ISO 45001 onder de loep genomen: deel 1

Interview met Karin Vanden Berghe, Senior Management Consultant bij C9 International

In maart 2018 verscheen de langverwachte veiligheidsmanagementsysteemnorm ISO 45001. Deze norm vervangt de vorige OHSAS 18001. De nieuwe norm bevat eisen voor een managementsysteem waarmee een organisatie haar risico’s op het vlak van welzijn en veiligheid kan beheersen en haar prestaties kan verbeteren. We vroegen Karin Vanden Berghe, Senior Management Consultant bij C9 International en docente bij Kluwer Opleidingen, de belangrijkste basiselementen en nieuwigheden toe te lichten.

Wat zijn volgens u de kernelementen van de ISO-norm 45001?

KVB: “De basisprincipes blijven alleszins dezelfde ten opzichte van vorige normen, namelijk een managementsysteem bieden dat structuur geeft aan een bedrijf en een raamwerk levert waarop men verder kan bouwen. Het opzetten van deze structuur moet aan bepaalde eisen voldoen die nadien gecontroleerd kunnen worden. En die controlemogelijkheid zorgt er vervolgens voor dat men een stok achter de deur heeft om een kordaat veiligheidsbeleid te blijven afdwingen. Dit komt ook tot uiting in de ‘Plan-Do-Check-Act-cirkel’ als belangrijk managementprincipe, waarbij een vast stramien als leidraad dient, namelijk het plannen van de corebusiness, de uitvoering ervan, checken of acties al dan niet goed uitgevoerd worden, verbeterpunten uitwerken, deze maatregelen controleren en vervolgens opnieuw plannen.”

“Ook de certificatie blijft een vaste waarde. Een certificaat is en blijft een belangrijk hulpmiddel om aan de buitenwereld te tonen dat je op een veilige of kwalitatieve manier te werk gaat. Dit geldt ook voor andere beheerssystemen, zoals de VCA in de bouwsector (VeiligheidsChecklist voor Aannemers). Intern dient een certificaat als stok achter de deur om alle neuzen in dezelfde richting te krijgen en te behouden op het vlak van veiligheid, kwaliteit en milieu/duurzaamheid. Onder tijdsdruk of door een te hoge workload worden deze basiselementen, zonder de ondersteuning van een managementsysteem, vaak onvoldoende gerespecteerd.”

“De meeste bedrijven die een managementsysteem implementeren, willen gecertificeerd zijn als kers op de taart van de hele procesketen. Omgekeerd is het ook mogelijk dat bedrijven in de eerste plaats de structuur en systematiek willen om beter te presteren, maar certificatie afwachten tot het moment waarop dit echt nodig is, bijvoorbeeld om deel te nemen aan tenders of wanneer het opportuun is voor een klant.”

En wat zijn de belangrijkste nieuwigheden?

KVB: “Als eerste belangrijke vernieuwing bij de switch van OHSAS 18001 naar ISO 45001 zie ik een toegenomen focus op het verbeteren van veiligheidsprestaties, het verminderen van risico’s en het beter benutten van kansen op het vlak van veiligheid. Tegelijk gaat er extra aandacht naar meer bewustwording bij zowel interne als externe klanten. Op die manier kunnen organisaties nog meer aangeven dat ze op een veilige, kwaliteitsvolle en duurzame manier werken.”

“In het kader van deze vernieuwing zien we dat verschillende platformen (45001, 14001, 9001,…) in elkaars vaarwater komen. De normen worden pakweg elke 15 jaar herzien. Het zou logisch zijn dat deze normen nog verder zouden samensmelten.”

“Een andere belangrijke vernieuwing bij ISO 45001 is het volume van tien hoofdstukken voor elke gebruiker, terwijl dit slechts vier hoofdstukken waren bij OHSAS 18001 en acht hoofdstukken bij ISO 9001. De specifieke normvereisten starten vanaf hoofdstuk 4. Vanaf dan moet de gebruiker rekening houden met zeer specifieke informatie, namelijk de managementsysteemeisen die de norm oplegt, het plangedeelte voor het managementsysteem (hoofdstukken 4, 5 en 6), de uitvoering van de productie, processen of hun dienstverlening en de ondersteuning ervan (hoofdstukken 7 en 8) en prestatiecontroles, het nemen van maatregelen en de continue verbetering (hoofdstukken 9 en 10). Dit maakt de cirkel (PDCA) van het managementsysteem rond.”

Wat zijn volgens u de belangrijkste voordelen van ISO 45001?

KVB: “Een van de grote voordelen is volgens mij de kans voor organisaties om leaner te werken en betere linken te leggen tussen hun veiligheidsmanagementsysteem en andere aspecten van hun bedrijfsvoering. Dit kan dankzij nieuwe informatie die zeer goed gedocumenteerd is. Als bedrijven een oud managementsysteem hebben – zoals bijvoorbeeld de ISO 9000 uit 1994 -, dan kunnen zij zonder problemen het hakmes zetten in de 20 hoofdstukken van deze norm en enkel de instructies behouden die voor hen relevant zijn.”

“Ten tweede wordt de hele managementsysteemnorm naar een hoger niveau getild dankzij een nieuwe structuur, namelijk de High Level Structure (HLS). Dit is een structuur waarop alle nieuwe versies van ISO-normen gebaseerd zijn, wat ervoor zorgt dat ISO 45001 perfect integreerbaar is met bestaande ISO-systemen. Dit houdt ook in dat directies nu zelf de verantwoordelijkheid dragen voor een doeltreffend managementsysteem. Concreet houdt dit in dat een directie moet voldoen aan een aantal punten qua betrokkenheid, middelen ter beschikking moet stellen, functies moet ondersteunen en een grotere aansprakelijkheid moet aanvaarden. Meer nog: alle directies zullen op de rooster gelegd worden bij een externe audit. Dit was vroeger niet altijd zo. Nu zullen ze hun betrokkenheid moeten aantonen en communicatielijnen moeten bewijzen.”

“Als derde voordeel zie ik een grotere rol van strategisch denken en ‘risk based thinking’ binnen de nieuwe norm. Welke risico’s loopt de organisatie? Waar liggen kansen? Welke basis is aanwezig om een managementsysteem op te bouwen? Dankzij deze extra focus op strategie – met onder andere het vooraf nadenken over producten, markten en bijhorende risico’s – kan men veiligheidsdoelstellingen beter afstemmen met de strategische richting die men wil uitgaan, zodat er geen tegenstrijdigheden optreden. Ook is daarna een betere monitoring mogelijk.”

“Tenslotte wil ik ook de resultaatgerichtheid als sterk punt aanhalen. Het invoeren van een veiligheidsmanagementsysteem (en de bijhorende ‘papieren tijger’) is geen doel meer op zich. Vanaf nu wordt men afgerekend op de resultaten die deze aanpak oplevert. Want uiteindelijk gaat het om het belang van gezond en veilig gedrag, samen met het creëren van meer bewustzijn en motivatie bij alle belanghebbende partijen.”

Hoe ziet u het opzetten en invoeren van een veiligheidsmanagementsysteem in de toekomst evolueren?

KVB: “Vanuit mijn jarenlange ervaring als business excellence manager, kwaliteitsverantwoordelijke en consultant kan ik zeker enkele aandachtspunten aanhalen.”

“Als eerste punt zie ik een trend ontstaan naar bewuster omgaan met risico’s en gevaren op het vlak van veiligheid binnen en buiten de bedrijfsmuren, zowel voor interne medewerkers, contractoren en klanten. Hierbij ontstaat ook meer en meer een link tussen veiligheid en kwaliteit, duurzaamheid en milieu. Preventieadviseurs, milieucoördinatoren en kwaliteitsmanagers hebben en krijgen een belangrijke rol om collega’s bewust(er) te maken van wat veilig, milieubewust en kwalitatief werken is voor henzelf, hun familie en hun interne en externe klanten. Nog teveel bedrijven worden momenteel geconfronteerd met zware arbeidsongevallen – met jammer genoeg soms dodelijke slachtoffers – of medewerkers die zwaar ziek worden door de blootstelling aan kankerverwekkende of gevaarlijke stoffen. Deze cases hebben een enorme impact op de directe (familiale) omgeving van slachtoffers.”

“Dirk Gyzels, hoofd van de preventiedienst bij het Antwerpse havenbedrijf Inovyn en verkozen tot preventieadviseur van het jaar 2019, verwoordde dit uitstekend in een recent interview op www.sentral.be: we moeten veiligheid integreren in de mindset van werknemers en klanten. Het streven naar een veilige werkplek moet tussen de oren zitten, en dus een intrinsiek onderdeel van ieders gedrag worden. Op die manier wordt de prioriteit veiligheid beleefd vanuit een eigen overtuiging, gebaseerd op ‘ik wil’ in plaats van ‘ik moet’. Ik zou het niet beter kunnen formuleren.”

“Als voorbeeld haal ik dikwijls het gebruik van een (brandwerend) uniform, helm en handschoenen op bouwwerven aan. Door een gebrek aan ervaring zijn jongere werknemers dikwijls niet overtuigd van het belang van deze beschermende werkkledij. Dit zorgt voor een lakse houding. Als we hen kunnen overtuigen van de voordelen van veiligheid op het werk, waarbij ze hun gedrag aanpassen, dan zetten we alvast een stap in de goede richting.”

“Mijn tweede punt sluit hier bij aan. Een goed werkend intern veiligheidsbeleid vormt de hoeksteen voor een veilige werkplek. Dergelijk beleid kan enkel slagen wanneer de maatregelen door alle medewerkers, inclusief het hoger management, worden ondersteund en in de praktijk correct worden toegepast. Sterk, zichtbaar leiderschap en betrokken medewerkers op alle niveaus kunnen richting geven aan deze aanpak.”

“Hier komt het principe ‘management by example’ in beeld. Elke medewerker, maar voornamelijk de verantwoordelijken, het management en/of de directie, moeten het goede voorbeeld geven. Hierbij denk ik bijvoorbeeld aan het dragen van beschermende werkkledij of de toegangsrichtlijnen op een site voor onbevoegden. Onbevoegde collega’s (bijvoorbeeld van de salesafdeling) mogen gerust aangesproken worden als ze zonder toestemming in bedrijfsruimtes of productiehallen aanwezig zijn die voor hen verboden toegang zijn of als ze binnenwandelen zonder het dragen van de verplichte PBM’s.”

“Hier maak ik dan weer de link naar mijn derde punt, namelijk het melden van onveilige situaties op de werkvloer. Dankzij een waakzame houding en het signaleren van gevaarlijke of onveilige situaties dragen we in een organisatie elk ons steentje bij tot een betere gezondheid en grotere veiligheid voor onszelf en onze collega’s en klanten. Binnen bedrijfsmuren mag er geen angst zijn om als klokkenluider bestempeld te worden, met daarbij het risico om achteraf represailles of pesterijen te moeten ondergaan. Cowboys en avonturiers die het niet zo nauw nemen met de interne veiligheidsvoorschriften, zullen zichzelf op termijn als het ware uit de organisatie duwen. Elke werknemer moet een ambassadeur worden die met trots een veilige en duurzame bedrijfscultuur uitdraagt.”

Hebt u nog een afsluitende boodschap bij dit interview?

KVB: “Als besluit zou ik ervoor willen pleiten om, voor wie reeds meerdere normen heeft geïmplementeerd of wil implementeren, naar de toekomst toe geen verschillende managementsystemen in stand te houden, maar te integreren tot één managementsysteem met de verschillende focuselementen erin verwerkt. Als we weten dat momenteel meer dan 70% van de richtlijnen in de diverse normen gelijklopend is, dan is een uniforme en vereenvoudigde aanpak meer dan welkom. Bovendien vloeien veiligheid, duurzaamheid en milieu in elkaar over. Zonder een veilige aanpak van bijvoorbeeld gevaarlijke stoffen kan er geen kwalitatieve of duurzame aanpak zijn, en vice versa.”

Hartelijk dank voor dit gesprek.

KVB: “Graag gedaan.”