Travailler plus intelligemment avec Excel : 5 astuces à connaître
Tous ceux qui travaillent avec Excel le savent : ce programme est une véritable mine d’or… mais aussi parfois une source de frustration.
Ce qui était au départ un simple tableur est aujourd’hui devenu un outil polyvalent qui vous permet d’analyser des données, de découvrir des tendances et même de créer des rapports complets. Mais soyons honnêtes : qui a le temps de découvrir toutes les fonctionnalités ?
C’est pourquoi nous vous aidons à vous lancer. Pas de longs manuels ni de jargon technique, mais 5 conseils pratiques qui font vraiment la différence. Que vous soyez débutant ou que vous utilisiez Excel depuis des années, ces astuces vous permettront de travailler plus intelligemment, plus rapidement et avec plus de plaisir. Découvrez des fonctions intelligentes qui vous feront gagner du temps et rendront vos collègues jaloux.
1. Éliminez les doublons grâce à la fonction « UNIQUE() »
Vous connaissez sûrement cela : une longue liste de noms ou de produits dans laquelle certains apparaissent deux ou trois fois. Rechercher les doublons est fastidieux… sauf si vous savez qu’Excel peut le faire pour vous. Une petite formule, une grande différence dans la clarté !
Voici comment cela fonctionne :
- Cliquez dans une cellule vide où vous souhaitez faire apparaître les valeurs uniques.
- Tapez =UNIQUE( et sélectionnez la colonne contenant les données, par exemple A2:A100.
- Appuyez sur Entrée — et Excel n’affiche que les valeurs uniques.
💡 Astuce pratique : ajoutez immédiatement TRIER() : =TRIER(UNIQUE(A2:A100)) → vous obtenez ainsi une liste bien ordonnée.
2. Créez un graphique en une seconde (avec Alt + F1)
Parfois, un graphique en dit plus long que mille chiffres. En quelques secondes, vous pouvez montrer les tendances au lieu de devoir les expliquer. Et pourtant, beaucoup continuent à ignorer cette étape parce qu’elle semble « trop compliquée ». Ce n’est pas le cas !
Essayez ceci :
- Sélectionnez vos données (y compris les en-têtes de colonnes).
- Appuyez sur Alt + F1.
- Voilà, un graphique prêt à l’emploi apparaît immédiatement dans votre feuille de calcul.
💡 Astuce : vous préférez afficher le graphique dans un onglet séparé ? Appuyez alors sur F11.
3. Laissez Excel découvrir des tendances pour vous grâce à la mise en forme conditionnelle
Un chiffre en dit long, mais une couleur en dit encore plus. La mise en forme conditionnelle vous permet de voir en un coup d’œil ce qui va bien et ce qui va moins bien. Vous verrez soudainement apparaître des modèles que vous n’auriez jamais remarqués autrement. Idéal pour les tableaux de bord, les budgets ou les performances.
Voici comment procéder :
- Sélectionnez les cellules que vous souhaitez mettre en évidence.
- Allez dans Accueil → Mise en forme conditionnelle.
- Choisissez par exemple des échelles de couleurs ou des barres de données pour mettre en évidence les tendances.
Ou créez votre propre règle, par exemple : Accueil → Mise en forme conditionnelle → Nouvelle règle → Valeur de cellule < 50 → mise en forme rouge
Déjà convaincu de l’utilité de ces astuces Excel ?
Venez alors aux Excel Experience Days et découvrez encore plus d’astuces.
4. Découvrez la puissance cachée de l’« Analyse rapide »
Excel intègre désormais une petite aide secrète : le bouton Analyse rapide. Il apparaît automatiquement dès que vous sélectionnez une série de cellules et propose des suggestions intelligentes pour la mise en forme, les graphiques, les totaux et plus encore. C’est comme si Excel réfléchissait avec vous : « Ne voudriez-vous pas calculer cela ? »
Voici comment l’utiliser :
- Sélectionnez une série de données.
- Une petite icône apparaît en bas à droite. Cliquez dessus.
- Vous verrez alors apparaître des onglets tels que Mise en forme, Graphiques, Totaux, Tableaux ou Sparklines.
- Cliquez sur un exemple et voyez immédiatement le résultat.
💡 Exemple : sélectionnez vos chiffres de vente → cliquez sur Analyse rapide → Totaux → Somme → et Excel calcule immédiatement le total.
5. Automatisez la préparation des données avec Power Query
Pour ceux qui travaillent avec des ensembles de données volumineux ou externes, c’est peut-être la meilleure découverte qui soit. Power Query vous aide à nettoyer, fusionner et actualiser automatiquement vos données, sans avoir à tout refaire à chaque fois.
Voici comment commencer :
- Allez dans Données → Extraire et transformer les données → À partir d’un classeur Excel (ou d’une autre source).
- Sélectionnez le fichier et cliquez sur Transformer les données.
- Dans l’écran Power Query, vous pouvez renommer, filtrer, fusionner des colonnes…
- Cliquez sur Fermer et charger pour réimporter le résultat dans Excel.
💡 Conseil de pro : combinez Power Query avec un tableau croisé dynamique. Dès que vous ajoutez de nouvelles données, cliquez simplement sur « Actualiser » et votre rapport s’adaptera automatiquement.
Excel peut parfois sembler intimidant, mais une fois que vous maîtrisez quelques fonctions intelligentes, vous vous rendez vite compte que ce programme travaille pour vous, et non l’inverse. Que vous suiviez des chiffres, gériez des projets ou créiez des rapports, un peu de connaissance vous ouvre un monde de possibilités.
Vous souhaitez approfondir vos connaissances d’Excel ?
Venez participer aux Excel Experience Days. Vous y apprendrez non seulement des formules, mais surtout comment utiliser Excel pour travailler plus intelligemment, gagner du temps et prendre de meilleures décisions.
