de projectmanager leest adviezen

10 lessen voor startende projectmanagers

IT & Projectmanagement

Als je begint te werken als projectmanager, is het vaak moeilijk om meteen te kunnen terugvallen op de ervaring van anderen. Daardoor maak je soms fouten, en dat is helemaal oké. In dit artikel deel ik 10 tips die je helpen om snel je weg te vinden en beginnersfouten te vermijden. Dit zijn de adviezen waarvan ik zou willen dat iemand ze me had toevertrouwd toen ik 12 jaar geleden zelf begon te werken als projectmanager.

1. Beheer je scope

De scope van je project wordt normaal gesproken aan het begin bepaald, maar het is naïef om te denken dat die niet verandert. Het gemiddelde project doorloopt 4 formele versies van de scope, dus je moet een manier bedenken om die veranderingen te managen als ze gebeuren.

Nieuwe projectmanagers moeten het verandermanagementproces vroeg onder de knie krijgen, zodat ze niet vastlopen. Als je leert hoe je de scope beheert, kun je die wijzigingen gemakkelijk doorvoeren.

2. Leer het vocabulaire

Projectmanagement kent veel jargon. Denk aan termen zoals matrix, Gantt-grafieken en risicogevoeligheidsanalyse. Het is belangrijk om dit te begrijpen, maar ook om het voor je team simpel en in begrijpbare taal uit te leggen. Zorg ervoor dat niemand zich overweldigd voelt of afgeschrikt wordt door vaktermen.

3. Evalueer je succes

Vroeger evalueerden projectmanagers projecten pas aan het einde, maar het is beter om dit continu te doen. Denk aan Agile retrospectieven of regelmatige check-ins om altijd te kijken hoe je kunt verbeteren en bij te leren.

4. Creëer een gemeenschappelijk doel

Projecten zijn het meest succesvol als iedereen weet wat ze doen en waarom. Een gemakkelijke manier om dit te doen is om een mindmap te maken van wat je doet en waarom je het doet. Je kunt deze mindmap aan het begin van elke vergadering laten zien als geheugensteuntje – het is je business case samengevat in één grafiek.

Gedeelde doelstellingen zijn belangrijk, dus zorg ervoor dat je begrijpt waar je project voor dient.

5. Gebruik korte taken

Een projectplanning samenstellen is tijdrovend en een beetje saai. Het is dus verleidelijk om enorm lange taken op je planning te zetten, zoals ’testen’.

Dit helpt op de lange termijn niet, omdat het veel moeilijker is om de voortgang bij te houden als je taken lang zijn. Het risico bestaat dat iemand in het team je blijft vertellen dat alles op schema ligt en pas als het te laat is om er nog iets aan te doen, realiseer je je dat ze het mis hadden.

6. Kijk uit voor showstoppers

Showstoppers zijn problemen die je project kunnen laten mislukken. Als je een probleem hebt en je weet niet hoe ernstig het is, praat dan met je projectsponsor of een collega die je vertrouwt. De kans is groot dat als jij je zorgen maakt, zij dat ook doen.

Besteed elke week een korte tijd aan horizonscanning. Dat betekent vooruitkijken naar wat er zou kunnen komen en je problemen zou kunnen bezorgen.

7. Beheer risico’s proactief

Risico’s zijn potentiële problemen. Leer hoe je deze kunt beheren en stel voor elk risico een plan op. Het is de taak van de projectmanager om uit te zoeken hoe deze risico’s kunnen verdwijnen of in ieder geval minder impact hebben als ze zich voordoen. Leg een risicoregister aan om je aanpak te documenteren en geef anderen het vertrouwen dat je alles onder controle hebt.

8. Leer ermee om te gaan als het misgaat

Als er problemen komen (en die komen er!), gaan de beste projectmanagers er kalm en professioneel mee om. Als je dat niet van nature bent, zul je hard moeten werken om de indruk te wekken dat je alles onder controle hebt. Jij zet de toon voor het team en zij zullen zich door jou laten leiden.

Hoe rampzalig het probleem ook is, ren niet als een kip zonder kop rond. Ga dan met experts rond de tafel zitten en bedenk een aantal oplossingen voor het probleem, zodat je je projectsponsor een aanbeveling kunt doen voor de aanpak ervan.

Veerkracht is een belangrijke vaardigheid voor projectmanagers!

8. Begrijp de voordelen (en zorg ervoor dat iedereen dat ook doet)

Elk project moet duidelijke voordelen opleveren. Blijf checken of deze voordelen nog steeds relevant zijn en of je project in lijn is met de bedrijfsstrategie. Als dat niet zo is, is het waarschijnlijk tijd om je project stop te zetten en aan iets te werken dat meer de moeite waard is.

10. Accepteer het feit dat je werk een mysterie is

Mensen begrijpen vaak niet wat een projectmanager doet. Gaat het project goed, dan vragen ze zich af waarom je nodig bent. Gaat het slecht, dan is het jouw schuld. Blijf leren, zoek een mentor, en blijf je ontwikkelen. Goede relaties opbouwen en leren van elke positieve en ook negatieve ervaring zijn de kern van succesvol projectmanagement.

Met deze tips ben je goed op weg om een sterke projectmanager te worden. Blijf altijd alert en sta open voor leren en verbeteren, en onthoud dat elke fout een kans is om te groeien.

Functionele analyse: opleiding

Vlot werkende software en applicaties zijn onmisbaar in je business. Je wil dan ook – als functioneel analist (in spe) – garanderen dat nieuwe softwareapplicaties de juiste functionaliteiten omvatten. Je basis? Deze opleiding 'Functionele analyse'. De opleiding begeleidt je stap voor stap door het analyseproces.
Bekijk deze opleiding Bekijk de opleiding "Functionele analyse: opleiding"

Projectmanagement – Opvolgen, bijsturen en grip houden op projecten

De 6-daagse opleiding 'Projectmanagement van a tot z' biedt je alle bouwstenen om projecten tot een goed einde te brengen. In de 2e module 'Opvolgen, bijsturen en grip houden op projecten' leer je hoe ervaren projectleiders hun project onder controle houden. Van projectplan tot concreet actieplan!
Bekijk deze opleiding Bekijk de opleiding "Projectmanagement – Opvolgen, bijsturen en grip houden op projecten"