10 notions essentielles que tout chef de projet doit connaître

1. Charte de projet (Project Charter)

Une charte de projet fournit des informations de haut niveau sur le projet et en définit les limites. Elle donne également au chef de projet l’autorité nécessaire pour allouer des ressources afin d’atteindre les objectifs du projet.

Même si de nombreuses entreprises n’utilisent plus de charte formelle pour initier un projet, il reste essentiel de comprendre les informations qu’elle contient.

Assurez-vous de clarifier les éléments suivants avec les sponsors et les clients avant de lancer un projet :

• Objectif du projet
• Business case du projet
• Exigences générales (high-level)
• Périmètre (high-level)
• Budget (approximatif)
• Échéances et jalons
• Hypothèses
• Risques (généraux)

2. Parties prenantes (Stakeholders)

Les parties prenantes sont les personnes ou groupes pouvant avoir une influence sur le projet ou être affectés par ses résultats. Cela inclut à la fois les impacts positifs et négatifs. Outre les clients, les membres de l’équipe et les experts internes et externes à l’organisation sont aussi des parties prenantes. Il est essentiel d’adopter une vision large pour bien identifier tous les acteurs concernés.

3. Exigences du projet (Project Requirements)

Ce sont les caractéristiques et fonctionnalités du produit final, du service ou du résultat attendu. Ces exigences ne viennent pas uniquement des clients : d’autres parties prenantes y contribuent également. Certaines concernent le produit final, d’autres les processus et les outils utilisés. Ne pas inclure les parties prenantes importantes peut entraîner des oublis critiques, menant à un périmètre de travail élargi ou à des risques imprévus.

4. Périmètre du projet (Project Scope)

Le périmètre regroupe l’ensemble des travaux nécessaires à la réalisation des livrables et à l’atteinte des objectifs. Cela peut inclure des activités mentales ou physiques. Il est essentiel d’identifier 100 % du périmètre, car il découle directement des objectifs et exigences du projet.

5. Structure de découpage du travail (Work Breakdown Structure – WBS)

La WBS vous aide à représenter 100 % du périmètre du projet. C’est un outil simple mais puissant, qui permet de diviser le travail en tâches plus petites et réalisables. Commencez par le livrable final et décomposez-le en sous-tâches jusqu’à arriver à des éléments concrets que l’on peut attribuer à des personnes.

6. Livrables (Deliverables)

Les livrables sont les résultats tangibles ou intangibles nécessaires à l’atteinte des objectifs du projet. Commencez par les identifier clairement, puis assurez-vous que chaque tâche menée par votre équipe contribue à ces résultats. Il est conseillé de se concentrer sur un ou deux livrables à la fois pour une progression plus fluide et des retours plus efficaces.

7. Jalons du projet (Project Milestones)

Les jalons représentent des dates clés dans un projet. Ils sont surtout utiles pour le chef de projet, car ils marquent la fin d’étapes importantes. Vous réalisez des livrables et essayez de finaliser certaines tâches à ces dates spécifiques. Cela rend le projet plus gérable et plus prévisible, en créant en quelque sorte de petits sous-projets.

8. Référentiels de base (Baselines)

Il existe trois référentiels : le périmètre, les coûts et le calendrier. Une baseline est la version approuvée du projet. Elle sert de référence pour estimer les coûts et les délais. Toute modification du périmètre peut entraîner un ajustement des coûts et de l’échéancier.

9. Cycle de vie du projet (Project Lifecycle)

Le cycle de vie d’un projet se compose de plusieurs phases. Les petits projets peuvent avoir des phases qui se chevauchent, tandis que les grands projets ont souvent des phases bien distinctes. Dans les projets de plus petite envergure, une seule approche de gestion de projet peut suffire, alors que les grands projets nécessitent souvent des méthodes différentes selon la phase.

10. Gestion des risques (Risk Management)

La gestion des risques est essentielle. Une stratégie de gestion des risques est votre plan d’action pour y faire face. Gardez à l’esprit qu’il faut suivre chaque stratégie individuellement, car leurs effets peuvent différer selon la situation.

En conclusion

Pour un chef de projet débutant, maîtriser ces dix notions est indispensable. Elles sont les fondations de tout projet réussi. Elles vous aideront à mieux communiquer avec votre équipe et vos parties prenantes, à prendre des décisions éclairées et à garder les risques sous contrôle.