Commencer un nouveau travail est toujours excitant, c’est pourquoi chaque phase du démarrage est importante ! Avant même le premier jour de travail, vous pouvez déjà faire bonne impression et veiller à ce que votre nouveau collègue se sente le bienvenu. Tout ce qui se passe entre la candidature et le premier jour de travail relève du ‘preboarding’. Pendant cette période, vous pouvez déjà faire beaucoup pour que l'onboarding se passe sans problème. Un bon premier pas vers la fidélisation de vos collaborateurs !
1. Commencez par féliciter
Pour vous, engager des nouveaux collaborateurs est peut-être une habitude, mais pour la personne en question, il s’agit d’un événement exceptionnel. Reconnaissez-le en félicitant longuement votre nouveau collègue. Encouragez également les futurs membres de l'équipe à lui envoyer un mail de bienvenue.
2. Impliquez l'équipe
Communiquez le profil LinkedIn du nouveau collaborateur à l'équipe afin qu'elle puisse déjà lui envoyer une demande d’ajout. Organiser un bref call avec des collègues proches est également une bonne idée pour déjà faire connaissance, surtout s'ils ne se sont pas rencontrés lors de la procédure de candidature.
3. Préparez la boîte de réception
Commencez par demander si le nom repris dans l'adresse mail et la signature sont corrects. En effet, certaines personnes utilisent un prénom différent de celui qui figure sur leur passeport. Assurez-vous que la nouvelle adresse mail est prête à être utilisée à l'arrivée du nouveau collaborateur. Envoyez d’ores et déjà une invitation aux réunions d'équipe hebdomadaires et aux séances d'explication prévues le premier jour. Votre nouveau collègue sera ravi de ne pas se trouver face à une boîte de réception vide.
4. Planifiez un check-in call
Si une longue période s'écoule entre le dernier entretien d'embauche et le premier jour de travail, il est utile d'organiser un check-in call. Vous pouvez encore répondre à des questions et rassurer votre nouveau collègue en cas de préoccupations éventuelles. Comme il y a de fortes chances que certaines choses aient changé dans l’intervalle, c’est aussi le moment idéal pour faire le point sur les projets en cours.
5. Prévoyez un guide de démarrage
Un guide de démarrage peut vous faire gagner beaucoup de temps. Un nouveau collaborateur peut déjà se renseigner sur la culture de travail, les orientations, les procédures, etc. Les informations concernant les avantages extra-légaux peuvent également être utiles, tout comme le contenu de l'assurance hospitalisation, une explication concernant la voiture de société… Autant d'informations importantes qui se seraient probablement noyées dans la masse des impressions nouvelles le premier jour de travail.
6. Le preboarding peut aussi être un pretraining
Des formations de base sont disponibles en ligne ? Vous pouvez alors les fournir anticipativement. Ainsi, votre nouveau collègue pourra se mettre plus rapidement au travail. Des organigrammes de votre organisation sont disponibles ? Vous pouvez également les envoyer. Pour le nouveau collaborateur, il est utile de savoir préalablement avec qui il va travailler et comment l'équipe s’inscrit dans l'organisation.
7. Complétez le preboarding par des informations utiles pour le premier jour de travail
Envoyez un petit mail d’explication quelques jours avant le premier jour de travail. Ainsi, votre nouveau collègue saura à quoi s'attendre. Prévoyez un planning pour la journée, en incluant éventuellement déjà un lunch avec des membres de l'équipe. Des informations utiles telles que place de parking, fournitures, heure de démarrage… sont également précieuses. De cette façon, vous libérez votre nouveau collègue d'une partie du stress précédant cette journée excitante.
Source : blog.namely.com
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