Sept astuces sur Excel pour gagner du temps

Excel reste sans aucun doute le meilleur des logiciels de tableur, à la popularité inégalée. Bien qu’à première vue, le programme semble intuitif et simple, il possède de nombreuses fonctions et fonctionnalités complexes cachées. Il suffit de savoir où chercher. Nous vous proposons ci-dessous quelques astuces pratiques pour Excel :

1. Nettoyer les données avec la fonction PROPER

La fonction PROPER est utile lorsque vos cellules contiennent des valeurs de texte non harmonisées. Supposons par exemple qu’on trouve le texte « jE tROuve eXceL SympA » dans la cellule A1. Si vous utilisez la fonction PROPER(A1), vous obtiendrez « Je Trouve Excel Sympa ».

Il existe deux autres variantes à cette fonction : la fonction MAJUSCULE (qui convertit tout le texte en majuscules) et la fonction MINUSCULE (qui convertit tout le texte en minuscules).

2. Générer des valeurs uniques dans une colonne

Vous connaissez l’application Filtrer dans Excel, mais peu de gens utilisent le filtre Avancé, par exemple lorsque vous devez filtrer les données d’une colonne pour en extraire les valeurs uniques.

  • Cliquez pour sélectionner la colonne que vous souhaitez filtrer et allez dans l’onglet Data->Advanced Filter.
  • Une boîte de dialogue apparaît. Comme dans la capture d’écran ci-dessous, cliquez sur « Copy to another location ».
  • Indiquez ensuite l’emplacement cible en introduisant la valeur ou en cliquant sur le bouton « Copy to  ». Dans cet exemple, vous pouvez générer l’âge unique à partir de la colonne B et l’afficher dans la colonne D.
  • N’oubliez pas de sélectionner uniquement les données sans doublon en cochant l’option « Unique records only  » et cliquez ensuite sur OK.
  • La valeur unique qui s’affichera dans la colonne D sera une liste filtrée des âges indiqués dans la colonne B.

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3. Masquer une plage de cellules

La plupart des utilisateurs Excel connaissent l’astuce pour masquer des données dans des colonnes ou lignes : il suffit de cliquer avec le bouton droit et de sélectionner la fonction « Hide  ». Ces données masquées sont toutefois facilement repérables si elles ne concernent qu’une petite plage ou des colonnes et/ou lignes complètes.

La meilleure solution, mais aussi la plus facile pour masquer une plage de données, consiste à utiliser une fonction personnalisée sous « Format Cells  ».

  • Sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez masquer.
  • Allez dans Home > Font > et naviguez jusqu’à l’onglet « Number  ».
  • Dans la liste Category, sélectionnez « Custom  ».
  • Dans la zone Type, introduisez « ;;; » et cliquez sur OK.

Toutes les valeurs de la zone apparaissent à présent masquées, mais elles restent visibles dans la zone de prévisualisation dans la barre de formule à droite du bouton fonction (fx).

4. Insérer plus rapidement des termes compliqués grâce à la Correction Automatique

Si vous devez insérer plusieurs fois la même valeur et/ou si cette valeur est compliquée à saisir, utilisez la fonction Correction Automatique qui remplacera votre texte par le texte correct.

Prenons par exemple mon nom, Elke De Wit, que l’on peut remplacer par EDW. Donc, lorsque je tape EDW dans une cellule, je voudrais que la correction automatique le remplace par Elke De Wit.

  • Allez dans File > Options > Tab Proofing > AutoCorrect Options
  • Sous « Replace  », introduisez l’abréviation ou le texte que vous avez saisi.
  • En dessous de « With  », introduisez le texte qui sera saisi par la correction automatique.

5. Déplacer le curseur lorsque vous saisissez des données

Excel déplace automatiquement le curseur vers la cellule suivante lorsque vous appuyez sur Enter après avoir introduit des données dans une cellule. Cela peut être perturbant, surtout si vous voulez introduire vos données dans une ligne plutôt que dans une colonne.

  • Allez dans File > Options > Advanced > Editing Options
  • Dans le menu déroulant à côté de Direction, choisissez le sens de déplacement du curseur lorsque vous appuyez sur Enter.

Astuce : si vous désactivez l’option « After pressing Enter, move selection  », vous pouvez utiliser les touches fléchées pour définir le sens du curseur. Par exemple, si vous saisissez des données dans une ligne, appuyez sur la touche fléchée vers la droite plutôt que sur Enter pour passer facilement à la cellule suivante sur la même ligne.

6. Faire ressortir les cellules qui contiennent des formules

Dans certaines situations ou certains classeurs, il peut être utile de faire ressortir ou de marquer les cellules contenant des formules. Par exemple si vous souhaitez partager un fichier avec un client ou un collègue, sans qu’il ne puisse modifier les cellules qui contiennent des formules, ou si vous souhaitez indiquer visuellement à des collègues qu’ils doivent être particulièrement prudents avec ces cellules.

  • Sélectionnez votre classeur ou la plage de cellules dans lesquelles se trouvent les formules
  • Allez dans Home > Conditional Formatting > New Rule
  • Saisissez la formule =ISFORMULA(A1) dans la ligne de formule et choisissez, via « Format », la couleur de remplissage des cellules qui contiennent une formule (par ex. orange comme dans les captures d’écran ci-dessous).

7. Mettre en évidence les dates antérieures à aujourd’hui

Vous êtes nombreux à utiliser des dates dans Excel pour planifier et suivre des tâches et activités. Dans la capture d’écran ci-dessous, vous voyez un ensemble de données avec des tâches dans la colonne A et leur date d’échéance dans la colonne B.

Il serait pratique de pouvoir mettre automatiquement en évidence les dates antérieures à aujourd’hui, de façon à visualiser les tâches dont la date d’échéance est déjà dépassée.

  • Sélectionnez les cellules avec les dates
  • Cliquez sur le pictogramme QAT qui apparaît en bas à droite dans la sélection
  • Choisissez l’option « Less Than »
  • Dans la ligne de formule, tapez = TODAY()

Toutes les dates antérieures à aujourd’hui s’afficheront en rouge et s’adapteront systématiquement à la date d’ouverture de votre feuille de calcul.

 

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Auteur

Elke De Wit est Product Manager des formations et des conférences dans le domaine de la gestion informatique, de la gestion de projets, de développement personnel et du soutien managérial. Elle suit de près les tendances et les évolutions en la matière et conçoit sur cette base des formations et des conférences axées sur la pratique, qui répondent aux besoins actuels des acteurs du marché.

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