Zo vermijd je de 5 grootste frustraties over vergaderingen

Hieronder lees je enkele veel voorkomende frustraties en hoe ze te vermijden. Deze zijn geïnspireerd op de 5 frustraties van teamwerk, geschreven door P. Lencioni.

1. Gebrek aan vertrouwen in elkaar

Mensen zullen elkaar pas vertrouwen als ze elkaar kennen en weten wat ze aan elkaar hebben. Dit kan je bevorderen door korte momenten te voorzien waarbij iedere aanwezige iets over zichzelf vertelt, zoals bij een check-in en check-out. Geef ook ruimte aan het vieren van successen en het uitklaren van noden en verwachtingen.

Creëer een sfeer waarin fouten niet zwaar afgestraft worden, maar gebruikt worden om ervan te leren. Zodat mensen transparant kunnen zijn en zich kwetsbaar mogen opstellen. Kwetsbaarheid tonen zorgt immers voor meer verbinding én vertrouwen in elkaar.

2. Angst om confrontaties aan te gaan of valse harmonie

Zorg dat frustraties snel gedeeld worden, zodat meningsverschillen kunnen uitgepraat worden en niet nodeloos uitgroeien tot escalerende of aanslepende conflicten. Geef mensen desnoods tijd om even af te koelen, maar pik de draad weer op om dingen te bespreken. Dit totdat alle noden en bezwaren helder zijn en hiermee rekening gehouden is. Ontwikkel het vermogen tot constructief conflict.

‘Navigeren via spanningen’ uit sociocracy is hier een mooie leidraad. Dat is het principe dat iemand die klaagt of roddelt over iets of iemand verantwoordelijk is om het punt op de agenda te zetten van de gepaste vergadering, zodat het met alle betrokkenen kan besproken worden. Mensen die klagen of roddelen kunnen dan ook op die verantwoordelijkheid gewezen worden. Je kan vragen om het op de agenda te laten zetten.

3. Gebrek aan betrokkenheid

Zorg dat mensen het nut van de acties inzien en zich gezien en gehoord voelen. Want kijk maar eens naar jezelf. Ook al heeft jouw idee het niet gehaald, als er naar jouw ideeën, noden en bezwaren is geluisterd en die mee genomen zijn in de afweging kan je waarschijnlijk wel meegaan in de beslissing van de groep. Je zal je dan wel engageren voor de doelstellingen en de afspraken.

Als je je echter niet gehoord voelt, zal je mogelijk met lange tanden en slepende voeten doen wat er moet gebeuren. Weinig kans dat je er voluit voor gaat, laat staan de beslissing gaat verdedigen tegenover anderen. In het beste geval zwijg je of maak je er hooguit een grapje over, in het slechtste geval ga je niets doen of mogelijk zelf tegenwerken.

4. Mijden van verantwoordelijkheid

Neem in eerste plaats zelf je verantwoordelijkheid, maar maak het ook gewoon om elkaar aan te spreken op ieders verantwoordelijkheid. Het principe van de lean methodiek: ‘je bent niet alleen verantwoordelijk voor het resultaat van jouw processen maar ook voor de input die je nodig hebt’ is hierbij helpend.

Dit wil zeggen: als je iets van iemand nodig hebt om je resultaat tijdig en correct te realiseren en die input komt niet tijdig of niet correct, is het jouw verantwoordelijkheid om die persoon daarop aan te spreken en de zaken desnoods te escaleren.

5. Gebrek aan aandacht voor de resultaten

Richt de aandacht op gezamenlijke resultaten: iedereen moet de te behalen resultaten kennen en is zich bewust van de noodzaak of wenselijkheid ervan. Iedereen moet dus kunnen antwoorden waarom het belangrijk is dat dat resultaat wordt behaald.

Een vergadering wint verder enorm aan effectiviteit als het voor elk agendapunt duidelijk is wat het gewenste resultaat van dat punt is: een brainstorm voor nieuwe ideeën, een beslissing, een oplossing voor een probleem, …

Maak voor langdurige projecten of jaardoelstellingen ook tussentijds de stand zichtbaar: Zitten we op schema? Of moet er een tandje bij gestoken worden?

Evaluatie en verbetering

Evalueer aan het einde van elke vergadering hoe elke deelnemer deze ervaren heeft op het vlak van de bovenstaande punten. Dit gebeurt door een score te geven op: onderling vertrouwen, aandurven van conflicten, mate van betrokkenheid, nemen van verantwoordelijkheid, focus op resultaten. Wanneer een punt gemiddeld lager dan 7 (op 10) scoort, wordt er besproken hoe dit de volgende vergadering kan worden verbeterd.

Auteur: Lieve Woutters