Bienvenue sur le lieu de travail du futur

La crise du coronavirus nous a fait porter un regard critique sur notre environnement de travail actuel. Nous travaillons davantage à la maison et beaucoup moins au bureau. En tant que grande entreprise, fermez-vous dès lors quelques plateaux de bureaux ? Ou bien est-ce le moment idéal pour réfléchir à des concepts de lieu de travail alternatifs qui soient durables, pérennes et contribuent au bien-être des travailleurs ? Anton Maes, professeur en Facility Management et consultant, accompagne les organisations dans leur transition vers leur environnement de travail du futur.

Il semblerait que les équipes viendront principalement au bureau pour se rencontrer, échanger des connaissances et travailler ensemble sur des projets. De même, le lieu de travail fixe par personne tend peu à peu à disparaître au profit du travail par activité. Confortables lounges de concertation, salles de stand-up meeting, salles de visioconférence… Le lieu de travail devient un hub attrayant dédié à la rencontre entre collègues, partenaires et clients. Le travail de concentration et de gestion de dossiers peut s’effectuer à domicile, ce qui requiert une surface de bureaux moins importante.

Vision, objectif et valeurs en tête

« Comme pour tout projet d’architecture, le développement d’un bon concept de lieu de travail commence par la formulation d’une vision claire, soutenue par la direction de l’organisation », explique Anton Maes. Cette vision précise comment le nouvel environnement de travail soutiendra la culture et la stratégie de l’entreprise. Comme pour tout projet, avoir en tête un objectif clair constitue le point de départ de toute chose. Les valeurs de l’entreprise peuvent parfaitement s’y intégrer. Votre entreprise est attachée à l’ouverture et la transparence ? Vous souhaitez renforcer la collaboration entre les équipes ? Idéalement, cela se traduit également dans l’environnement de travail. Alors que le développement d’une vision créative et intéressante de la collaboration renouvelée au sein de votre organisation nécessite un investissement relativement limité en termes de temps et de ressources, la valeur ajoutée à long terme est considérable. Qui plus est, un document de vision clair constitue également une base utile pour mettre en place une stratégie de communication interne performante et motivante.

Enquête et atelier : semences stratégiques

Alors comment arriver à cette vision claire ? Anton Maes : « Nous commençons généralement par interroger l’équipe de direction. En effet, c’est le sommet de l’entreprise qui définit la vision. Les entretiens incitent les membres de la direction à réfléchir à la valeur ajoutée du nouvel environnement de travail. » Les habitudes sont remises en question et c’est ici que germent les semences stratégiques qui peuvent générer une percée dans une phase ultérieure. Après les entretiens individuels, le comité de direction organise un atelier d’au moins une demi-journée. Cet atelier bien préparé permet d’obtenir un résultat concret en relativement peu de temps.

Impulsion externe pour le changement

Dans ce cas, un nouvel environnement de travail peut servir de levier pour amener l’organisation à une nouvelle manière de collaborer. À cet égard, le catalyseur est souvent une impulsion externe, dont la crise du coronavirus constitue indubitablement un exemple extrême. De très nombreuses organisations élaborent ou vont élaborer une nouvelle vision et se penchent sur le rôle de leur environnement de travail. Deux études de cas illustrent comment cela peut se dérouler.

Étude de cas 1 : Ville de Gand

De 100 à 3 bâtiments

La ville de Gand possédait dans son portefeuille immobilier une centaine de bâtiments différents, de qualité très variable. La plupart des environnements de travail dans ces bâtiments n’étaient pas adaptés aux activités modernes et ne favorisaient pas le confort des travailleurs. De plus, ces bâtiments étaient dispersés dans toute la ville et les travailleurs devaient souvent enfourcher leur vélo pour participer à des réunions dans d’autres bâtiments. C’était parfois agréable, mais cela entraînait surtout une perte de temps et limitait le contact entre les différents services..

Damier, paysager et salle calme

La ville a décidé de regrouper ses services sur un site administratif central. Elle a élaboré un plan directeur ambitieux afin de rénover en profondeur trois grands bâtiments sur le site Sud, facilement accessible – l’occasion idéale de reconsidérer les environnements de bureau. Par le biais d’une série d’ateliers avec le collège et l’équipe de direction, une équipe multidisciplinaire a été chargée de traduire le plan stratégique pluriannuel de la ville en une vision claire de l’environnement de travail du futur. Après une concertation approfondie, quatre valeurs fortes – durabilité, confort, service et attractivité en tant qu’employeur – sont demeurées et ont été traduites en un concept de lieu de travail très innovant. L’équipe de direction a opté pour le travail par activité, pour lequel elle a développé un concept sur mesure. Le modèle dit en damier combine postes de travail ouverts et fermés. Les bureaux paysagers comportent un maximum de 12 postes de travail. De plus, différents types de lieux de travail alternatifs tels que salles de réunion, espaces de projet, salles calmes ou coins informels ont également été prévus.

Étude de cas 2 : producteur d’articles sanitaires

Un bureau doté d’une énergie nouvelle

Dans l’ancien bâtiment d’un fabricant international d’articles sanitaires, les équipes étaient réparties sur plusieurs étages, ce qui impliquait que les contacts entre les équipes étaient très limités. Les plans prometteurs du département marketing, les nouvelles campagnes et les actions promotionnelles créatives restaient donc invisibles. Les contacts avec les usines européennes étaient limités. Les vendeurs préféraient louer de coûteuses salles de conférence dans des hôtels plutôt que de se réunir dans les salles du siège. Le comité de direction est passé à l’action et a opté pour un bâtiment neuf et moderne près de l’aéroport. Anton : « Je les ai guidés dans l’élaboration de leur futur environnement de travail. L’échange d’expériences et la visibilité des résultats d’exploitation ont été au cœur de cette démarche. L’environnement convient aux réunions formelles, au travail de concentration et aux interactions spontanées. ‘Bring energy to the office’ est devenu leur devise.