Vind de ideale woordvoerder voor jouw organisatie

Men zegt altijd, ‘je mag niet op het uiterlijk beoordelen’, maar dat doen we toch, zeker als het om een woordvoerder gaat. Dat is namelijk het gezicht dat je als bedrijf naar de buitenwereld presenteert. Het is dus cruciaal om de juiste persoon voor de job te kiezen. Nog al te vaak valt die verantwoordelijkheid bij de CEO of iemand van het managementteam, maar dat is niet altijd de perfecte match. Daarom overlopen we de kenmerken van de ideale woordvoerder.

Het belang van een woordvoerder

Een woordvoerder wordt in de gedachten van het publiek vereenzelvigd met de organisatie die hij of zij vertegenwoordigt. Deze persoon moet dus de waarden van het bedrijf belichamen, én ze duidelijk en boeiend binnen de juiste marktcontext weten te verwoorden.

Waar een journalist zijn eigen verhaal vertelt, kan een woordvoerder de gewenste boodschap uitdragen. Zo zijn er bijvoorbeeld bedrijven die uitsluitend via sociale media communiceren, niet meer via de pers. Bovendien vraagt de samenleving om informatie: de roep naar transparantie klinkt steeds luider. Externe communicatie wint dus aan belang.

Enkele misverstanden

Er wordt vaak gedacht, ‘het talent als woordvoerder heb je of heb je niet’, maar niets is minder waar. Met de juiste mediatraining en ondersteuning kan iedereen de vaardigheden ontwikkelen om een geweldige woordvoerder te worden. Een woordvoerder hoeft ook niet iemand met een hoge functie te zijn. Het belangrijkste is om over veel kennis te beschikken, ook van de dagdagelijkse gang van zaken. Een derde misverstand gaat over het aantal woordvoerders per bedrijf. Slechts één woordvoerder aanstellen is niet altijd handig. Denk maar aan ziekte- of verlofdagen, maar ook aan diverse specialisaties binnen een organisatie.

4 tips

1. Zorg voor een goede voorbereiding

De boodschap op een duidelijke manier overbrengen, dat vraagt wat denkwerk. Denk aan je standpunt, de onderbouwing en de actie. Statistieken, nieuwe ontwikkelingen in de sector, eigen gegevens… Het is logisch dat je niet alles uit het hoofd kent. De perfecte woordvoerder doet dan ook grondig onderzoek. Denk vervolgens aan mogelijke vragen, zeker de moeilijke en ongemakkelijke. Scan de media op het onderwerp om te weten wat er speelt.

2. Eerlijkheid duurt het langst

Als woordvoerder ben je niet verplicht om alles te vertellen, maar dat het de waarheid is, is het allerbelangrijkste. Vermijd ook improvisatie bij vragen waar je het antwoord niet op weet. Houd je aan de feiten en geef aan dat je niet over de noodzakelijke gegevens bezit. Als je geen antwoord wilt geven, kan je dat ook gerust zeggen. Ga vooral geen discussie aan, maar bespreek het op een rustige manier.

3. Wees menselijk

Ook een woordvoerder is maar een mens, en dat mag je tonen. Bij een heftige boodschap horen emoties, zolang je het professioneel houdt. Privézaken houd je dus beter voor jezelf. Denk ook aan anderen, meer bepaald aan de doelgroep. Vakjargon is niet voor iedereen begrijpelijk. Erken bovendien de emoties van je doelgroep. Denk tot slot aan de journalisten. Zorg voor goede relaties en probeer een vertrouwensband te ontwikkelen.

4. De praktische kant

Kom je live op de radio of op tv? Dat is altijd spannend. Oefen al eens voor de spiegel of volg een workshop, want ook dat kan je leren. Een praktische truc in crisistijd: vertel wat wél is, en vermijd het woordje ‘niet’. Kies tot slot een geschikte plek om te filmen. Zorg voor een nette achtergrond zonder afleiding.

Bronnen: campus.dpgmedia.net, resources.tamarindocomms.com, lievenscommunicatie.nl