Je werkdag organiseren: 15 tips voor succes

Deze 15 strategieën helpen je om afleidingen te beperken en uitdagingen positief aan te pakken.

1. Maak een takenlijst
Besteed dagelijks 5-10 minuten aan het opstellen van een takenlijst. Splits grote taken op in kleinere om uitstelgedrag te voorkomen.

2. Houd je werkplek opgeruimd
Ruim dagelijks je fysieke en digitale werkplek op. Een schoon bureau en een opgeschoonde computer zorgen voor een vliegende start de volgende dag.

3. Werk volgens een vast schema
Plan je werkdag op het moment waarop je het meest productief bent en probeer dat schema zoveel mogelijk aan te houden.

4. Werk met een uurplanning
Plan elke paar uur 10-15 minuten pauze in. Eet niet aan je bureau en gebruik deze momenten om te ontspannen. Dit creëert ook ruimte voor onverwachte taken.

5. Vermijd multitasking
Focus op één taak tegelijk voor betere efficiëntie. Multitasken lijkt productief maar kost vaak meer tijd dan het sequentieel afwerken van taken.

6. Minimaliseer afleidingen
Plan vaste momenten voor e-mail, zet je telefoon op vliegtuigmodus en bundel telefoongesprekken waar mogelijk. Minder onderbrekingen betekenen meer focus.

7. Automatiseer routinetaken
Gebruik sjablonen voor standaardmails en digitale handtekeningen om tijd te besparen en routinetaken te vereenvoudigen.

8. Begin met de belangrijkste taken
Start je dag met de grootste of meest stressvolle taak. Het afhandelen van deze taak geeft voldoening en helpt je de rest van de dag productief te blijven.

9. Plan per uur
Deel je dag in tijdblokken in, vooral bij meerdere vergaderingen. Dit maakt je dag voorspelbaarder en helpt je focussen.

10. Stel doelen en beloon jezelf
Stel concrete doelen en beloon jezelf bij het behalen ervan. Een kleine beloning kan al motiveren om geconcentreerd te blijven.

11. Werk in blokken
Probeer soortgelijke taken op vaste dagen of momenten in te plannen. Werk bijvoorbeeld op maandag aan administratie en op dinsdag aan klantafspraken. Dit voorkomt dat je steeds hoeft te schakelen en bevordert je concentratie.

12. Identificeer stressfactoren
Veel uitstelgedrag komt voort uit stressfactoren zoals twijfel of angst voor kritiek. Door deze factoren te herkennen, kun je er beter mee omgaan en je werkdag met een positiever gevoel indelen.

13. Maak een week- of maandplanning
Naast een dagelijkse planning kan een wekelijkse of maandelijkse planning je helpen om je taken overzichtelijker te maken. Bepaal per week welke stappen je moet zetten om je maanddoelen te halen en werk hier stapsgewijs naartoe. Splits grote projecten op in beheersbare delen met concrete deadlines.

14. Gebruik bestaande workflows en tools
Maak gebruik van je e-mailkalender of herinneringsfuncties om je tijd in te delen. Vraag ook collega’s om tips over hun werkwijzen en ontdek welke hulpmiddelen bij jou passen.

15. Creëer een goede werk-privébalans
Een goede balans voorkomt burn-out en helpt je om je werkgewoonten vol te houden. Vergeet niet om ook buiten werktijd tijd voor jezelf te nemen, zodat je de volgende dag met nieuwe energie kunt beginnen.

Door je werkdag zo te structureren, blijf je gefocust en houd je je energie beter vast. Een georganiseerde werkdag helpt je om meer voldoening te halen uit je werk en stress te verminderen.

Bron: Indeed.com en annapurnarecruitment.com