 voor Whistleblowing Management is het belangrijk om een duidelijk onderscheid te maken tussen:

1. De meldbeheerder die het vooronderzoek doet:

• Ontvankelijkheidstoets
• Beoordeling van de ernst
• Evaluatie van de noodzaak van verder onderzoek
• Advies voor afhandeling

2. De onderzoeker die het grondige onderzoek uitvoert:

• Feitelijk onderzoek conform de WPO
• Opstellen van een onderzoeksrapport

Deze rolverdeling is cruciaal om de objectiviteit van het onderzoek te waarborgen, vooral wanneer de melding betrekking heeft op wangedrag van werknemers.

Bron: i-Force