Klare visie, sterk businessplan en brede competenties verhogen meerwaarde facility management

Hard of soft facility management? Intern of uitbesteed? De facility manager heeft er volgens Guy Vanhoorde maar beter een duidelijke visie op en een stevig businessplan. Zo wordt hij zonder twijfel de beste vriend van de CFO.

Welke impact heeft een bedrijfsuitbreiding op de exploitatiekosten? Welke gevolgen heeft het voor wellbeing én kosten als je de werkplek per medewerker optrekt van 12m2 naar 18m2? (de trend zal eerder neerwaarts zijn… van 18m² naar 12m²) Waarin wordt best geïnvesteerd? Hoe pakt men een investering het beste aan? “Als de facility manager erin slaagt om het management hierin grondig te adviseren, is hij een echte meerwaarde voor zijn organisatie”, aldus Vanhoorde. Maar hoe pak je dat aan?

Visie op het vak

Waarde creëren voor de organisatie vereist eerst en vooral een duidelijke visie op hoe facility management eruit moet zien voor de specifieke context van het bedrijf. Sommigen focussen daarbij op hard, anderen op soft facility management, maar Vanhoorde vindt deze opdeling van weinig belang en pleit ervoor dat beide facetten wat meer naar elkaar zouden toegroeien.

Sommige facility managers organiseren zowat alle aspecten van het management in-house, terwijl andere hoofdzakelijk uitbesteden. “Er valt voor beide opties wat te vinden: in-house heeft het voordeel dat je de bedrijfscultuur goed kent en beter de noden aanvoelt. Outsourcing biedt dan weer meer mogelijkheid om mee te zijn met de technische tendensen. Tot voor kort werd facility management vaak integraal uitbesteed. Nu komen veel bedrijven daarop terug en ontstaat er een beter evenwicht tussen in-house en geoutsourcet.”

Sterk businessplan

Naast een klare visie heeft de facility manager ook een sterk businessplan nodig. Volgens Vanhoorde zijn drie zaken daarvoor onontbeerlijk.

• Toegang tot alle beschikbare informatie.
• Een goed zicht op waar het bedrijf naartoe wil.
• Een stevig onderbouwde duiding van de meerwaarde die bepaalde investeringen kunnen opleveren.

Tot voor kort werd facility management vaak integraal uitbesteed. Maar dan mist het toch voeling met de cultuur en noden van het bedrijf.
Guy Vanhoorde

Intern en extern benchmarken

“Dat laatste aspect is allesbehalve gemakkelijk”, aldus Vanhoorde. “Want investeringen die met facility management te maken hebben, leveren zelden alleen puur economische meerwaarde op. Meestal is het zelfs zo dat de prestaties van een bedrijf, na een herhuisvestingsproject bijvoorbeeld, eerst dalen om pas daarna boven het oorspronkelijke niveau uit te stijgen.”

Een externe of interne benchmark kan helpen om de potentiële meerwaarde van een bepaalde investering aan te tonen, maar ook dat is niet evident. “Om te kunnen vergelijken met een gelijkaardig project intern moeten de juiste indicatoren zijn gemonitord en bijgehouden. En voor een externe benchmark moet je al een heel goed zicht hebben op de inhoud en implicaties van projecten bij concullega’s.”

Dé facility manager bestaat niet

De lijst van competenties waarover een facility manager moet beschikken, is lang. En ook afhankelijk van de noden van zijn organisatie. “Dé facility manager bestaat daarom niet. Een rode draad is wel dat er, naast een uitgebreide technische kennis, van hem wordt verwacht dat hij de taal spreekt van zowel de werkvloer als het management om eenieders behoeften naar een operationeel, respectievelijk een strategisch niveau te kunnen vertalen.”