Een kledingkast vol processen

Voor stijladvies moet je niet bij mij zijn, maar van processen weet ik wel het één en ander.

Wat hebben processen dan met je kledingkast te maken, hoor ik je zeggen?

In principe niets, maar ik gebruik graag deze vorm van beeldspraak om het belang van processen aan te tonen.

In je kleerkast hangen verschillende kapstokken. Mensen die wél veel bezig zijn met kledij, hangen vaak een goede outfit aan één kapstok. Elk onderdeel van de outfit (van kous tot manchetknopen) is van belang. De outfit is niet perfect als er een onderdeel ontbreekt.

Zo denk ik ook over de processen in een bedrijf. Elk bedrijf heeft zijn kleerkast en elke kapstok stelt een belangrijk proces voor. De kledingstukken zijn de processtappen die inderdaad elk hun belang hebben en zelfs in de juiste volgorde moeten doorlopen worden om een perfect eindresultaat te krijgen. Je doet toch ook je ondergoed niet als laatste aan, correct?

Zo hangt bijvoorbeeld in een verzekeringsbedrijf het proces van het aanvragen tot verkrijgen van een autoverzekering op de kapstok naast dat van het te horen krijgen van de auto-ongeval tot uitbetaling van de kosten. Eventueel in een ander compartiment, maar zeker ook aanwezig, zijn de kapstokken die de aanwerving van nieuw personeel voorstellen of de jaarlijkse budgetronde.

Bij de meeste bedrijven lijkt de kledingkast op die van de gemiddelde puber: compleet ordeloos en onwetend wat er zich eigenlijk allemaal in bevindt. Als je dan als moeder vraagt om die mooie groene trui aan te doen voor het zondags uitje, is die puber wel even bezig om die terug te vinden (of zit die in de was?).

Zo is het ook bij de meeste bedrijven. Zij zijn niet op zoek naar groene truien, maar met hun projecten zijn ze eigenlijk bezig om de lichtbruine broek te verstellen en rode knoppen aan het roze hemd te naaien. Ze weten echter niet bij welke outfit, of proces, dit hoort en wat de impact is op de rest van deze kapstok. Ik heb me laten vertellen dat rode knoppen niet samengaan met de oorspronkelijk voorziene rode riem, die net een andere schakering van rood is.

Kortom, hang je outfit in zijn geheel aan een kapstok, alvorens je creativiteit los te laten. Of, breng eerst je processen in kaart en begin dan pas aan je optimalisatieprojecten met de melding: met dit project pakken we de geklede vest aan van onze first-date outfit. Anders gezegd: we passen de offertes aan van de particuliere autoverzekering van huurwagens zodat we in de toekomst alle info van de klant die nodig is in de rest van het proces reeds van bij de start van het proces in bezit hebben.

Net zoals ouders pubers moeten helpen om hun kledingkast te organiseren, moeten bedrijven geholpen worden om hun processen in kaart te brengen. Hoe je processen op een pragmatische manier visualiseert en documenteert is het eerste onderdeel van mijn cursus. Met andere woorden, ik geef je handvaten om de kleerkast op te ruimen zodat jouw organisatie voor elk project kan refereren naar de juiste outfit en kledingstuk op de juiste kapstok, net zoals een echte fashionista.