Devenez le roi/la reine d’Outlook : voici comment gérer votre boîte e-mail

La formatrice Katrien Meekers à propos des nouveautés pratiques d’Outlook

Nous sommes tous susceptibles de nous noyer dans le flot quotidien d’e-mails. Comment organiser sa boîte e-mail et faire d’Outlook un allié ? Quelles sont les nouvelles fonctionnalités qui facilitent un peu plus notre vie professionnelle ? Katrien Meekers, formatrice chez NCOI Learning, nous guide à travers Outlook. « Investir une heure dans une formation vous permet d’économiser immédiatement le double de temps. »

‘Reculer pour mieux sauter’

Nombreuses sont les personnes qui travaillent au quotidien avec Outlook, mais qui ne connaissent pas toutes les fonctionnalités du programme. Pourquoi, à votre avis ?

Je pense qu’il existe deux profils d’utilisateurs d’Outlook. Le premier groupe s’intéresse au logiciel, connaît certaines de ses fonctionnalités, mais n’a pas l’occasion d’étendre ses connaissances en raison d’un emploi du temps chargé. C’est dommage, car des fonctionnalités spécifiques comme les actions rapides, les règles et les blocs de texte vous permettent de travailler beaucoup plus efficacement avec Outlook. Avec un petit coup de pouce, ces personnes se mettront rapidement à explorer par elles-mêmes les autres fonctionnalités. Le deuxième groupe a l’esprit occupé par d’autres choses, et n’éprouve aucun intérêt naturel pour le logiciel. Il est particulièrement utile que ces personnes acquièrent des connaissances afin d’oser se lancer dans l’utilisation d’Outlook.

Combien de temps pouvez-vous économiser en travaillant efficacement avec Outlook ?

Cela dépend, bien entendu, de votre situation de départ. Si vous êtes un novice d’Outlook, vos progrès après la première session de conseils et astuces seront importants. Je constate cependant que même les participants expérimentés ne connaissent pas encore certaines fonctionnalités simples. Nombreuses sont les personnes qui pensent ne pas avoir le temps de suivre une formation. Il existe en français une belle expression pour qualifier cette situation : reculer pour mieux sauter. Voici comment je l’interprète : le temps que vous investissez dans la formation est doublement rentable, même à court terme.

“Même les personnes qui utilisent Outlook depuis 20 ans peuvent encore être surprises par des fonctionnalités simples”
Katrien Meekers

Certaines personnes utilisent Outlook depuis des années. Que peuvent-elles encore apprendre ?
Ce n’est pas parce qu’une personne travaille avec Outlook depuis 10 ou 20 ans qu’elle ne peut rien apprendre. Au contraire. Il peut parfois s’agir d’astuces très simples, comme le fait de travailler avec des catégories de couleurs ou d’utiliser des règles. Je pense qu’un petit rafraîchissement et une mise à jour en la matière peuvent être bénéfiques pour tous. Parfois, il ne faut pas grand-chose pour augmenter l’efficacité de façon considérable.

Synchronisation Outlook, Teams et OneNote

Quelles sont les nouveautés d’Outlook ?
Les développements de Microsoft sont actuellement bien entendu axés sur le cloud. Outlook est un incontournable, il ne risque pas de disparaître comme certains le craignent. Ce qui est nouveau, par contre, c’est la possibilité de synchroniser le programme avec des applications comme Teams ou OneNote. Ces applications sont intégrées à Outlook et vice versa.

“En connectant Outlook à d’autres applications, vous allégez également votre boîte e-mail”
Katrien Meekers

Quelle connexion vous paraît-elle la plus utile ?
Il y en a plusieurs dont je discute avec les participants. Je pense à la synchronisation entre OneNote et Outlook, pour n’en citer qu’une. Personnellement, je trouve qu’il n’est pas toujours évident de retrouver des e-mails dans Outlook. Mais lorsqu’un e-mail concernant un sujet pour lequel j’ai déjà pris des notes dans OneNote arrive, je peux simplement le transférer dans OneNote, au bon endroit. De cette façon, je ne dois quasiment plus jamais rechercher un e-mail, tout est rassemblé au même endroit. En connectant Outlook aux applications comme OneNote et Teams, vous travaillez plus rapidement et vous allégez votre flux d’e-mails.

Vous disiez plus tôt que certaines personnes craignaient qu’Outlook ne disparaisse. Est-ce grâce à ces innovations que le programme continuera d’exister ?
Oui, mais pas seulement. L’envoi d’e-mails reste indispensable dans de très nombreuses situations. Mais il est important pour une entreprise d’avoir une politique interne appropriée quant à l’utilisation des outils de communication. Quand utiliser un e-mail, quand utiliser la fonction de chat, quand appeler ? Sur ce point, d’ailleurs, il est utile de synchroniser votre statut dans Outlook avec Skype ou Teams. Vos collègues peuvent ainsi voir immédiatement si vous êtes disponible ou occupé, et vous pouvez choisir en un clic de répondre par e-mail ou d’appeler. J’apprécie beaucoup ces interactions qui ne font que s’intensifier.

Apprentissage continu

Selon vous, qu’est-ce qui est si fascinant dans l’apprentissage de l’utilisation de logiciels ?
J’ai une certaine expérience dans l’enseignement, et plus précisément dans l’enseignement des langues, en école secondaire. Il y a trois ans, j’ai postulé chez Learnia. C’est ainsi que je me suis retrouvée chez NCOI Learning. J’ai moi-même suivi une formation aux logiciels, et j’ai découvert tous ces programmes utiles qui ont changé ma vie. C’est ainsi que ma carrière a pris un virage à 180 degrés. C’est un travail qui me plaît beaucoup, car je ne travaille pas seulement avec des logiciels, mais aussi avec des personnes. Lorsque vous êtes vous-même enthousiaste, il est plus facile de transmettre vos connaissances et de promouvoir un produit en lequel vous croyez vraiment.