Projectleiders zijn doeners. Geef hen geen droge theorie maar een business game!

Opleidingsexperten Katia Van Belle en Koen Dierckx over leertrajecten op maat voor ervaren projectmanagers

Waar loopt een projectmanager vandaag vooral tegenaan?

Katia: Beginnende projectleiders willen algemene handvaten om een project aan te pakken terwijl ervaren projectleiders vooral binnen de organisatie op dingen vastlopen. Een vraag die regelmatig terugkomt, is: hoe manage ik mijn opdrachtgever en mijn stuurgroep en zorg ik ervoor dat beslissingen standhouden? Daarnaast is het omgaan met stakeholders een uitdaging. Ervaren projectleiders leiden vaak grote projecten die een aanzienlijk deel van de organisatie beïnvloeden of zij werken met meerdere organisaties, leveranciers en sectoren samen. Wat doe je dan als er weerstand komt of als je geen input of feedback krijgt?

Koen: Uit opleidingsvragen van grote organisaties blijkt dat er ook nood is aan het opbouwen van een eigen intern – en soms ook extern – netwerk. Zo hebben projectleiders uit hr en IT misschien nog nooit met elkaar gesproken. Maar ze delen wel eenzelfde knowhow. Een training kan hen samenbrengen, zodat ze van elkaar kunnen leren.

Is een klassikale context daarvoor ideaal?

Katia: Ik geef nog altijd de voorkeur aan klassikaal leren maar wel onder enkele voorwaarden. Als we live samenkomen, dan moet het de moeite zijn, zoals bij een training van een halve dag voor mensen uit dezelfde site. Bij een internationaal gerichte organisatie kan een online leermoment juist een meerwaarde zijn. Een ander voordeel van online is dat het ons toelaat om korte interventies te doen in kleine groepen om via intervisie bij te leren.

Koen: Het just-in-time bijleren treedt meer en meer op de voorgrond. Dat betekent dat projectmanagers vaak de voorkeur geven om op eigen tempo bij te leren rond specifieke thema’s binnen hun vakdomein. Dat maakt dat onze online learning journey voor projectmanagers zowel individueel wordt ingezet als gecombineerd met een meerdaagse klassikale training.

Als junior zit je heel kort bij de uitvoering, als senior moet je leren coördineren.

Jullie bieden verschillende leeronderwerpen aan, van het financiële aspect tot SCRUM. Welke onderwerpen zijn vandaag populair onder projectmanagers?

Katia: Er is vooral interesse voor het communicatieaspect. Hoe vergader ik efficiënt online? Hoe bevraag ik mijn stakeholdergroepen? Hoe doorgrond ik de dynamiek binnen mijn stuurgroep?

Koen: Een andere vraag is hoe je een project bijstuurt. Zo moet je als projectleider door omstandigheden soms je initiële scope aanpassen of je plannen aanpassen, omdat je enkele stakeholders over het hoofd zag. Het is een uitdaging om binnen de koers die je vaart plots een bocht te nemen.

Katia: Klopt. Als junior projectleider zit je heel kort bij de uitvoering. Als ervaren projectleider sta je meer in voor de coördinatie van het project en moet je leren omgaan met die metapositie. Als er dan iets onverwacht gebeurt, mag je je daar niet door laten meesleuren. Jij moet de dingen zichtbaar maken voor anderen en voor jezelf. Dat vraagt om vaardigheden en voortschrijdend inzicht.

Bedrijven kunnen kiezen voor verschillende leervormen. Hoe begeleiden jullie hen in de keuze van ‘hun menu’?

Katia: Als ik mag kiezen, dan maken we een leertraject waarbij we de projectleiders zelf aan het stuur zetten. We starten met een kick-off en polsen bij de deelnemers wat de pluspunten en groeikansen zijn binnen de organisatie. In een volgende stap stemmen de projectleiders over de meest interessante topics. Dan komt er vaak heel duidelijk een trend naar boven. Daarna bekijken wij met hr of L&D hoe we die blokjes in elkaar zetten als leermodules. Op die manier stellen we een leertraject voor dat gedragen wordt en geformuleerd is in hun eigen taal. Eindigen doen we met een kick-out waarin we terugblikken op de vooruitgang die geboekt is en eventuele leernoden die overblijven.

Projectleiders vliegen echt in die business games en spreken er maanden later nog over.

Maar naast zo’n leertraject kan individuele projectcoaching ook waardevol zijn. Op momenten dat projectleiders ergens mee vastlopen, kunnen ze bijvoorbeeld een halfuurtje naar ons bellen en dan spelen we heel kort op de bal. Ervaren projectleiders hebben niet altijd intensieve ondersteuning nodig maar zij zitten wel met vragen en leernoden.

De deelnemers gaan tijdens jullie leertrajecten heel praktijkgericht aan de slag, zoals bijvoorbeeld met business games. Hoe reageren zij daarop?

Katia: Projectleiders zijn doeners. Dus je wilt dat zij tijdens een leertraject ook dingen kunnen ervaren. Deelnemers vliegen echt met twee handen en twee voeten in die business games. Ik observeer en achteraf ontrafelen we samen wat er gebeurd is en wat we daaruit kunnen leren. Zo is er een business game rond statusrapportering. Daarin stellen twee teams op een bepaald moment vast dat ze hun gedefinieerd doel niet zullen bereiken. Wat zag ik laatst tijdens zo’n sessie? Het ene team camoufleert dat en verkondigt aan hun sponsors dat ze zich geen zorgen moeten maken. Het andere team is wel eerlijk over het issue, stelt volgende stappen voor en vraagt om een beslissing. Is het ene beter dan het andere? Dat hangt maar af van je context, je stuurgroep en jouw waarden. Maar uit dat contrast leren deelnemers wel. Als ik gewoon de theorie rond statusrapportering zou uitleggen, zou dat nooit zo blijven plakken.

Koen: We mogen de kracht van business games en kaartspelen niet onderschatten. Het is een echte firestarter. Deelnemers worden meteen uitgedaagd om na te denken, te overleggen, fouten te maken en bijgestuurd te worden. Katia en haar collega’s zijn daarbij hun klankbord. Zij spreken met kennis van zaken en staan zelf met één been in actuele projecten. De projectleiders worden uitgedaagd om achteraf ook de link te leggen met hun eigen projectomgeving. Hoe zou je deze principes zelf toepassen in jouw project? Deelnemers spreken maanden later nog over de metafoor van de rollercoaster of de boot uit die games.

Een manier om jullie training levendig te houden, is jullie projectmanagement app. Wat is de meerwaarde hiervan?

Katia: Die app geeft toegang tot heel gerichte tips. We vertrekken vanuit veel gestelde vragen om korte artikels te schrijven die je op drie minuten leest. Wanneer je bijvoorbeeld in de trein op weg bent naar een meeting en je vastloopt op iets, kan je een inzicht even nakijken. Deelnemers hebben niet alleen toegang tot onze app, we sturen hen ook inspiratiemails. Om de drie weken krijgen ze een e-mail rond één projectmanagementprincipe met een korte uitleg, een video en een uitdaging. Dat is een korte opdracht die je kan oppakken met je projectteam of een collega die naast jou zit. Zo blijft het onderwerp top of mind.

Na een leertraject kunnen projectleiders veel makkelijker uitzoomen en prioriteiten stellen.

Wat kan de impact zijn van een leertraject voor projectmanagers?

Katia: Ik merk vooral dat projectleiders meer zelfvertrouwen krijgen. Ze hebben het lef om dingen te vragen aan collega’s, zelfs om op een vriendelijke manier weerwerk te bieden aan iemand hogerop. Dat is omdat ze handvaten kregen maar ook omdat ze meer inzicht hebben in hun functie. Door zo’n leertraject kunnen de deelnemers makkelijker uitzoomen, relativeren en prioriteiten stellen. Als projectleider kan je niet overal tegelijkertijd zijn dus wat is voor jou en je organisatie het meest relevant?

Koen: Naast heel wat inzichten en nieuwe vaardigheden, krijgen de deelnemers ook een toolkit op maat mee. Dat is een projectleidraad die inzoomt op de vier fasen van een project met een checklist en tips en tricks. Op elk moment kan je daarnaar teruggrijpen en eruit pikken wat je nodig hebt. Ik merk toch dat dat een gouden bijbeltje wordt voor deelnemers.