Proceslessen van een Formule 1-pitcrew

Hoe gestandaardiseerde en gespecialiseerde processen tot meer efficiëntie en excellentie kunnen leiden

In november 2019 heeft het Red Bull Racing-team tijdens de Braziliaanse Grand Prix het huidige wereldrecord voor een Formule 1-pitstop gevestigd: 1,82 seconden. Dat betekent vier banden vervangen en de aerodynamica aanpassen van een superwagen die 10 miljoen euro kost in minder tijd dan de meesten van ons nodig hebben om onze smartphone te ontgrendelen of onze handtekening te zetten. Zo’n prestatie gebeurt niet vanzelf.

Formule 1-teams oefenen honderden keren en analyseren elk aspect van de pitstop-acties om elke stap van het proces te perfectioneren. Dat kan het verschil maken tussen een podiumplaats en een moeilijk gesprek met hun sponsors.

Weet wat je doet

Pitcrews oefenen tot hun acties een tweede natuur zijn geworden. Elke actie is tot in de puntjes voorgeschreven. Alles wordt onder de loep genomen, van de activiteiten van de crew tot het materiaal dat ze gebruiken. Tot voor kort stak elke ‘gunner’ – dat zijn de crewleden die pneumatische slagmoersleutels gebruiken om de wielen los en vast te draaien – een hand in de lucht als teken dat ze klaar waren.

Als de hoofdmechanicus vier opgestoken handen telde, gebaarde hij dat de jack-crewleden de auto moesten laten zakken zodat de bestuurder verder kon racen. Vandaag heeft elke gunner een knop op zijn slagmoersleutel die hij indrukt als het wiel is bevestigd. Wanneer de vier knoppen ingedrukt zijn, gaan de jacks automatisch naar beneden en springt het licht op groen. Door één actie en de reactietijd die een mens nodig had om ernaar te handelen te verwijderen, is er heel wat tijd bespaard.

Bekijk hoe goed je je processen kent

Welke taken moeten afgewerkt worden om een product of gegevens door elke stap te sluizen? Welke systemen zijn van toepassing en waar komen ze met elkaar in contact? Welke acties voeren je teamleden uit bij elk contactpunt en welke stappen zijn van hen vereist?

Zichtbaarheid creëren rond je processen is de eerste stap om ze te optimaliseren. Zodra je een duidelijk beeld hebt van de acties, kun je eenvoudige automatiseringen vinden die manuele handelingen achterwege laten. Bekijk hoe efficiënt het materiaal dat je gebruikt is en of er een eenvoudigere of efficiëntere oplossing bestaat.

Houd rekening met de omgeving

Het Formule 1-circuit van de Grand Prix verspreidt zich over de hele wereld en elke stop biedt zijn eigen unieke uitdagingen. In Maleisië en Singapore moeten teams bestand zijn tegen temperaturen die regelmatig oplopen tot meer dan 37 graden Celsius en een onaangenaam hoge vochtigheidsgraad. In Dubai en Bahrein is er overal zand, zelfs in de best onderhouden garages. In Silverstone in Groot-Brittannië is de regen vaker wel dan niet van de partij. Al die factoren hebben een impact op de prestaties van het team en wat er van hen vereist is.

Er zijn niet veel bedrijven die elke maand naar een andere locatie verhuizen, maar veel ondernemingen hebben meerdere regionale afdelingen en verschillende producten, diensten of functies binnen hun organisatie. Het is belangrijk dat je de verschillen erkent en manieren vindt om ermee om te gaan en ervoor te zorgen dat je bedrijf op een efficiënte manier werkt.

Gestandaardiseerde processen garanderen dat eenzelfde functie op dezelfde manier wordt uitgevoerd door elk team dat ervoor verantwoordelijk is. Zo kunnen bedrijven algemene verbeteringen uitvoeren, de efficiëntie van een bepaalde site of team opschalen naar de andere en garanderen dat de gevestigde normen worden nageleefd en gerespecteerd.

Variaties binnen processen moeten zorgvuldig ontwikkeld worden met aandacht voor de verschillen, maar het kernproces moet waar mogelijk gerespecteerd worden. We moeten processen zoveel mogelijk erkennen, maar ze ook bewust beheren om te garanderen dat ze nageleefd worden en dat ze de algemene doelstellingen ondersteunen.

Weet wie verantwoordelijk is

Een Formule 1-pitcrew kan uit twintig of meer mensen bestaan die elk een eigen functie hebben. De eerste bandendrager rechts vooraan is verantwoordelijk voor het losmaken van de oude band rechts vooraan. Dat is alles. Tijdens de wedstrijd hebben ze misschien nog andere verantwoordelijkheden in de garage, maar hun kerntaak is volledig gericht op het efficiënt losmaken van die ene band.

Het is onwaarschijnlijk dat je bedrijf zo’n gespecialiseerde taakomschrijvingen heeft, maar het is nog steeds cruciaal dat mensen weten welke rol ze moeten spelen. Kun je je de chaos voorstellen als de pitcrew zou proberen te bepalen wie welke taak op zich neemt terwijl de wagen voor hun neus gierend tot stilstand komt? Je processen moeten duidelijk aangeven wie de stakeholders zijn en wie bij elke stap verantwoordelijk is.

Wanneer het tijd is voor een bepaalde activiteit worden de verantwoordelijken idealiter op de hoogte gebracht door automatische workflows en is er geen verwarring over de persoon aan wie de taak moet worden doorgegeven voor de volgende stap. Door elke functie te verduidelijken en aan de juiste mensen toe te wijzen garandeer je dat er geen oponthoud is omdat teams discussiëren over wiens taak het is de activiteit voort te zetten.

Ken de doelstelling

Specialisatie maakt excellentie op het veld mogelijk, maar het mag de betrokkenen niet afleiden van de strategische doelstelling van een bedrijf. Als je een lid van de pitcrew vraagt wat ze doen, zullen ze je vertellen dat ze racewedstrijden winnen. Hun functie is misschien een band losmaken of het vizier van de bestuurder schoonvegen, maar ze begrijpen dat ze op die manier bijdragen aan de grotere doelstelling. Ze maken deel uit van een raceteam en hun acties en verantwoordelijkheden dragen actief bij aan het resultaat op de dag van de wedstrijd.

Met goede communicatie rond procesverantwoordelijkheid kunnen je zakelijke teams hetzelfde perspectief bereiken. Door actief verhalen te delen over succes en betrokkenheid kun je medewerkers aanmoedigen om mee te werken aan de voortdurende inspanningen om zaken te verbeteren en te zien welke impact ze kunnen hebben op de prestaties van de organisatie. Feedback van klanten en positieve bevestiging van elk managementniveau zorgt ervoor dat medewerkers begrijpen welke rol ze spelen in het grote geheel en enthousiasme ontwikkelen over het winnen van wedstrijden, niet alleen het vervangen van een band.

De motor nauwkeurig afstellen

Pitstops bij Formule 1-wedstrijden worden bepaald door enkele honderdsten van een seconde en de miljoenen dollars die besteed worden aan de garantie dat elk moment van die tijd geoptimaliseerd is. Datzelfde niveau van precisie is misschien niet vereist in jouw bedrijf, maar een soortgelijke focus op duidelijke processen en efficiënte uitvoering kan nog steeds resultaten opleveren waarmee je een voorsprong behaalt op je concurrenten en ervoor zorgen dat je elke minuut bezig bent met de volgende stap richting succes.

Bron: processexcellencenetwork.com