Trap niet in deze valkuilen bij het indienen van de periodieke btw-aangifte
De btw-aangifte is een instrument om op periodieke wijze belastbare handelingen te rapporteren aan de fiscus. Maar door de verschillende types handelingen en de vele vakken vereist het correct indienen ervan heel wat kennis. Btw-expert Frank Borger waarschuwt voor deze valkuilen.
Pas goed op bij het automatiseren van je btw-aangifte
‘De btw-aangifte is niet uniform in de EU”, legt Frank Borger, partner bij The VAT House uit. “Elk land heeft zijn eigen aangifte. In België is die behoorlijk complex. Het zijn niet alleen boekhoudkundige regeltjes, het is ook een vrij juridische en technische belasting. Daarom wil men de aangifte vaak zoveel mogelijk automatisch laten genereren. Probleem is dat je daarvoor de btw-redenering vrij goed onder de knie moet hebben. Er zijn goederen en diensten die niet noodzakelijk in België aan btw onderworpen zijn, diverse btw-tarieven, vrijgestelde handelingen, enz. Ik geef een concreet voorbeeld: stel dat goederen verkocht worden van A aan B, van B aan C en vervolgens van C aan D. Dan is de vraag aan welke verkoopsovereenkomst de transporten toegewezen mogen worden. Want misschien gaan de goederen zelf wel rechtstreeks van A in België naar klant D in een andere lidstaat? Als dergelijke zaken niet juist geïnterpreteerd worden, kan de automatische rapportering dus fout lopen”.
Kies de juiste roosters binnen de periodieke aangifte
In bepaalde roosters worden regelmatig verkeerde zaken vermeld. Rooster 00 is bijvoorbeeld bestemd voor handelingen die onderworpen zijn aan zeer specifieke regelingen, zoals de verkoop van tabak of dagbladen en periodieke tijdschriften met een informatief karakter die minstens 48 keer per jaar verschijnen. Soms zet men hier echter bedragen waarvan men niet goed weet waar men ze moet zetten. Dat is uiteraard niet de bedoeling.
Vermelden mét of zonder btw?
Aan de verkoopzijde worden bedragen aan omzet vermeld exclusief btw. Aan aankoopzijde komen de bedragen van facturen, maar men moet er ook de creditnota’s in mindering brengen. Bovendien wordt hier ook de kost van eventuele niet-aftrekbare btw opgenomen.
Je mag nooit cijfers manipuleren om een foutmelding weg te werken. Er is ruimte voorzien voor opmerkingen, leg daar gewoon uit hoe het in elkaar zit.
Frank Borger, BTW-expert
Te weinig bedrijfsmiddelen aangegeven
Rooster 83 is voorbehouden voor de aankoop van bedrijfsmiddelen, maar dit loopt niet altijd volledig gelijk met de boekhoudrekeningen. Zo worden bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden die duurzaam gebruikt worden als werkinstrument vanaf € 1.000 in de btw-aangifte beschouwd als bedrijfsmiddel. Er zijn echter bedrijven die pas afschrijven bij hogere bedragen. Dan bestaat het risico dat er items vergeten worden en er te weinig zaken opgenomen zijn in rooster 83.
In meerdere vakken opnemen
Onder meer bij intracommunautaire verwervingen ben je verplicht een aantal zaken te hernemen. “Stel dat je € 10.000 aan handelsgoederen hebt gekocht in een andere lidstaat. Dan moet je die uiteraard opnemen in rooster 81: aankoop van handelsgoederen. Maar je moet het bedrag ook hernemen in rooster 86: intracommunautaire verwervingen verricht in België. De btw daarop heeft een eigen vak, nl. rooster 55. Stel dat de goederen niet voldeden of je toch nog een korting hebt kunnen onderhandelen en je een paar maand later een creditnota ontvangt. Dan heeft die zijn eigen rooster 84, maar hij moet ook afgetrokken worden daar waar de oorspronkelijke factuur werd geboekt, dus roosters 81 en 86!
Nooit foutmeldingen wegwerken
De fiscus voert een logische controle uit op alle plussen en minnen. Die kan je als belastingplichtige ook zelf nakijken”, legt Frank Borger uit. “De btw die je aangeeft in rooster 55 kan nooit méér zijn dan 21% – het maximale tarief – van de som van roosters 86 (intracommunautaire goederen), 88 (intracommunautaire diensten) en 84 (ontvangen creditnota’s in dezelfde periode). Het probleem is dat je het bedrag van de creditnota extracomptabel meeneemt naar een volgende periode. Ik geef een voorbeeld: je krijgt een creditnota van € 10.000. Die moet in 84 én moet in mindering gebracht worden bij 86. Als je in diezelfde periode maar € 1.000 handelsgoederen aangekocht hebt, dan wordt vak 86 nul, want een negatief bedrag kan niet. De overige € 9.000 neem je mee naar een volgende periode. Stel dat je dan voor € 9.000 handelsgoederen hebt aangekocht, dan wordt vak 86 opnieuw nul. Maar in 84 staat nu niets, dus de totale som van 86 + 88 + 84 blijft nul. 21% daarop is ook nul. In rooster 55 zal echter wel degelijk btw op die € 9.000 aangekochte handelsgoederen moeten aangegeven worden. Gevolg: een foutmelding. Wat je nooit mag doen, is dan de cijfers manipuleren om die weg te werken. Er is ruimte voorzien voor opmerkingen. Leg dus daar gewoon uit hoe het in elkaar zit. Je krijgt meestal ook een brief toegestuurd om schriftelijke uitleg te verstrekken, maar als je de foutmelding kan staven is er niets aan de hand.
Jouw vaardigheden over de BTW-aangifte verbeteren?
Wil je zelf ook een goede btw-redenering opbouwen? De vierdaagse praktijkopleiding ‘BTW van A tot Z’ zit boordevol oefeningen en voorbeelden. Externe boekhouder en op zoek naar praktijktips voor het invullen van de aangifte? Dan is de Fiscaal Informatief opleiding ‘Btw-aangifte van A tot Z’ voor jou.
Over Frank Borger
Als partner bij The VAT House volgt Frank Borger de btw-wetgeving binnen diverse EU-lidstaten nauwgezet op. Zijn expertise deelt hij als gastdocent aan verschillende hogescholen en universiteiten en als spreker op btw-seminaries. Hij publiceert in vakliteratuur en is coauteur van onder andere het ‘Handboek btw’ (Intersentia).
