5 astuces Excel qui ne s’apprennent pas à l’école

Insensible à la concurrence, Excel reste le logiciel de création de feuilles de calcul le plus célèbre et le plus utilisé au monde. Pour tous ceux qui ont grandement besoin d’approfondir leurs connaissances du logiciel ou d’une bonne révision, nous avons sélectionné 5 astuces très pratiques.

1. Supprimer les cellules vides

Bien souvent, les cellules restées vides sont gênantes et inutiles. Ça tombe bien, Excel a prévu une fonctionnalité toute simple pour supprimer en une fois toutes les lignes vides d’un champ sélectionné.

Comment faire ?

• Sélectionnez le champ que vous voulez nettoyer (ou utilisez le raccourci Ctrl + A si vous souhaitez supprimer toutes les cellules vides de la page).
• Appuyez sur la touche F5.
  Dans la fenêtre pop-up Go to box, cliquez sur « Special ».

• Dans le menu, cochez « Blanks » et confirmez en cliquant sur « OK ».

• Dans votre sélection, les cellules vides apparaissent maintenant en gris.

• Positionnez votre souris dans l’une de ces cellules et faites un clic droit.
• Cliquez sur « Delete ».
• Une nouvelle pop-up va s’ouvrir, vous proposant 4 options :

• • Shift cells left -> Décaler les cellules vers la gauche ;
  • Shift cells up-> Décaler les cellules vers le haut ;
  • Entire row -> Ligne entière ;
  • Entire column -> Colonne entière.
• Pour cet exemple, nous avons choisi « Shift cells up » ou « Entire row », puisque les cellules vides sont alignées.

2. Ajouter la date du jour

Ce raccourci méconnu d’Excel est pourtant bien pratique. Imaginez un instant que vous cherchiez à insérer la date du jour dans un rapport. Deux possibilités s’offrent à vous :

• CTRL+ ; La date s’inscrit comme valeur fixe (elle ne changera pas) ;
• =Today() La date est ajoutée sous forme dynamique (elle s’adaptera lors de votre prochaine modification de ce rapport).

3. Calculer une prévision/un forecast

Pour identifier les tendances et prédire les valeurs futures, utilisez la fonctionnalité FORECAST. Prenons l’exemple suivant : vous souhaitez déduire le chiffre d’affaires/les frais futurs du chiffre d’affaires ou des frais déjà réalisés. Veillez pour ce faire à ne pas utiliser de valeurs extraordinaires, spécifiques pour une période ou une saison bien déterminée (Noël, été, etc.). Faites appel à la fonctionnalité FORECAST.LINEAR d’Excel.

Comment faire ?
Dans l’exemple ci-dessous, nous allons voir comment prédire le chiffre d’affaires, les frais et la marge réalisés durant la période 13 (colonne N).

• Placez votre souris dans la cellule N2.
• Cliquez sur fx pour faire apparaître l’outil de fonction.
• Dans le champ de recherche, tapez « forecast ».
• Dans les fonctions proposées, sélectionnez « FORECAST.LINEAR » et confirmez en cliquant sur « OK ».

• Une nouvelle fenêtre s’ouvre, vous permettant d’indiquer vos critères :
  • X = la plage de temps pour laquelle vous souhaitez faire une prévision (dans notre exemple, la période 13, qui se trouve donc dans la cellule N1) ;
  • Known_ys = les données connues ou la sélection de la période précédente (dans notre exemple, le chiffre d’affaires des périodes 1 à 12, donc la sélection B2:M2) ;
  • Known_xs = la sélection contenant la période précédente ou connue (dans notre exemple, les périodes 1 à 12, donc la sélection B1:M1).

Attention: si vous désirez copier cette même formule dans d’autres cellules, utilisez le symbole $ pour fixer les colonnes ou les lignes qui devront toujours s’appliquer.

• Cliquez sur OK.
• Vous verrez alors le résultat de cette prévision s’afficher dans la cellule N2. Vous pouvez maintenant appliquer cette formule à d’autres données (dans notre exemple, aux frais en N3 et à la marge en N4).

4. Sparklines

Les sparklines sont parfois appelées mini-graphiques car elles prennent très peu d’espace. Elles n’occupent en effet qu’une seule cellule et sont très pratiques pour visualiser une évolution globale.

Comment faire ?
Reprenons l’exemple de l’astuce précédente. Cette fois-ci, nous allons voir comment

• Allez sur l’onglet « Insert » et sélectionnez l’option « Sparklines » .

• Selon les données que vous voulez représenter, choisissez une courbe, un histogramme ou l’option positif/négatif. Dans notre cas, l’option « histogramme » est la plus adaptée.
• Une fenêtre pop-up vous demande de préciser vos critères :
  • Data Range = la sélection que vous voulez représenter, B2:M2 dans ce cas précis ;
  • Location Range = la cellule où vous souhaitez insérer la sparkline.

•  Cliquez sur OK.

La sparkline s’affiche. Un bandeau « Design » s’affiche en haut de la fenêtre d’Excel.
Il vous permet de modifier (l’aspect de) la sparkline que vous venez de créer (couleurs, points, etc.).

5. Sélection et modification avancées

Imaginons que vous ayez besoin de rechercher les cellules contenant une même valeur pour les modifier. Une fonctionnalité vous permet de toutes les adapter simultanément. Plus besoin d’utiliser le filtre !

Comment faire ?

• Dans l’onglet Home, cliquez sur la dernière option, « Find & Select » et sélectionner « Find ».

• Renseignez la valeur que vous recherchez. Dans cet exemple, nous voulons modifier les cellules contenant la valeur « item 1’.

• Cliquez sur Find All. Toutes les cellules contenant cette valeur sont reprises dans une liste, en bas de cette fenêtre. À l’aide du raccourci Ctrl+A, sélectionnez-les toutes.
• Fermer ensuite ce pop-up.
• Vous pouvez désormais modifier toutes ces cellules en une seule opération (par ex. : gras, fond jaune, etc.).