Comment établir un plan facilitaire stratégique

by Tomek Joos
Comment établir un plan facilitaire stratégique

Votre mission en tant que facility manager consiste à établir un plan facilitaire stratégique et à le mettre en œuvre. Le plan d’entreprise facilitaire vous permet d’anticiper des obstacles futurs. Or, dans la pratique, les changements s’opèrent plus vite que prévu, la situation économique évolue en permanence et les collaborateurs changent de travail. Comment établir un plan facilitaire stratégique qui reste conforme à la mission, à la vision et aux objectifs de l’entreprise ? Voici quelques conseils.

Pour faire concorder le plan facilitaire stratégique (PFS) avec les objectifs de l’organisation, le facility manager doit répondre aux questions suivantes :

  • Dans quelle mesure la fonction facilitaire correspond-elle à l’organisation ?
  • De quelle façon opérationnaliser la stratégie facilitaire ?
  • Quels outils utiliser ?
  • Comment contrôler la qualité de la fonction facilitaire par rapport aux besoins ?

Approche de la vision de l’entreprise

La stratégie facilitaire est définie sur la base de la vision de l’entreprise. L’approche de cette vision peut s’effectuer de quatre manières :

1. Conception et plan

Cette approche suppose que la vision est élaborée par une personne ou un département en ayant recours à différents outils comme l’analyse SMART. La stratégie est bien formulée avant l’implémentation.

2. Évolutive et apprenante

L’organisation est considérée comme un être vivant, confronté aux limites cognitives de l’être humain. Il y a des limites entre les compétences analytiques et la logique. En règle générale, une approche apprenante est privilégiée, tous les départements ayant la possibilité de soumettre des idées.

3. Processus politico-culturel

L’organisation est un réseau de collaborateurs, syndicats et actionnaires, au sein duquel on négocie et on collabore. Ce réseau a des normes, valeurs et croyances partagées.

4. Configuration et transformation

La composition de l’organisation correspond à celle de l’environnement. Quand la composition change, l’organisation et l’environnement doivent être continuellement adaptés l’un à l’autre.

Les phases du PFS

Le plan facilitaire stratégique (PFS) est l’outil pour implémenter une stratégie couronnée de succès. Il consiste à anticiper des évolutions futures et à déterminer leur impact sur l’actuelle gestion de l’entreprise. L’établissement de ce plan couvre cinq phases.

1. Définissez votre vision, votre mission et votre objectif

Comment le monde se présente-t-il et quelles sont les chances à l’avenir ? À partir de cette question, formulez une vision qui pourra être rectifiée en permanence. La mission, quant à elle, est invariable et, une fois qu’elle a été formulée, il n’est plus nécessaire de la réexaminer. Elle définit la raison d’être de l’organisation et permet de répondre aux questions suivantes : qui sommes-nous, que voulons-nous atteindre ? Les objectifs sont puisés dans la mission et la vision. Quels résultats voulons-nous obtenir ? Il est plus facile de réaliser des objectifs s’ils sont formulés selon le concept SMART : spécifiques, mesurables, acceptables, réalistes, temporels et inspirants.

2. Réalisez une analyse SWOT

Une analyse SWOT permet de synthétiser les forces et les faiblesses de l’organisation en ce qui concerne la mission et les objectifs au regard des menaces et des opportunités générées par l’environnement. Elle met en évidence les points auxquels vous devez accorder une attention particulière.

3. Établissez une analyse des différences

Si vous n’anticipez pas les changements, il y aura un écart entre la politique de l’organisation et les désirs de l’environnement. Une analyse des différences vous permet de combler ce creux et de réduire au minimum la perte de clients.

4. Formulez une orientation de solution

Les points de repère issus de l’analyse des différences donnent une orientation de solution. Vous élaborez plusieurs orientations de solution au moyen de différents scénarios.

5. Mettez en œuvre, évaluez et rectifiez

Le cours de l’organisation est guidé par la mission et les objectifs. Le plan facilitaire stratégique aide à transposer la politique en actions.

Même avec un plan stratégique bien conçu, il arrive de ne pas atteindre le résultat escompté. Voici quelques pièges fréquents :

  • Le plan stratégique a été établi, mais n’est pas mis en œuvre.
  • Le plan stratégique a été établi sans y impliquer le management.
  • Le plan stratégique n’est pas supporté par l’organisation ou est jugé irréaliste.
  • Le plan stratégique n’est pas adapté et est considéré comme un document indépendant et non comme un document d’orientation.

Soyez conscient de ces pièges en tant que facility manager. Prenez le temps d’établir votre stratégie facilitaire et testez-la au sein de votre organisation. De cette façon, un plan facilitaire stratégique bien conçu et mis en place offrira une plus-value importante à votre organisation.

Source : https://www.centrumfacilitair.nl/basiskennis/strategischfacilitairmanagement

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