Power BI: het belang van lay-out en storytelling in je rapporten

Dankzij Power BI zet je je Excelgegevens om in een mooi rapport. Met behulp van de vele visuele mogelijkheden kan je zeer kleurrijke dashboards presenteren, maar laat je niet verleiden om helemaal over the top te gaan. Er zijn een aantal zaken waar je rekening mee moet houden om je doel te bereiken.

1. Het verloop van een Power BI-project

Eerst en vooral moet je weten wat de bedrijfsbehoeften zijn. De klant is koning, en als het om een intern project gaat stel je je eigen organisatie in de plaats van de klant. De klant heeft namelijk het succes van jouw projecten in handen, en in de meeste gevallen zijn zij niet geïnteresseerd in de technische kant van jouw rapporten.

Vervolgens herwerk je de dataset en ga je de data importeren, combineren en vormgeven. Daarna ga je aan de slag met de ontwikkeling van berekeningen, om zo je dashboards aan te maken. Tot slot ga je de resultaten testen, valideren en dan aan het publiek voorstellen. De belangrijkste aandachtspunten hierbij zijn accuraatheid, de juiste inzichten verschaffen en storytelling.

2. Accuraatheid

Het meeste werk sluipt natuurlijk in het verzamelen van exacte data, maar het testen en valideren zijn nog veel belangrijker. Aangezien dit in de meeste gevallen tot de eindfase van het project behoort, ligt de tijdsdruk vaak hoog. Het is echter cruciaal om deze testen en validaties toch voldoende en correct uit te voeren.

3. Inzicht

Met Power BI optimaliseer je je business. Het hoofddoel is dus niet om je technische expertise tentoon te stellen. Grijp hierbij terug naar de bedrijfsbehoeften. Wie zal gebruik maken van je rapport? Hoe zullen ze dat doen? En welke conclusies willen ze afleiden uit je rapportering? Je dashboard moet aan deze behoeften voldoen, zonder dat je klanten zich verliezen in een oerwoud aan tabellen en gegevens. De juiste inzichten verschaffen staat dus centraal.

4. Storytelling

Rapporten zijn altijd informatief van aard. In het geval van BI, moeten klanten er de staat van hun business uit kunnen afleiden. Rapporten moeten dus zo opgesteld zijn dat ze de lezer door het analytische proces gidsen. Dit is waar storytelling aan te pas komt. De bedoeling is om een natuurlijke flow van reflectie, analyse en deductie te creëren. Dit proces zou naadloos verweven moeten zijn in je dashboards.

Hoe doe je dat precies? Benadruk de elementen die er echt toe doen, zonder te overdrijven in de lay-out. De lay-out mag dus geen afleidende factor zijn. Blijf bij je hoofddoel: de gebruiker begeleiden in de analyse, om zo tot de juiste conclusies te komen.

Bron: xylos.com