Met deze 5 stappen maak je van jullie retrospective een win-win

Een retrospective is een belangrijke pijler van scrum maar wordt soms onderschat of snel overgeslagen. Niet omdat mensen niet willen groeien, maar omdat retrospectives vaak niet goed worden uitgevoerd. Het is nochtans een essentiële manier om processen te verbeteren en aan de veiligheid binnen een team te werken. Met deze vijf stappen maak je jullie retro tot een succes. Ready? Go!

Stap 1: Creëer de juiste sfeer

Zorg dat iedereen fysiek én mentaal aanwezig is in de meeting. Als facilitator creëer jij de juiste sfeer van openheid en aandacht. Start bijvoorbeeld met een inspirerend filmpje, zet vrolijke muziek op of activeer iedereen met een ijsbreker. Je kan ook polsen of er teamleden zijn die nog ergens mee zitten. Wanneer dit bespreekbaar is, is het ook makkelijker om het los te laten en jullie volledig te concentreren op de retrospective.

Stap 2: Verzamel data

Een retrospective kan je op verschillende manieren uitvoeren, bijvoorbeeld met de modellen Stop-start-keep doing, WWW (wat werkt goed, een beetje of niet) of Racewagen (wat deed versnellen, wat afremmen). Met jullie gekozen methode verzamel je data van alle teamleden over de afgelopen periode. Geef mensen het signaal dat ze in deze fase alles mogen zeggen. Hiervoor kan je post-its gebruiken of een digitale collaboration tool zoals Miro of Mural. Geef je team voldoende tijd en laat hen breed nadenken. Prioriteiten komen later.

Stap 3: Verwerf inzichten

Tijdens de volgende stap ga je aan de slag met al die data. Vraag eerst aan alle teamleden om hun persoonlijke inbreng te delen met de rest. Waak erover dat iedereen zonder oordeel luistert en start geen discussie. Je mag wel iedereen aanmoedigen om vragen te stellen. Als facilitator stimuleer je openheid en probeer je verduidelijking te krijgen.

Stap 4: Ga over tot actie

Je hebt als team een goed beeld gekregen over de afgelopen periode. Maar waar ga je nu echt mee aan de slag? Belangrijk is om niet alles tegelijkertijd te willen veranderen maar prioriteiten te stellen. Je kan dit doen door dot voting: elk teamlid krijgt twee stickers die ze plakken of één of twee inzichten die zij het belangrijkst vinden. Jullie gaan aan de slag met de inzichten die de meeste stemmen krijgen. Bespreek welke actie wordt opgenomen in de planning van de volgende sprint of periode. Maak dit meteen concreet en haalbaar, anders wordt het op de lange baan geschoven. Wat ga je doen, wie is verantwoordelijk en hoe ga je meten of de actie effectief was?

Stap 5: Sluit in schoonheid af

Eindig net zo effectief als je de retrospective begon. Betrek heel het team en geef iedereen de ruimte om zijn mening te delen. Gewoon de post-its opruimen en weer allen naar je bureau gaan: dat is een gemiste kans. Zorg voor een formele afsluiting en stel vragen: Is alles gezegd? Hoe tevreden is iedereen met het verloop van de retrospective en de geformuleerde actie? Wat willen we anders doen volgende keer?

Bron: sugar-me.be