Davidsfonds krikt de teamspirit op

Van eilandjes naar archipel: hoe Davidsfonds met een leertraject de teamspirit opkrikte

HR, learning & development

Vincent Stoops en An Dodion van Davidsfonds over hun leertraject rond zelfinzicht & samenwerking.

Als sociaal-culturele netwerkorganisatie wil Davidsfonds van Vlaanderen en Brussel een leergierige, warme plek maken voor cultuurbeleving. En die kennishonger leeft ook intern. Davidsfonds deed, ondanks de bescheiden omvang van het bedrijf, een grote investering in de leercurve van hun medewerkers. Zo mocht er na een periode van verandering meer wisselwerking komen tussen de clusters. Samen met NCOI Learning werd er een teamtraject opgezet. Interactieve groepsmomenten en Insights® Discovery deden collega’s kleur bekennen en erkennen. Dat zorgde voor een nieuwe taal en meer begrip voor elkaar, getuigen adjunct-directeur Vincent Stoops en directiemedewerker Academie An Dodion.

In 2021 werkten jullie een eerste keer met NCOI Learning samen voor een aantal workshops rond Insights® Discovery, een kleurenmodel dat inzicht geeft in eigen gedrag en dat van anderen. Hoe was die ervaring?

Vincent: Het waren toen nog covidtijden dus die online workshops creëerden echt animo in de groep. Insights® Discovery zorgde niet alleen voor zelfinzicht maar ook voor teambuilding.

An: De thuiswerkcontext was bevreemdend dus het deed deugd om elkaar online terug te zien. Zo konden we bijvoorbeeld eens lachen met elkaars covidkapsel (lacht). Maar we werden door de workshops ook meteen uitgedaagd. Zo beseften we dat we bij Davidsfonds onbewust vasthouden aan bepaalde routines. Het was nodig om uit die comfortzone te stappen.

Eind 2023 sloegen jullie opnieuw de handen in elkaar voor een uitgebreid leertraject rond zelfinzicht en samenwerking. Vanwaar die behoefte om het breder te trekken?

Vincent: We gaan momenteel door een veranderingstraject. Davidsfonds is een organisatie die al heel lang bestaat en die zich op een traditionele manier op de markt begaf. We merkten dat het aantal leden en vrijwilligers kromp. We wilden dus vernieuwen. Corona verplichtte ons om meer in te zetten op digitalisering. Onze webinars groeiden uit tot een grote digitale omslag en een leertraject voor zowel onze vrijwilligers als veel van onze leden. Daarnaast vervingen we oude systemen door een moderne structuur met onder andere een nieuwe lidmaatschapsformule, website, CRM-systeem én ERP-pakket.

An: Het is natuurlijk een uitdaging om iedereen mee te krijgen in dat verhaal: niet alleen ervaren en nieuwe medewerkers maar ook onze vrijwilligers, freelancers, partners, leden en geïnteresseerden. Onze teams, die wij clusters noemen, waren vaak bezig met hun eigen ding. Door dit leertraject is er veel meer wisselwerking gekomen. In het begin kwamen daar veel emoties en discussies aan te pas. Dat was even hard maar het was ook hard nodig! Nu plukken we daar de vruchten van.

Hoe wij sinds het leertraject samenwerken, dat is een wereld van verschil!

Op welke manier merken jullie die impact concreet?

Vincent: Als je kijkt naar waar wij aan de start van dit traject stonden en hoe wij nu samenwerken als organisatie, dat is een wereld van verschil. Elke cluster heeft zijn focuspunten, elke collega zijn karakter. Die bekijken we nu nog veel meer als sterktes en aanvullingen. Er is meer begrip voor hoe anderen denken en functioneren. Maar daarnaast durven medewerkers ook meer hun mening geven en zaken benoemen.

Welke momenten in het leertraject betekenden daarin een doorbraak?

Vincent: Een oefening rond landenwerking, waarbij we ons verplaatsten in andere clusters, was heel verrijkend. Daarbij kwamen bepaalde frustraties en noden naar boven die op een gewone vergadering nooit ter sprake kwamen of ooit zouden komen. Het kleurenmodel van Insights® Discovery zorgde daarbij voor een nieuw, gemeenschappelijk jargon en begrip zonder dat het een excuus wordt.

Er is meer begrip voor elkaar maar we durven ook zaken benoemen.

Geef eens een voorbeeld van die nieuwe taal.

An: Iemand die zegt: “Ik ga daar toch heel blauw op moeten reageren.” Of: “Sorry, mijn rode kant komt nu naar boven!” Zo’n uitspraken verzachten de situatie onmiddellijk en creëren begrip. Mijn collega liet zich laatst ontvallen dat ze blij was dat haar kant van het werkeiland nu meer blauw vertoont met de komst van twee nieuwe collega’s. Toen wist ik meteen dat dit voor haar meer evenwicht bracht in ons team. Even goed vieren we de positieve kanten van het diverse kleurenprofiel, zoals het enthousiasme van types met veel geel. De opleiding gaf ons niet alleen een inzicht in onze eigen sterktes en valkuilen. We weten nu ook hoe we andermans gedrag kunnen plaatsen en welke communicatie we best vermijden.

Welke andere momenten uit het leertraject waren betekenisvol?

Vincent: De oefening waarbij we complimenten op een blad op elkaars rug moesten schrijven. Ik heb dat nog altijd op mijn bureau liggen. Het werkt als een spiegel. Veel woorden komen verschillende keren terug en sommige karaktereigenschappen waar je zelf aan twijfelt, worden net door collega’s geapprecieerd.

Welk woord kregen jullie opgeplakt?

An: Ik kreeg vaak de boodschap dat ik iemand ben die gevoelig en attent is naar anderen toe. Twee nieuwe collega’s vertelden dat ze zich meteen welkom voelden bij mij, dat was fijn om te horen.

Vincent: Ik kreeg te horen dat het geapprecieerd werd dat ik de rust probeer te bewaren in de organisatie. Ik zie dat niet altijd als een sterkte, ik denk soms dat ik maar beter harder kan zijn! Maar door die oefening voelde ik dat dit net zijn waarde heeft binnen de organisatie. Er was zelfs een collega die letterlijk zei: “Bedankt voor jouw geduld als ik in overdrive ga!”

NCOI Learning voelde meteen aan wat voor een organisatie wij zijn en daagde ons op de juiste manier uit.

Hoe verliep de samenwerking met NCOI Learning?

An: Heel goed, zowel administratief als inhoudelijk. Met veel flexibiliteit werden onze agenda’s op elkaar afgestemd en werden duidelijke afspraken gemaakt. Vooraf werden we per mail klaargestoomd, tussendoor was er tijd voor feedback en achteraf voor een uitgebreid evaluatiegesprek. Alles verliep vlot en het was ook gewoon plezant!

Vincent: Trainer Vera voelde meteen aan wat voor een organisatie wij zijn, speelde daarop in en gaf ons de juiste uitdagingen. Er was gelukkig weinig weerstand binnen Davidsfonds voor dit leertraject. Iedereen heeft zich overgegeven aan het proces en is zichzelf gebleven. Ook was het de perfecte manier om onze nieuwe medewerkers te integreren.

Wat is voor jullie het voordeel van een incompany traject?

Vincent: Ik zie het gewoon niet anders mogelijk. Je wordt uit je comfortzone gehaald maar wel in je gekende werksituatie. Dat is praktisch ook handig. Maar vooral de custom made inhoud zorgt voor een blijvende impact. Trainer Vera heeft een grote inspanning gedaan om onze organisatie te leren kennen. Dat is heel waardevol, want deelnemers voelen daardoor begrip en oprechte betrokkenheid.

Hoe proberen jullie de materie uit het leertraject levendig te houden?

An: We hebben heel wat nieuwe afspraken gemaakt waar we vandaag mee aan de slag gaan. Zo zullen we de landenwerking voortzetten. (tegen Vincent) En daarnaast zitten onze twee clusters binnenkort samen tijdens een lunch! Dat is ook een souvenir van dit leertraject (lacht).

Het bouwpakket: hoe NCOI Learning het leertraject op maat in elkaar timmerde

1. Tripartite

Learning consultant Ilse Schepens: “Alles staat en valt bij de tripartite met klant, trainer en learning consultant. Het is belangrijk om aan de klant een goede gesprekspartner te hebben die weet wat er speelt en die mee nadenkt over wat er nodig is. Dankzij een grondig voortraject komen we tot de meest ideale leeroplossing. In een kleine organisatie als Davidsfonds is die wisselwerking zeer dynamisch en kregen we snel zicht op de structuur, de organisatiedoelen en de uitdagingen.”

Trainer Vera Vanderlocht: “Ik kwam bij Davidsfonds in een warm bad terecht, zij hebben een zeer ondersteunende bedrijfscultuur gericht op welzijn. Vanaf het begin kreeg ik hun volle medewerking en transparantie.”

2. Organische opbouw

Vera Vanderlocht: “We begonnen het leertraject individueel met het invullen van de Insights® Discovery vragenlijst. Op basis daarvan stelden we een teamcharter op: hoe gaan we best met elkaar om? Daarna zoomden we uit naar de sterktes en uitdagingen van de organisatie en werkten we aan de synergie tussen de clusters. Davidsfonds is een heel zorgzame organisatie, de keerzijde daarvan is dat het soms moeilijk is om feedback te geven. Daarom was het belangrijk om eerst vertrouwen te creëren om daarna ook de lastige gesprekken aan te durven.”

3. Vuur verspreiden

Ilse Schepens: “Tijdens het evaluatiegesprek zei één van de leidinggevenden: de trein is vertrokken! Er werden afspraken gemaakt en acties op poten gezet die gedragen zijn door iedereen. Clusters spreken een gemeenschappelijke taal en durven sneller naar elkaar toestappen. Door de actieve betrokkenheid van het management is er bij iedereen de wil om het vuur brandend te houden.”

Vera Vanderlocht: “Ik kreeg te horen dat er in het verleden wel vaker een actieplan werd opgemaakt maar dat het deze keer effectief werd vastgepakt. Dat was voor mij de fijnste feedback. Als laatste tip heb ik het management meegegeven om de communicatie naar de vloer open te houden. Zoals een treinconducteur die tijdens een panne af en toe langskomt en zegt: ‘We zijn ermee bezig’. Anders denken medewerkers dat je het actieplan vergeten bent. Geef dus regelmatig een stand van zaken, vier successen en neem kleine haalbare stappen in plaats van grote.”